Maraming mga kadahilanan para sa mga negosyo na pamahalaan ang mga elektronikong file at gawing digital ang kanilang mga dokumento. Ang paglikha ng isang istraktura upang ayusin at magbahagi ng impormasyon ay isang pakinabang; tulad ng pagbawas ng papel, paglikha ng mga daanan ng pag-audit, pagtiyak sa pagsunod sa pagkontrol, at pagpapadali ng panloob at panlabas na pakikipagtulungan. Ang mga system ng pamamahala ng dokumento (DMS) ay tumutulong sa mga kumpanya na mai-digitize, maiimbak, pamahalaan, at subaybayan ang mga dokumento, mga data object at imahe nang elektronikong paraan. Tinukoy man bilang mga system, software o solusyon, ang mga handog ng DMS ay may iba't ibang mga tampok at mga tag ng presyo. Naisip namin ang ilan sa mga pinakamahusay sa mga kategorya upang matulungan kang ayusin kung ano ang maaaring maging isang nakalilito na hanay ng mga pagpipilian.
Sa aming pagsusuri, nakita namin ang lawak ng mga handog. Ang ilang mga system ay nakatuon sa pagpapagana ng imbakan, paghahanap, seguridad at may kasamang ilang mga pagbabago sa dokumento at pagbabahagi ng mga pag-andar. Ang iba ay umaabot sa lampas sa DMS na nagbibigay ng maraming mga kampanilya at sipol (at mga plug-in) para sa isang spectrum ng mga kakayahan tulad ng paglikha ng daloy ng trabaho, pamamahala ng gawain, pakikipagtulungan, mga awtomatikong panuntunan, at marami pa.
Dahil sa malawak na mga pagpipilian, ang pagtukoy ng tamang system ay maaaring maging nakakatakot. Nakipag-usap kami kay Jennifer Pankow, Manager, Client Tagumpay, SHI International Corp., na tumulong na gawing simple ito: 'Mula sa isang desisyon sa negosyo tanungin ang iyong sarili' Ano ang makukuha nito sa akin na makakatulong mapahusay ang aking negosyo o matupad ang isang kritikal na pangangailangan? ' Ito ang tutulong sa mga customer na tingnan at mapa ang isang solusyon. Sa halip na isiping 'Kailangan ko ng DMS', tanungin: 'Ano ang kailangan kong gawin?' Pagkatapos paliitin ang iyong pagpipilian sa aling solusyon ang gumagawa nito, at aling mga piraso ang ginagawa nito. '
Ang isa pang tanong na isasaalang-alang ay: Saan ko gusto ang aking mga file na nakaimbak? Mayroong tatlong uri ng DMS: Cloud, on-premise at hybrid.
Cloud: Sa serbisyong ito ang iyong mga dokumento ay nasa cloud ng vendor - handa na para sa pag-access sa mobile anumang oras at saanman na mayroon kang internet. Ang pag-iimbak ay maaaring limitado ng iyong kontrata (bagaman ang karamihan sa mga serbisyo ay nag-aalok ng iba't ibang mga antas ng imbakan at nauugnay na pagpepresyo), ngunit madalas na isang abot-kayang pagpipilian na kasama ang pamamahala ng system at mga pag-update, at ang mga file ay nai-back up sa cloud.
On-Premise: Pinapayagan ng pagpipiliang ito ang mas maraming pagpapasadya habang ang DMS ay nakaupo sa iyong server, at hindi ka limitado sa imbakan sa antas ng kontrata. Ngunit ang nangungunang gastos ay maaaring nakakatakot, ang pagpapanatili ng IT ay maaaring labis, at kakailanganin mong magpatupad ng isang back-up na protokol kung sakaling bumaba ang iyong server.
Hybrid: Ang combo ng on-premise at cloud na ito ay maaaring payagan kang kakayahang umangkop upang magamit ang cloud para sa ilang mga uri ng dokumento habang iniiwasan mo ang paglipat ng nilalaman ng legacy na hindi mo kailangan ng access sa mobile.
Kapag tinitingnan ang mga pangunahing pagpipilian ng DMS na mga pagpipilian upang isaalang-alang ang:
Seguridad: Ang isang aspeto ay ang iyong kakayahang kontrolin ang pag-access at magtakda ng mga pahintulot para sa mga dokumento at file sa loob ng system. Ang pagtatasa kung paano ang mga file na ito ay ligtas na naibahagi sa loob at panlabas ay mahalaga. Ang isa pang aspeto ay ang antas ng seguridad na nagpoprotekta sa iyong data kung saan ito nakaimbak. Kung naghahanap ka ng isang cloud solution, tiyakin na ang seguridad ng vendor para sa kanilang mga data center ay sapat upang maprotektahan ang iyong data at sumunod sa anumang mga regulasyon para sa iyong industriya.
Pag-scan: Kung nalulunod ka sa papel, maghanap ng isang system na nagbibigay-daan sa pag-scan ng dami ng mga dokumento na may mga tampok para sa awtomatikong pagbibigay ng pangalan at pag-file. Ang isang potensyal na tampok, ang Optical Character Recognition (OCR), ay ginagawang nai-edit at nahahanap na mga file ang na-scan na mga dokumento.
Maghanap: Matalino na tiyakin na kahit na paano ayusin ng system ang iyong mga file, pinapayagan ng mga kakayahan sa paghahanap ang buong-teksto na mga paghahanap sa keyword sa loob ng mga file (hindi lamang sa pamagat).
I-access, I-edit, Subaybayan: Gaano kalawak ang mga pangangailangan ng iyong negosyo para sa paglikha, pag-access at pagbabago ng mga dokumento? Kapag sinusuri ang isang DMS, tingnan ang:
- Ang setting ng pag-access ng file at pag-access / pahintulot, hal., Ay nakatalaga sa mga tungkulin, itinatakda ng pag-access ng dokumento, folder o pareho, maaari mo bang itakda ang mga pahintulot ng mga indibidwal at ng mga pangkat?
- Pagbabahagi / pag-edit ng file, ibig sabihin, mayroong isang pag-check in / out, maaari bang maraming mga gumagamit ang mag-edit nang sabay-sabay?
- Pagsubaybay at pagsubaybay, hal., Makikita mo ba kung sino ang tumingin sa dokumento, nakakuha ka ba ng isang aktibidad / log ng pag-audit, maaari mo bang itakda ang mga alerto?
- Pagkontrol sa bersyon, ibig sabihin, nakikita mo ba ang kasaysayan ng bersyon, paano tinitiyak ng system ang pinakabagong bersyon na ginagawa, maaari mo bang ma-access ang mga nakaraang bersyon?
- Paglikha, pagpupulong at pag-archive, ibig sabihin, anong mga tampok ang nasa lugar para sa habang buhay ng dokumento mula sa paglikha sa pamamagitan ng pag-archive?
Pakikipagtulungan: Gaano karaming panloob at panlabas na pakikipagtulungan ang kailangan mong bigyan ng kapangyarihan? Habang ang kontrol sa bersyon, pag-edit at elektronikong lagda ay maaaring karaniwang pamantayan ng mga tampok ng DMS, ang ilang mga system ay may kasamang mga daloy ng trabaho, co-authoring, pamamahala ng gawain, mga alerto, pagmemensahe at marami pa.
Kabaitan ng gumagamit: Nais mo kasing malapit sa 100% na pag-aampon ng system hangga't maaari mong makuha. Siguraduhin na ang mga tool at interface ay madaling gamitin at madaling maunawaan ng user, upang madali itong magamit ng iyong koponan.
Pagkilos: Kung ang priyoridad sa pag-access sa mobile, maghanap ng isang system na katugma sa lahat ng mga aparato. Isaalang-alang ang isa na mayroong isang app na kinokopya ang karanasan sa desktop.
Pagsasama: Mayroong malawak na pagkakaiba-iba ng kakayahan sa pagsasama sa kabuuan ng mga handog ng DMS na sinuri namin. Alamin kung anong mga system ang kakailanganin mo ang iyong DMS upang isama. Halimbawa, ang iyong pagnanais na maiwasan ang paglipat ng mga file mula sa umiiral na cloud storage, hal, Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive, atbp. O ang iyong pangangailangan na kumonekta sa iyong CRM, system ng pamamahala ng nilalaman, o accounting software ay maaaring maghimok ng iyong desisyon sa vendor. .
Suporta: Tulad ng anumang serbisyo sa vendor, tiyaking naiintindihan mo kung paano ibinibigay ang suporta. Karamihan sa mga vendor na sinuri namin ay may maraming mga pagpipilian sa suporta kabilang ang email, online chat at telepono - kahit na limitado ang oras. Ang ilan ay nag-aalok lamang ng suporta sa pamamagitan ng isang sistema ng tiket. Pumili ng isa na umaangkop sa antas at uri ng suporta na kakailanganin mo.
Presyo: Nag-iiba ang presyo ng DMS ayon sa vendor at serbisyo. Tulad ng na-refer na mas maaga, ang nasa-nasasakupang DMS ay may malaking gastos sa pauna. Gayunpaman, sa serbisyong cloud ay malamang na magbabayad ka ng buwanang o taunang bayad na tinutukoy sa isang batayan sa bawat gumagamit / buwan o imbakan na may kapasidad, at ang mga karagdagang tampok ay maaaring idagdag sa mga gastos. Kaya, isaalang-alang ang iyong patuloy na mga gastos at anumang pagtaas na magaganap kung tataas ang iyong mga pangangailangan.
Tandaan ng Editor: Naghahanap para sa Software ng Pamamahala ng Dokumento para sa iyong kumpanya? Kung nais mo ang impormasyon upang matulungan kang pumili ng tama para sa iyo, gamitin ang talatanungan sa ibaba upang magkaroon ang aming kasosyo, ang BuyerZone, na magbigay sa iyo ng impormasyon nang libre:
Sa aming paghahanap para sa 'Pinakamahusay ng' DMS, nakakita kami ng mga kwalipikadong kandidato sa maraming kategorya:
Pangkalahatang Nanalo, Pinakamahusay na Software / Sistema ng Pamamahala ng Dokumento para sa Maliit na Negosyo: eFileCabinet
Nakuha ng eFileCabinet ang aming boto bilang Pinakamahusay na Pangkalahatang Panalo para sa Software / Mga Sistema para sa Pamamahala ng Dokumento para sa Maliit na Negosyo 2018. Ang DMS lamang ang ginagawa ng eFileCabinet. Ito ay isang matatag na alok na nagtataguyod ng kadalian ng paggamit nito, pag-access sa mobile, advanced na 'hindi mawawala ang anumang bagay' na paghahanap at mataas na antas ng seguridad.
Mga kalamangan: Mayroong isang malawak na alok ng mga tampok ng DMS na may mga bagong tampok na idinagdag tulad ng daloy ng trabaho (kasalukuyang magagamit sa beta). Ang seguridad at pagsunod ay mga pokus na lugar.
Kahinaan: Ang suporta ng customer, habang mabilis na tumugon sa pamamagitan ng telepono, email o chat, ay magagamit lamang sa mga oras ng negosyo. Gayundin, hindi ito ang pinakamaliit na pagpipilian ng DMS; ngunit hindi rin ang pinakamahal.
Tingnan ang aming buong pagsusuri sa eFileCabinet.
Pinakamahusay na Libreng Software / Sistema ng Pamamahala ng Dokumento para sa Maliit na Negosyo: Zoho Docs
Habang maraming mga vendor ng DMS ang nag-aalok ng mga libreng pagsubok, ang mga libreng bersyon ay bihira. Ang mga nakita namin ay madalas na pinapayagan lamang para sa isang solong account ng gumagamit. Nag-aalok ng 5GB ng imbakan / gumagamit ng hanggang sa 25 mga kasapi ng koponan para sa libreng nakuha na Zoho Docs ang aming pagkilala bilang Pinakamahusay na Libreng Dokumento ng Software para sa Maliit na Negosyo 2018.
Mga kalamangan: Ang Zoho Docs ay nagbigay ng malakas na seguridad at pagsunod, mayroong isang madaling gamitin na interface ng gumagamit, mga forum sa online para sa suporta at marami sa mga tampok ng mga bayad na serbisyo na sinuri namin.
Kahinaan: Ang Zoho Docs, tulad ng Google Docs, ay may sariling format para sa mga file. Ang ilang mga gumagamit ay nagkomento na ang pagtatrabaho sa mga dokumento ng Word sa sistemang ito ay mas mahirap kaysa sa gusto nila.
Basahin ang aming buong Suriin ang Zoho Docs .
Pinakamahusay na Software / Sistema ng Pamamahala ng Dokumento para sa Serbisyo sa Customer: eFileCabinet
Nakuha ng eFileCabinet ang aming boto bilang Pinakamahusay na Software / Sistema ng Pamamahala ng Dokumento para sa Serbisyo sa Customer sa 2018. Habang ang DMS na ito ay maaaring nagkakahalaga ng medyo higit sa ilang mga kakumpitensya, maraming mga pagsusuri sa gumagamit ang nagsasaad na sulit ito dahil sa mga tao at serbisyo sa customer. Ang Koponan ng Tagumpay ng Customer ay nangangako sa bawat bagong customer na tumatanggap ng isang tawag pagkatapos mismo ng pagbili upang matiyak na lubos nilang naiintindihan ang produkto at ang kanilang kumpanya ay maaaring makinabang dito.
Mga kalamangan: Kapag nakikipag-ugnay sa serbisyo sa customer sa pamamagitan ng kanilang tatlong pamamaraan, ibig sabihin, chat, telepono at email, napakabilis naming narinig, at ang mga kinatawan ay magiliw, propesyonal at matulungin.
Kahinaan: Magagamit lamang ang suporta ng customer sa mga oras ng negosyo (8am - 5pm MT) Lunes hanggang Biyernes.
Tingnan ang aming buong pagsusuri sa eFileCabinet.
Pinakamahusay na Software / Sistema ng Pamamahala ng Dokumento para sa Pakikipagtulungan: SharePoint
Ang SharePoint, isang DMS mula sa Microsoft, ay may kasamang maraming mga tampok na magiging interes ng mga kumpanya o koponan na nangangailangan upang makipagtulungan nang mahusay. Dinisenyo na may balak na 'bigyang lakas ang pagtutulungan' at 'seamless na pakikipagtulungan sa buong samahan', ang SharePoint ang aming pinili para sa Pinakamahusay na Software / Sistema para sa Pakikipagtulungan ng Dokumento para sa Pakikipagtulungan 2018.
Mga kalamangan: Bilang isang produkto ng Microsoft, nagbibigay ang SharePoint ng mataas na antas ng seguridad at suporta sa customer na may isang hanay ng mga puntos ng presyo. Ang mga kakayahan ay tila halos walang katapusan kapag isinasaalang-alang ang buong suite ng mga handog ng Microsoft na SharePoint isinasama sa.
Kahinaan: Maraming mga pagsusuri ang nagpapahiwatig na upang ganap na magamit ang karanasan sa SharePoint at pagpapasadya ay kinakailangan. Ito ay potensyal na maaaring gumawa ng solusyon ng masyadong maraming oras at magastos para sa maliliit na negosyo.
Tingnan ang aming buong pagsusuri sa SharePoint.
Pinakamahusay na Software / System ng Pamamahala ng Dokumento para sa Mga Law Firms: M-Files
Dahil ang mga firm ng batas ay nakikipag-usap sa isang toneladang mga papeles, karamihan sa mga ito ay naglalaman ng kumpidensyal at sensitibong impormasyon, may mga karagdagang pagsasaalang-alang para sa pagpili ng isang DMS. Ayon sa isang artikulo sa ABA Journal, ' Narito ang Legal na Mababa sa Software ng Pamamahala ng Dokumento , 'ang mga bahagi ng pamamahala ng dokumento sa software ng pamamahala ng pagsasanay na kasalukuyang ginagamit ng isang firm ng batas ay maaaring sapat para sa mga solo na kasanayan o maliit na kumpanya sa mga lugar na kasanayan na hindi mabibigat sa dokumento. Ngunit para sa maliliit na firm na namamahala ng napakalaking mga dokumento, ang paghahanap ng isang stand-alone na system na maaaring maisama nang maayos sa iyong umiiral na pamamahala sa pagsasanay at accounting software ay maaaring maging lubhang kapaki-pakinabang. Dahil sa makabagong teknolohiya, seguridad, suporta para sa pagsunod sa data, at kakayahan sa pagsasama, ang aming pagpipilian para sa Pinakamahusay na Software / Mga Sistema para sa Pamamahala ng Dokumento para sa Mga Law Firms ay M-Files.
Mga kalamangan: Bilang karagdagan sa mga solidong tampok ng DMS tulad ng mga kakayahan sa pag-scan, OCR para sa pag-oorganisa at paghahanap, at pag-access sa control, nag-aalok ang teknolohiyang ito ng mga firms ng batas sa mga workflow ng pag-apruba ng kontrata at sinusuportahan ang eDiscovery.
Kahinaan: Ang M-Files ay hindi nag-aalok ng paunang naka-configure na mga pakete tulad ng ginagawa ng ilang mga kakumpitensya mahirap upang masukat kung ano ang magiging gastos para sa isang maliit na law firm upang makuha ang mga tampok na kailangan nila. Ang mga solusyon ay na-customize para sa bawat kliyente at ang pagpepresyo ay nagsisimula sa ilalim ng $ 2,000 bawat taon.
Basahin ang punan ang pagsusuri ng M-Files.
Iba Pang Mga Serbisyo sa Pamamahala ng Dokumento
Bilang karagdagan sa mga napili namin sa aming kategorya ng Best Of, narito ang iba pang mga kumpanya na sinuri namin:
Dokmee inilalarawan ang alok nito bilang isang ligtas, madaling gamiting sistema ng pamamahala ng dokumento na dinisenyo para sa iba't ibang mga layunin kabilang ang pagkuha ng dokumento at pag-iimbak, paghahanap at pagkuha, at pagbabahagi ng file.
Lugar Ang suite ng pamamahala ng dokumento ay ginagamit ng mga kumpanya ng arkitektura, engineering at konstruksyon para sa mga daloy ng trabaho, pamamahala ng impormasyon at pagsunod sa mga pamantayang pandaigdig.
DocuWare Cloud digitizes proseso ng papel, nagbibigay-daan sa pagsasaayos ng mga pasadyang daloy ng trabaho, at isinasama sa ERP, CRM at iba pang mga system.
Adobe Document Cloud may kasamang Acrobat DC para sa pagiging produktibo ng PDF at Adobe Sign para sa integrated e-sign.
Negosyo ng Hightail , dating YouSendIt, ay binubuo ng kanilang mga handog sa Pagbabahagi ng File at Creative Collaboration.
ONLYOFFICE lang ni Ascencio nagbibigay ng mga online na editor ng dokumento at mga tool sa negosyo ng pagiging produktibo sa pamamagitan ng Cloud o pribadong network.
Alfresco One mula sa Alfresco Software, Inc. ay isang platform ng Enterprise Content Management (ECM) na may kasamang pamamahala sa dokumento, pakikipagtulungan at pag-aautomat ng proseso.
Pamamaraan
Gumamit kami ng isang malawak na pagsusuri ng mga termino para sa paghahanap, trending sa lipunan at pagsasaliksik sa web upang paliitin ang aming listahan ng mga handog ng DMS. Ininterbyu namin ang mga propesyonal sa mga serbisyo sa kliyente na may karanasan sa paggamit ng DMS at pagtulong sa mga customer sa kanilang mga desisyon sa pamamahala ng nilalaman o pagbili ng software. Sa pag-ikit ng aming pagpipilian, sinuri namin pagkatapos ang website ng bawat kumpanya at nanuod ng mga demo o nag-sign up para sa mga pagsubok, at inihambing ang mga alok na partikular sa uri ng serbisyo, pagpepresyo, serbisyo sa customer, kakayahang sumukat, pagpapaandar, madaling gamiting paggamit, mga pagsusuri sa customer, website ng negosyo at teknolohiya mga pagsusuri at parangal. Para sa anumang nawawalang impormasyon nakipag-ugnay kami sa kumpanya. Sa prosesong ito, hindi lamang namin pinunan ang mga puwang ng impormasyon, ngunit sinuri din ang kanilang bilis at pagiging kumpleto ng tugon.
Pagsisiwalat ng Editoryal: Nagsusulat ang Inc. tungkol sa mga produkto at serbisyo sa ito at iba pang mga artikulo. Ang mga artikulong ito ay independiyenteng editoryal - nangangahulugan iyon ng mga editor at reporter na nagsasaliksik at nagsusulat tungkol sa mga produktong ito na walang impluwensya ng anumang departamento sa marketing o benta. Sa madaling salita, walang sinuman ang nagsasabi sa aming mga reporter o editor kung ano ang isusulat o upang isama ang anumang partikular na positibo o negatibong impormasyon tungkol sa mga produktong ito o serbisyo sa artikulo. Ang nilalaman ng artikulo ay ganap na nasa paghuhusga ng reporter at editor. Mapapansin mo, gayunpaman, na kung minsan ay nagsasama kami ng mga link sa mga produkto at serbisyo sa mga artikulo. Kapag nag-click ang mga mambabasa sa mga link na ito, at bumili ng mga produktong ito o serbisyo, maaaring mabayaran ang Inc. Ang modelo ng advertising na batay sa e-commerce - tulad ng bawat iba pang ad sa aming mga pahina ng artikulo - ay walang epekto sa aming saklaw ng editoryal. Hindi idaragdag ng mga tagapagbalita at editor ang mga link na iyon, at hindi rin nila pamahalaan ang mga ito. Ang mga ad na ito, tulad ng iba na nakikita mo sa Inc, ay sumusuporta sa independiyenteng pamamahayag na matatagpuan sa site na ito.
Tandaan ng Editor: Naghahanap para sa Software ng Pamamahala ng Dokumento para sa iyong kumpanya? Kung nais mo ang impormasyon upang matulungan kang pumili ng tama para sa iyo, gamitin ang talatanungan sa ibaba upang magkaroon ang aming kasosyo, ang BuyerZone, na magbigay sa iyo ng impormasyon nang libre:
Tandaan ng Editor: Naghahanap para sa Software ng Pamamahala ng Dokumento para sa iyong kumpanya? Kung nais mo ang impormasyon upang matulungan kang pumili ng tama para sa iyo, gamitin ang talatanungan sa ibaba upang magkaroon ang aming kasosyo, ang BuyerZone, na magbigay sa iyo ng impormasyon nang libre:
Pagsisiwalat ng Editoryal: Nagsusulat ang Inc. tungkol sa mga produkto at serbisyo sa ito at iba pang mga artikulo. Ang mga artikulong ito ay independiyenteng editoryal - nangangahulugan iyon ng mga editor at reporter na nagsasaliksik at nagsusulat sa mga produktong ito nang walang anumang impluwensya ng anumang departamento sa marketing o benta. Sa madaling salita, walang sinuman ang nagsasabi sa aming mga reporter o editor kung ano ang isusulat o upang isama ang anumang partikular na positibo o negatibong impormasyon tungkol sa mga produktong ito o serbisyo sa artikulo. Ang nilalaman ng artikulo ay ganap na nasa paghuhusga ng reporter at editor. Mapapansin mo, gayunpaman, na kung minsan ay nagsasama kami ng mga link sa mga produktong ito at serbisyo sa mga artikulo. Kapag nag-click ang mga mambabasa sa mga link na ito, at bumili ng mga produktong ito o serbisyo, maaaring mabayaran ang Inc. Ang modelo ng advertising na batay sa e-commerce - tulad ng bawat iba pang ad sa aming mga pahina ng artikulo - ay walang epekto sa aming saklaw ng editoryal. Hindi idaragdag ng mga tagapagbalita at editor ang mga link na iyon, at hindi rin nila pamahalaan ang mga ito. Ang modelo ng advertising na ito, tulad ng iba na nakikita mo sa Inc, ay sumusuporta sa independiyenteng pamamahayag na matatagpuan sa site na ito.
