Hindi magagandang pagpupulong: Naranasan nating lahat ang mga ito. Kung ito man ay hindi magandang pagpaplano, labis na pakikipag-usap, o kawalan ng paghahanda, ang mga hindi magagandang pagpupulong ay nagsasayang ng mahalagang oras at pera.
Ngunit ang tagapagtatag at CEO ng Amazon na si Jeff Bezos ay maaaring basag ang code para sa paggawa ng mga produktibong mas produktibo. Sa pamamagitan ng kanyang taunang liham sa mga shareholder, pati na rin a kamakailang panayam, Nagbigay si Bezos ng ilang pananaw sa kung ano ang Amazon kagaya ng pagpupulong ng kultura.
Bumaba ang lahat sa pagsunod sa tatlong simpleng panuntunan.
'Dalawang koponan ng pizza'.
'Sinusubukan naming lumikha ng mga koponan na hindi hihigit sa maaaring mapakain ng dalawang pizza,' sinabi ni Bezos. 'Tinatawag namin na panuntunan ng koponan ng dalawang pizza.'
Kung naranasan mo na ang pagpupulong sa maraming tao, maiintindihan mo ang karunungan dito. Kung mas malaki ang koponan, mas maraming bilang ng mga opinyon - at mas mahirap maging maabot ang mga konklusyon at gumawa ng mga desisyon. At kung ang ilan sa maraming mga tao ay nais na marinig ang tunog ng kanilang sariling tinig, ang iyong mga pagpupulong ay tiyak na maging mga taong sumuso ng oras.
Ngunit sa panuntunan ng koponan ng dalawang pizza, nakukuha mo ang balanse ng pagkuha ng magkakaibang pananaw at ideya, habang nananatiling maliksi at mapapamahalaan.
Walang PowerPoint.
'Walang PowerPoints na ginagamit sa loob ng Amazon,' buong pagmamalaking idineklara ni Bezos. 'Ang isang tao para sa pagpupulong ay naghanda ng isang anim na pahina ... na medyo naiayos na memo. Mayroon itong mga totoong pangungusap, at pangungusap na paksa, at pandiwa, at pangngalan - hindi lamang mga puntos ng bala. '
Sa kanyang kamakailang liham sa mga shareholder, si Bezos ay nagdedetalye sa gawaing napupunta sa mga memo na ito, na sinabi niyang maaaring tumagal ng hanggang isang linggo o higit pa upang makapagsulat at mapino:
'Ang magagaling na memo ay nakasulat at muling isinulat, ibinahagi sa mga kasamahan na hiniling na pagbutihin ang trabaho, isantabi sa loob ng ilang araw, at pagkatapos ay mai-edit muli nang may sariwang isip. Hindi nila magagawa sa isang araw o dalawa. '
Bilang aking kamakailan ay itinuro ng kasamahan na si Carmine Gallo, ang mga memo tulad nito ay isang magandang ideya dahil napoproseso ng aming talino ang mas mahusay na pagkukuwento kaysa sa matigas na data. Ang mga nasabing memo na nagkukuwento ay nagbibigay ng pagkakataon sa mga may-akda na ganap na maiparating ang mga saloobin sa likod ng kanilang mga ideya, at bigyan ng pagkakataon ang mga kalahok sa pulong na higit na maunawaan ang buong konsepto.
Siyempre, wala sa mga iyon ang ibig sabihin ng anumang bagay kung ang mga kasali sa pagpupulong ay hindi naghahanda, na kung saan ay ang gumagawa ng pangatlong panuntunan bilang pinakamahusay sa lahat.
Magsimula sa katahimikan.
'Binabasa namin ang mga memo na iyon, nang tahimik, sa panahon ng pagpupulong,' sabi ni Bezos. 'Ito ay tulad ng isang hall ng pag-aaral. Ang lahat ay nakaupo sa paligid ng mesa, at tahimik kaming nagbabasa, para sa halos halos kalahating oras, gaano man katagal ang pagbabasa sa amin ng dokumento. At pagkatapos ay pag-usapan natin ito. '
Maaari mong isipin kung bakit ito ay kapaki-pakinabang. Ilang beses mo na itong napuntahan sa isang mahalagang pagpupulong kung saan, sa kabila ng iyong pinakamahusay na hangarin, hindi ka lang handa bilang gusto mo?
'Tulad ng mga bata sa high school, ang mga ehekutibo ay sasama sa pulong, na parang nabasa nila ang memo,' sabi ni Bezos. 'Kasi busy kami. At sa gayon, kailangan mo talagang mag-ukit ng oras para mabasa ang memo - at iyon ang para sa unang kalahating oras ng pagpupulong. At pagkatapos talagang nabasa ng lahat ang memo, hindi lamang sila nagpapanggap na basahin ang memo. '
Mayroon si Bezos dati nang pinayuhan ang paggamit nito pamamaraan sapagkat tinitiyak nito ang hindi nababahaging pansin sa bahagi ng lahat doon. Bilang karagdagan, makakatulong itong mas mahusay na maihanda ang mga namumuno sa gayong mga talakayan - dahil sa kasanayan at nakatuon na kaisipang kinakailangan upang pagsamahin ang mga memo na ito nang una. 'Ang buong mga pangungusap ay mas mahirap isulat,' paliwanag ng bantog na tagapagtatag. 'Walang paraan upang sumulat ng isang anim na pahina, na nagkukuwento ng memo na nakabalangkas at walang malinaw na pag-iisip.'
Isinasagawa ito.
Ginamit ko ang pamamaraang ito sa aking sariling mga pagpupulong, at masisiguro ko ang pagiging epektibo nito. Bilang tagapamagitan ng pulong, makakasiguro kang lahat ay nagsisimula sa isang matatag na pundasyon at lahat sila ay nasa parehong pahina. (Paumanhin, hindi makatiis.)
Ngunit higit sa lahat, binibigyan mo ang iyong mga tao kung ano ang kailangan nila upang gawin ang kanilang pinakamahusay na gawain:
Oras
Oras para sa pag-unawa. Oras para sa pinalawig na pagsasalamin. Oras para sa nakatuon na pag-iisip.
Ang lahat ng ito ay humahantong sa mas malalim na mga pagtuklas.
Kaya, tandaan:
Mga koponan ng dalawang pizza. Walang PowerPoint. Magsimula sa katahimikan.
Sundin ang tatlong simpleng mga panuntunang ito, at ibahin ang iyong mga pagpupulong mula sa pag-aaksaya ng oras sa isang mapagkukunan ng mga makinang na ideya.
