Pinagbawalan kamakailan ni Jeff Bezos ang PowerPoint mula sa mga pagpupulong sa Amazon, na pinipilit na ang mga pagpupulong sa halip ay magsimula sa mga dumalo na tahimik na binabasa ang isang hard-copy na dokumento na naglalaman ng impormasyong kinakailangan upang matalakay ang isyu.
Hindi ito nakakagulat, isinasaalang-alang may makabuluhang pananaliksik sa agham na ang paggamit ng PowerPoint ay binabawasan ang katalinuhan ng organisasyon. Gayunpaman, ang pagpapalit ng PowerPoint ng 'mga dokumentong pagpapaikling' (tulad ng nagawa ni Bezos) ay hindi lamang mahusay na agham; ito rin ay isang hindi kapani-paniwalang matalinong paglipat ng pananalapi, sa mga sumusunod na tatlong kadahilanan:
- Nakakatipid ng oras. Nakikipag-usap ang PowerPoint sa bilis ng pag-uusap ng nagtatanghal; isang dokumento ng pagpapaikling ay nakikipag-usap sa bilis ng pagbabasa ng madla. Ang isang pagtatanghal na tatagal ng isang oras (nang walang mga pagkakagambala o talakayan) ay nakakulong sa limang minuto lamang.
- Nakakatipid ng oras. Dahil ang isang dokumento sa pagbibigay ng impormasyon ay nagbibigay ng mahalagang impormasyon sa simula ng pagpupulong, ang bawat isa ay literal na 'nasa parehong pahina' at ang talakayan ay mas maikli at higit sa puntong. Bukod dito, dahil ang isang pagtatanghal ay nangangailangan ng isang nagtatanghal, isa dapat dumalo sa pagpupulong upang makuha ang impormasyon. Sa pamamagitan ng isang dokumento sa pagpapaikling, ang mga taong nangangailangan lamang ng impormasyon (ngunit hindi kailangang lumahok) ay maaaring basahin lamang ang dokumento at laktawan ang pagpupulong.
- Nakakatipid ng oras. Tinatanggal ng isang dokumento sa pagpapaikling ang tatlong pinakapangit na tagapag-aksaya ng oras ng PowerPoint: a) Mga presentasyon na 'Hindi nila ma-pin-ito-Jello-to-the-wall', b) 'Hindi ko pinaghandaan-kaya-ako mga presentasyon na ginagamit ng-my-standard-slide-deck; at, pinakamasama sa lahat, c) 'For-the-love-of-god-will-you-please-get-to-the-damn point?' mga pagtatanghal.
Nabanggit ko ba na nakakatipid ito ng oras? Mabuti, dahil tulad ng itinuro ko dati, ang average na ehekutibo ay gumastos ng halos 50 porsyento ng kanyang oras sa mga pagpupulong (isang katlo nito ay ganap na walang silbi). Ito ay isang malaking likido ng pagiging produktibo, sa itaas at lampas sa kasumpa-sumpang kakayahan ng PowerPoint na bawasan ang katalinuhan ng organisasyon.
Kaya gawin natin ang mga numero. Dahil ang mga dokumento sa pagpapaikling ay (hindi bababa sa) dalawang beses na mas mahusay sa oras tulad ng PowerPoint at may posibilidad na alisin ang pinaka-walang silbi na mga pagpupulong, sa pamamagitan ng pagpapalit ng PowerPoint ng mga dokumento sa pagdidisenyo, mabisang pinataas ng Bezos ang pagiging produktibo ng pamamahala sa buong kumpanya ng kahit na 25 porsyento.
Nagsasaliksik at nagsusulat ako tungkol sa teknolohiya sa tanggapan at diskarte sa pamamahala nang higit sa 20 taon. Mayroong iilan kung anumang mga teknolohiya o diskarte na, kapag ipinatupad, ay mayroong kahit saan malapit sa ganoong uri ng kapansin-pansing positibong epekto sa pagiging produktibo.
Ngunit hindi lang iyon. Ang pagbabawal sa PowerPoint na pabor sa mga dokumento sa pagpapaikling nagkakahalaga ng Bezos at Amazon nang eksaktong $ 0.00. Para sa lahat ng mga praktikal na layunin, iyon ay isang ROI ng, well, infinity.
Medyo matalino, ah?
