Bilang isang coach ng pamumuno, isa sa mga pangunahing bagay na pinagtatrabahuhan ko sa mga pinuno ay ang kanilang pagiging produktibo. Ito ay isang pangkaraniwang problema sa maraming mga organisasyon, lalo na sa mga kumpanya na may mataas na paglaki. Ang mabilis na paglago ng negosyo at tulin ng pagbabago ay nag-iiwan ng maraming mga executive na nagpupumilit na manatiling maayos at nakatuon, na nagreresulta sa walang kabuluhang personal na mga resulta.
Ang susi sa anumang sistema ng pagiging produktibo ay mag-focus sa halaga, hindi sa pagsisikap. Ang mga tagapagpatupad na nakatuon sa pag-check ng maraming mga bagay sa kanilang mga listahan ng dapat gawin sa bawat araw na hindi nag-iisip tungkol sa kung ano ang inilagay nila sa mga listahan na iyon ay maraming magagawa, ngunit madalas na nabigo upang makapaghatid ng mga makabuluhang resulta. Ang mga tagapagpatupad na isinasaalang-alang kung ano ang pinakamahalaga, pinakamataas na epekto na mga aksyon ay lilikha ng pangmatagalang halaga at magiging labis na tagumpay.
Ang isa sa mga pinakamahusay na ugali na makakatulong sa iyo sa paghabol na ito ay upang makabuo ng isang personal na proseso ng lingguhang pagpaplano. Sa pamamagitan ng paglalaan ng oras upang planuhin ang iyong linggo, maaari mong makilala ang pinakamahusay na paggamit ng iyong oras at lakas at ayusin ang iyong sarili para sa tagumpay. Narito kung paano planuhin ko ang aking linggo sa Linggo ng gabi upang maabot ko ang lupa na tumatakbo sa Lunes ng umaga nang may kumpiyansa.
1. Magwalis ng isip.
Ang unang bagay na ginagawa ko anumang oras na iniisip ko ang tungkol sa mas malaking larawan at sinusubukang planuhin ay ang pag-aalis ko ng isip upang malinis ang aking mga saloobin. Ang prosesong ito ay dumadaan sa isang listahan ng mga senyas sa iba't ibang kategorya, naghahanap ng mga bagay na sinusubukan kong tandaan at mga pangakong nagawa ko (ang tawag sa mga siyentista nagbibigay ng kaalaman ), at inilabas ang mga ito sa papel. Nakukuha nito ang mga nakakagambala mula sa aking ulo upang mas mahusay akong makapagtuon ng pansin sa gawaing kasalukuyan.
2. Suriin ang darating na linggo.
Ang aking susunod na hakbang ay ang suriin ang iskedyul ng darating na linggo. Inirerekumenda ko ang paggamit ng isang diskarte sa Defensible Kalendaryo, na nagpapabuti sa iyong pagiging produktibo sa pamamagitan ng pag-aayos ng iyong iskedyul sa malalaking tipak ng oras sa mga gawaing naka-grupo ayon sa kahalagahan at pagpipilit. Gagawa nitong mas madali upang ayusin at pamahalaan ang iyong trabaho.
Kung ang aking plano ay hindi maayos, hinihiling ko ang mga pagbabago upang maibawas ang patuloy na oras sa aking kalendaryo upang lumikha ng nakatuon na oras at mai-optimize ang paglalakbay at pag-logistics. Ito rin ang oras upang makilala ang anumang prep work o mga pagsusuri na kailangan kong gawin para sa isang linggo.
3. Inaasahan ang tatlo hanggang limang linggo na lalabas.
Sa sandaling makontrol ko ang linggong ito, titingnan ko ang tatlo hanggang limang linggo pa para sa anumang bagay na nangangailangan sa akin na gumawa ng anumang uri ng pagkilos sa susunod na pitong araw. Naghahanap ako ng mga bagay tulad ng mga kaayusan sa paglalakbay, mas malaking gawain sa proyekto, at malikhaing pag-unlad. Pinipigilan ang paggawa nito ng mga sorpresa na lumilikha ng mga fire drill para sa akin o sa aking koponan.
4. Sumasalamin sa huling linggo.
Sa sandaling magkaroon ako ng mahusay na pag-unawa sa hinaharap, tumingin ako pabalik sa huling linggo o dalawa at tingnan kung mayroong anumang mga bukas na item o aksyon mula sa mga nakaraang kaganapan na maaaring napalampas ko. Naghahanap ako ng mga pagkakataong sumulat ng mabilis na mga tala ng pasasalamat at upang kumpirmahin ang anumang mga aksyon o plano na lumabas sa mga nakaraang pagpupulong. Dadalhin ko rin ang oras na ito upang pagnilayan kung ano ang maayos at kung ano ang hindi, at kung paano ko mapapabuti ang aking iskedyul at pagpaplano na pasulong.
5. Suriin ang iyong mga pangmatagalang layunin.
Susunod na suriin ko ang aking mga layunin sa tatlong buwan at pangunahing mga resulta. Batay sa kung saan nais kong maging sa pagtatapos ng quarter, sinusuri ko upang makita kung saan ko kailangang gumawa ng pag-unlad at magtakda ng mga gawain para sa darating na linggo. Makikipag-ugnay din ako sa mga taong kailangan kong makipagtulungan o makipagtulungan upang mag-iskedyul ng oras o mag-set up ng mga pagpupulong.
6. Pagbukud-bukurin ayon sa pagka-madali at epekto.
Kapag nasulat ko na ang aking mga gawain at paalala, nagsisimula akong ayusin at ayusin. Gagawa ako ng mga tala sa pagiging kumplikado at laki at pagkatapos ay pag-uri-uriin ang mga ito sa pamamagitan ng dalawang pangunahing pamantayan. Una ay ang pangangailangan ng madaliang pagkilos, na kung saan ay kritikal ang gawain hanggang sa linggong ito. Talaga, kung itutulak ko ito sa susunod na linggo, magdudulot ba ito ng mga problema sa akin o sa iba? Ang pangalawang pamantayan ay epekto, na kung saan gaano kahalaga ang nililikha ng gawaing ito para sa akin sa maikli at mahabang panahon.
Kung nagawa ko nang tama ang mga bagay, ang aking iskedyul ay maayos na pagkakabalangkas at magkakaroon ako ng isang plano para sa kung paano magaganap ang linggo. Magkakaroon ako ng maraming mga bloke ng oras para sa nakatuon na trabaho, pagpapangkat ng mga katulad na gawain upang manatili ako sa parehong pag-iisip at i-minimize ang paglipat ng gawain.
Siyempre, nangyayari ang buhay, at sa Lunes ng umaga ay may isang bagay na hindi inaasahan na maaaring dumating at kakailanganin kong palitan ang lahat. At ayos lang.
Ang halaga ng pagpaplano ay hindi isang plano na ganap na maisasagawa. Ito ay kapag hindi, mauunawaan mo kung ano ang nasa plato mo, kung ano ang iyong mga priyoridad, at kung paano mo nais na muling ayusin ang mga bagay upang manatili sa plano.
