Ang mga empleyado ng US ay gumastos, sa average, tungkol sa isang-kapat ng workweek na pagsusuklay daan-daang mga email .
Sa kabila ng katotohanang nakadikit kami sa aming mga pindutan ng pagtugon, sinabi ng coach ng karera na si Barbara Pachter na maraming mga propesyonal ay hindi pa alam kung paano gamitin ang email nang naaangkop.
Dahil sa sobrang dami ng mga mensahe na binabasa at sinusulat namin, maaaring mas madaling makagawa kami ng nakakahiyang mga pagkakamali, at ang mga pagkakamaling iyon ay maaaring magkaroon ng mga seryosong kahihinatnan.
Pachter ay binabalangkas ang mga pangunahing kaalaman ng modernong email tuntunin ng magandang asal sa kanyang aklat ' Ang Mga Mahahalaga Sa Pamamagitan ng Etika sa Negosyo . ' Kami ay nagsalita sa kanya, at nakuha ang pinaka-kailangan na mga patakaran na kailangan mong malaman.
Si Vivian Giang at Rachel Sugar ay nag-ambag sa mga naunang bersyon ng artikulong ito.
1. Isama ang isang malinaw, direktang linya ng paksa
Mga halimbawa ng isang linya mahusay na paksa isama ang 'Meeting petsa nagbago,' 'Mabilis na tanong tungkol sa iyong presentasyon,' o 'Mga Mungkahi para sa proposal.'
'Ang mga tao ay madalas na nagpasiya kung magbubukas ng isang email batay sa linya ng paksa,' sabi ni Pachter. 'Pumili ng isa na nagbibigay-daan sa mga mambabasa alam kung ikaw ay addressing kanilang mga alalahanin o mga isyu sa negosyo.'
2. Gumamit ng isang propesyonal na email address
Kung nagtatrabaho ka para sa isang kumpanya, dapat mong gamitin ang iyong kumpanya email address. Ngunit kung gumagamit ka ng isang personal na email account - kung ikaw ay nagtatrabaho sa sarili o tulad ng paggamit nito paminsan-minsan para sa mga pagsusulat na nauugnay sa trabaho - dapat kang mag-ingat sa pagpili ng address na iyon, sabi ni Pachter.
Dapat ay palaging mayroon kang isang email address na nagpapadala ng iyong pangalan upang alam ng tatanggap nang eksakto kung sino ang nagpapadala ng email. Huwag kailanman gumamit ng mga email address (marahil mga labi ng iyong mga grade-school na araw) na hindi naaangkop para magamit sa lugar ng trabaho, tulad ng 'babygirl @ ...' o 'beerlover @ ...' - gaano mo man kamahal ang isang malamig na magluto.
3. Mag-isip nang dalawang beses bago pagpindot 'tumugon sa lahat'
Walang nais na magbasa ng mga email mula sa 20 mga tao na walang kinalaman sa kanila. Ang pagwawalang bahala sa mga email ay maaaring maging mahirap, na maraming tao ang nakakakuha ng mga abiso ng mga bagong mensahe sa kanilang mga smartphone o nakakaabala ang mga pop-up na mensahe sa kanilang mga computer screen. Pigilan ang pagpindot sa 'reply all' maliban kung sa tingin mo talaga lahat ng nasa listahan ay kailangang makatanggap ng email, sabi ni Pachter.
4. Magsama ng isang bloke ng lagda
magbigay ang iyong mambabasa na may ilang impormasyon tungkol sa iyo, nagmumungkahi si Pachter. 'Sa pangkalahatan, ito ay sabihin ang iyong buong pangalan, pamagat, pangalan ng kumpanya, at ang iyong impormasyon ng contact, kabilang ang numero ng telepono. Maaari ka ring magdagdag ng isang maliit na publicity para sa iyong sarili, ngunit huwag pumunta sa tubig na may anumang mga kasabihan o likhang-sining. '
Gamitin ang parehong mga font, uri ng laki, at kulay bilang ang natitirang bahagi ng email, sabi niya.
5. Gumamit ng mga propesyonal na pagbati
Huwag gumamit ng mahinahon, kolokyal na mga expression tulad ng, 'Hoy kayong mga tao,' 'Yo,' o 'Kumusta mga tao.
'Ang relaxed likas na katangian ng aming kasulatan ay hindi dapat makaapekto sa pagbibigay-galang sa isang email,' sabi niya. ' Hoy ay isang napaka-impormal na pagbati at sa pangkalahatan ay hindi ito dapat gamitin sa lugar ng trabaho. At Ako Hindi okay alinman. Gamitin Hi o Kamusta sa halip. '
Siya din ang nagpapayo laban pagpapaikli pangalan ng sinuman. Sabihin ang 'Hi Michael,' maliban kung sigurado ka na mas gusto niyang tawaging 'Mike.'
6. Gumamit ng matipid na mga puntos ng tandang
Kung pipiliin mong gumamit ng isang tandang padamdam, gumamit lamang ng isa upang maiparating ang kaguluhan, sabi ni Pachter.
'Ang mga tao kung minsan ay makapag-dala ang layo at ilagay ang isang bilang ng mga exclamation points sa dulo ng kanilang mga pangungusap. Ang resulta ay maaaring lumitaw masyadong emosyonal o wala pa sa gulang, 'sumulat siya. 'Tandang puntos ay dapat gamitin ng paisa-isa sa pamamagitan ng sulat.'
7. Mag-ingat sa pagpapatawa
Humor ay madaling mawala sa pagsasalin nang hindi ang tamang tono o facial expression. Sa isang propesyonal exchange, ito ay mas mahusay na mag-iwan humor out sa mga email maliban kung alam mo ang tatanggap na rin. Gayundin, ang isang bagay na sa palagay mo nakakatawa ay maaaring hindi nakakatawa sa iba.
Sinabi ni Pachter: 'Ang isang bagay na pinaghihinalaang nakakatawa kapag sinasalita ay maaaring magkakaiba-iba kapag nakasulat. Kapag may pag-aalinlangan, iwanan ito. '
8. Alamin na ang mga tao mula sa iba't ibang kultura magsalita at magsulat sa ibang paraan
Miscommunication ay madaling mangyari dahil sa pagkakaiba sa kultura , lalo na sa pormularyo ng pagsulat kung hindi namin makita ang wika ng katawan ng bawat isa. Ipasadya ang iyong mensahe sa mga kultural na background ng receiver o kung gaano mo kakilala ang mga ito.
Ang isang mabuting patakaran na dapat tandaan, Pachter says, ay na high-konteksto kultura (Japanese, Arab, o Chinese) nais na makilala ka bago gawin ang negosyo sa iyo. Samakatuwid, maaaring ito ay karaniwan para sa mga iniuugnay ng negosyo mula sa mga bansang ito upang maging mas personal sa kanilang mga kasulatan. Sa kabilang banda, mas gusto ng mga tao mula sa mga kultura na mababa ang konteksto (Aleman, Amerikano, o Scandinavian) na mabilis na makapunta sa puntong ito.
9. Tumugon sa iyong mga email - kahit na ang email ay hindi inilaan para sa iyo
Ito ay mahirap na tumugon sa bawat email na mensahe na ipinadala sa iyo, ngunit dapat mong subukan sa, Pachter sabi. Kabilang dito ang kapag ang email ay sinasadyang ipinadala sa iyo, lalo na kung ang nagpadala ay umaasa sa isang sagot. Ang isang tugon ay hindi kinakailangan ngunit ay nagsisilbing magandang email tuntunin ng magandang asal, lalo na kung ang taong ito ay gumagana sa parehong kumpanya o industriya tulad ng sa iyo.
Narito ang isang halimbawang tugon: 'Alam kong napaka abala mo, ngunit sa palagay ko hindi mo sinasadya na ipadala sa akin ang email na ito. At nais kong ipaalam sa iyo upang maipadala mo ito sa tamang tao. '
10. Magdagdag ng email address huling
'Hindi mo nais na magpadala ng isang email nang hindi sinasadya bago mo natapos ang pagsulat at pagpapatunay ng mensahe,' sabi ni Pachter. 'Kahit na kapag ikaw ay sumasagot sa isang mensahe, ito ay isang magandang pag-iingat upang tanggalin ang address ng tatanggap at ipasok ito lamang kapag sigurado ka ba ang mensahe ay handa upang ipadala.'
11. Proofread bawat mensahe
Ang iyong mga pagkakamali ay hindi pumunta hindi napapansin sa pamamagitan ng mga tatanggap ng iyong email. 'At, depende sa tatanggap, maaari kang hatulan para sa paggawa sa kanila,' sabi ni Pachter.
Huwag umasa sa spell-check. Basahin at reread ang iyong email nang ilang beses, mas mabuti nang malakas, bago magpadala-off ito.
'Isang tagapamahala ang nilayon na sumulat ng' Paumanhin para sa abala, 'sabi ni Pachter. 'Ngunit umasa siya sa kanyang spell-check at nagtapos sa pagsusulat ng 'Paumanhin para sa kawalan ng pagpipigil.'
12. I-double check na napili mo ang tamang tatanggap
Pachter sabi ni magbayad ng maingat na pansin kapag ang pag-type ng isang pangalan mula sa iyong address book sa 'Upang' line ang email ni. 'Ito ay madali upang piliin ang maling pangalan, na maaaring nakakahiya sa iyo at sa taong tumatanggap ng email nang hindi sinasadya.'
13. Panatilihing klasiko ang iyong mga font
Ang Lila Comic Sans ay may oras at lugar (marahil?) Ngunit para sa pagsusulatan ng negosyo, panatilihing klasiko ang iyong mga font, kulay, at laki.
Ang panuntunang kardinal: Ang iyong mga email ay dapat na madali para mabasa ng ibang tao.
'Sa pangkalahatan, ito ay pinakamahusay na gumamit ng 10- o 12-point uri at isang madaling-to-read ng font tulad ng Arial, Calibri, o Times New Roman,' Pachter nagpapayo. Tulad ng para sa kulay, itim ang pinakaligtas na pagpipilian.
14. Do Hindi paikliin ang mga tatanggap pangalan maliban kung hiniling mong
' Ang pangalan ko ay Barbara. Ayoko ng pagtanggap ng mga email na tinukoy bilang 'Hi Barb,' 'sinabi niya sa Business Insider. 'Ganun din ang totoo sa paggamit ng mga palayaw. Huwag mo akong tawaging Barbie! '
Maliban kung sinabi sa iyo ng tao na mas gusto nila ang isang palayaw, huwag itong gawin sa iyong sarili na gumamit ng isa. Maaari mo lamang sinusubukan na maging palakaibigan o impormal, ngunit ito ay hindi nararapat at maaaring makakuha ng sa ilalim ng balat ng pinadadalhan.
15. Tiyaking tama ang pagbaybay mo ng pangalan ng mga tatanggap
'Kung makainsulto sa iyo ang isang tao sa pagbibigay-galang, ang taong iyon ay maaaring basahin ang anumang karagdagang,' sabi niya.
Maging magalang at pagbaybay ng pangalan ng tatanggap ng tama. 'Maraming mga tao ay inalipusta kung ang kanilang mga pangalan ay misspelled. Suriin para sa tamang spelling sa signature block ng tao. Maaari mo ring tingnan ang kanilang email address. Kadalasan, ang mga una at / o apelyido ng mga tao ay nasa kanilang mga address. '
Kung nag-email ka sa isang potensyal na kliyente, maaari nilang isipin na hindi mo gaanong binibigyang pansin ang detalye, o masyadong abala o nagagambala upang maayos ang kanilang pangalan, at hindi iyon ang mensahe na nais mong ipadala.
16. Panatilihin ang mga tab sa iyong tono
Tulad ng mga biro mawala sa pagsasalin, tono ay madaling magkamali walang konteksto gusto mong makuha mula vocal pahiwatig at facial expression. Alinsunod dito, madali itong dumating nang mas bigla na maaari mong nilayon. Ang ibig mong sabihin ay 'prangka'; nabasa nila 'galit at pintas.'
Upang maiwasan ang hindi pagkakaunawaan, inirerekumenda ni Pachter na basahin mo nang malakas ang iyong mensahe bago maabot ang pagpapadala. 'Kung masakit sa iyo ito, ito ay magiging masakit sa mambabasa,' sabi niya.
Para sa pinakamahusay na mga resulta, iwasan ang paggamit ng mga hindi magagaling na negatibong salita ('kabiguan,' 'mali,' o 'napabayaan'), at palaging sabihin na 'mangyaring' at 'salamat.'
17. Wala nang kumpidensyal na - kaya sumulat nang naaayon
Laging tandaan kung ano ang dating dating CIA Director David Petraeus tila nakalimutan, nagbabala Pachter: Bawat electronic na mensahe iiwan ng trail.
'Isang pangunahing patnubay ay ipalagay na makikita ng iba ang iyong sinusulat,' sabi niya, 'kaya huwag magsulat ng anumang bagay na hindi mo nais na makita ng lahat.' Ang isang mas liberal pagbibigay kahulugan: Do hindi sumulat ng anumang bagay na magiging kapaha-pahamak sa iyo o masakit sa iba. Pagkatapos ng lahat, ang email ay dangerously madaling ipasa, at ito ay mas mahusay na maging ligtas kaysa paumanhin.
Ito kwento unang nagpakita sa Business Insider .
