Paano Sumulat ng isang Nakakahimok na Buod ng Executive

Maliban sa mga plano sa negosyo, ang mga buod ng ehekutibo ay marahil ang pinaka-mahalaga sa lahat ng mga dokumento sa negosyo. Makatarungang sabihin na halos bawat malaking desisyon sa loob ng anumang kumpanya ng anumang laki ay nagsasangkot ng isang buod ng ehekutibo sa panahon ng proseso ng paggawa ng desisyon.

Sa kasamaang palad, maraming tao ang maling naniniwala na ang isang buod ng ehekutibo ay isang buod ng dokumento, tulad ng isang 'Cliff Notes.' Uh, hindi.

Ang layunin ng isang ehekutibong buod ay upang magrekomenda ng isang desisyon, hindi magbigay ng impormasyon. Ang mas mahabang dokumento ay nagbibigay ng drill-down na patunay para sa rekomendasyong iyon.

Malayang nakabatay sa mga pag-uusap na mayroon ako sa proposal guru Tom Sant , narito kung paano sumulat ng isang buod ng ehekutibo na makukumbinsi ang isang ehekutibo (o pangkat ng ehekutibo) upang magpasya:

1. Ilarawan ang isang problema, pangangailangan o layunin.

Sa ilalim ng mga salitang 'EXECUTIVE SUMMARY' ay nagpapaliwanag sa isa o dalawang pangungusap (higit sa lahat) kung bakit kailangan ng desisyon. Maging tiyak at isama ang masusukat na mga sukat, kung maaari.

Mali:

Inilalarawan ng dokumentong ito ang solusyon sa XYZ nang detalyado. Narito ang isang buod ng mga nilalaman nito ...

Kanan:

Nararanasan namin ang isang $ 10 milyong kakulangan sa taunang kita dahil sa mga pagkawala ng telecommunication network.

2. Ilarawan ang nais na kinalabasan.

Sa isa o dalawang pangungusap (higit sa lahat) ay naglalarawan kung ano ang kakaiba kung malulutas ang problema, natapos ang pangangailangan, o nakakamit ang layunin. Huwag magbigay ng anumang mga detalye ng solusyon.

Mali:

Sa Kabanata 1, inilalarawan namin ang maramihang mga sumusunod na standard na sumusunod na analog flux capacitors ...

Kanan:

Ayon sa aming mga pagtatantya (tingnan ang Seksyon 1), ang pagbawas o pag-aalis ng mga outage na ito ay tataas ang aming kakayahang kumita ng hanggang 20%.

3. Ilarawan ang iyong ipinanukalang solusyon.

Sa ilalim ng salitang 'PROPOSAL,' ilarawan sa isang serye ng mga maikling talata ang elemento ng iyong solusyon sa problema (tulad ng sa Hakbang 1) na lilikha ng nais na kinalabasan (tulad ng Hakbang 2).

Sa bawat talata, sumangguni sa mga seksyon sa mas malaking dokumento kung saan ang bahagi ng iyong solusyon ay inilarawan nang detalyado. Gawing malinaw at mabasa ang bawat talata. Iwasan ang jargon, biz-blab at hindi kailangang mga abstraction. Kung posible, ayusin ang mga talata sa isang sunud-sunod na plano.

Mali:

Ang paggamit ng aming umiiral na imprastraktura ay mapakinabangan ng mga nakaraang pamumuhunan sa teknolohiya habang sinusulit ang mga kinakailangan sa muling pagsasanay. Ang pinahusay na pagiging maaasahan ay magiging sanhi ng pagsabog ng aming pagiging produktibo na kritikal sa misyon, sa ganyang paraan lumilikha ng isang kinikita na gilid ng mapagkumpitensya.

Kanan:

Upang matugunan ang problemang nasa itaas, imungkahi namin ang sumusunod:

1. Bumili at mag-install ng isang pilot system. Papayagan kaming subukan ang bagong software nang hindi mapanganib ang aming pang-araw-araw na pagpapatakbo. Ang mga kinakailangan para sa sistemang piloto na ito ay inilarawan sa Seksyon 4.

[higit pang mga hakbang]

4. Ipaliwanag kung paano mo malalampasan ang mga panganib.

Ang bawat desisyon sa negosyo na hindi isang walang pag-iisip ay nagsasangkot ng ilang antas ng peligro. Samakatuwid, sa ilalim ng heading na 'RISKS' ay maikling ilarawan ang mga peligro na iyon at kung paano mo ipanukala na mapagtagumpayan ang mga ito (o kung bakit hindi talaga sila panganib)

Muli, panatilihing masikip ang mga talatang ito. Gumamit ng payak na wika. Tulad ng nakaraang hakbang, itali ang bawat talata sa nauugnay na seksyon ng mas mahahabang dokumento.

Mali:

Ang iminungkahing solusyon ay vendor agnostic at isinasama sa maramihang mga arkitektura ng system sa pamamagitan ng paggamit ng na-customize na handa na mga script ...

Kanan:

Upang mai-convert ang buong kagawaran ng serbisyo sa customer, kakailanganin naming sanayin muli ang aming mga tauhan ng serbisyo, na maaaring mabawasan ang oras ng pagtugon ng kagawaran. Gayunpaman, plano naming bawasan ang posibilidad na iyon sa pamamagitan ng pagsulat ng isang na-customize na manwal sa pagsasanay.

5. Humingi ng desisyon na nais mong gawin.

Sa ilalim ng pamagat na 'REKOMENDASYON' ilarawan sa ilang mga salita hangga't maaari, ang desisyon na nais mong gawin ng (e) ehekutibo. Maging tiyak.

Kung ang desisyon ay nagsasangkot ng pera isama ang halaga. Kung may mga kadahilanan na ang desisyon ay dapat na gawin ng isang tiyak na oras, ilabas ito.

Mali:

Ang aming patuloy na pag-aalala tungkol sa mga pagkawala ng system ng telepono ay patuloy na nakakaapekto sa aming kumpanya at samakatuwid ay dapat na tugunan sa isang mabilis na paraan.

Kanan:

Upang makumpleto ang proyektong ito sa pagtatapos ng kasalukuyang taon ng pananalapi nang hindi nakakagambala sa aming kasalukuyang pagpapatakbo, kailangan namin kang aprubahan ang isang pagtaas ng $ 2 milyon sa IT budget sa susunod na quarter.

Sample ng Mga Buod ng Executive

Nasa ibaba ang dalawang mga buod ng ehekutibo na inilarawan sa itaas dahil sila ay talagang lilitaw. Baka maisip mo na ang unang halimbawa ay artipisyal na opaque, tiniyak ko sa iyo na personal kong nakakita ng mas masahol pa. Mas malala pa.

Mali:

EXECUTIVE SUMMARY

Inilalarawan ng dokumentong ito ang solusyon sa XYZ nang detalyado. Narito ang isang buod ng mga nilalaman nito:

Sa Kabanata 1, inilalarawan namin ang maramihang mga sumusunod na standard na sumusunod na analog flux capacitors ...

[higit pang mga buod ng kabanata]

Ang paggamit ng aming umiiral na imprastraktura ay mapakinabangan ng mga nakaraang pamumuhunan sa teknolohiya habang sinusulit ang mga kinakailangan sa muling pagsasanay. Ang pinahusay na pagiging maaasahan ay magiging sanhi ng pagsabog ng aming pagiging produktibo na kritikal sa misyon, sa ganyang paraan lumilikha ng isang kinikita na gilid ng mapagkumpitensya. Ang iminungkahing solusyon ay vendor agnostic at isinasama sa maramihang mga arkitektura ng system sa pamamagitan ng paggamit ng na-customize na mga script na handa nang ipatupad.

Ang aming patuloy na pag-aalala tungkol sa mga pagkawala ng system ng telepono ay patuloy na nakakaapekto sa aming kumpanya at samakatuwid ay dapat na tugunan sa isang mabilis na paraan.

Kanan:

EXECUTIVE SUMMARY

Nararanasan namin ang isang $ 10 milyong kakulangan sa taunang kita dahil sa mga pagkawala ng telecommunication network.

Ayon sa aming mga pagtatantya (tingnan ang Seksyon 1), ang pagbawas o pag-aalis ng mga outage na ito ay tataas ang aming kakayahang kumita ng hanggang 20%.

PANUKALA

Upang matugunan ang problemang nasa itaas, imungkahi namin ang sumusunod:

1. Bumili at mag-install ng isang pilot system. Papayagan kaming subukan ang bagong software nang hindi mapanganib ang aming pang-araw-araw na pagpapatakbo. Ang mga kinakailangan para sa pilot system na ito ay inilarawan sa Seksyon 4.

[higit pang mga hakbang]

PELIGRASO

1. Posibilidad ng mas mababang oras ng pagtugon . Sa Baitang 3 ng plano sa itaas, kakailanganin naming sanayin muli ang aming mga tauhan ng serbisyo, na maaaring pansamantalang mabawasan ang average na oras ng pagtugon ng kagawaran. Gayunpaman, plano naming bawasan ang posibilidad na iyon sa pamamagitan ng pagsulat ng isang na-customize na manwal sa pagsasanay.

[higit pang mga panganib]

REKOMENDASYON

Upang makumpleto ang proyektong ito sa pagtatapos ng kasalukuyang taon ng pananalapi nang hindi nakakagambala sa aming kasalukuyang pagpapatakbo, kailangan namin kang aprubahan ang isang pagtaas ng $ 2 milyon sa IT budget sa susunod na quarter.

Seryoso, alin sa dalawang executive buod na sa tingin mo ay malamang na humantong sa pinakamahusay na desisyon?