Ang term na 'system ng mga mungkahi ng empleyado' ay tumutukoy sa iba't ibang mga pagsisikap na ginagawa ng mga negosyo upang humingi at magamit ang input mula sa kanilang mga empleyado sa pag-asang makamit ang pagtipid sa gastos o pagbutihin ang kalidad ng produkto, kahusayan sa lugar ng trabaho, serbisyo sa customer, o mga kondisyon sa pagtatrabaho. Ang mga pagsisikap na ito ay mula sa simpleng paglalagay ng mga kahon ng mungkahi sa mga karaniwang lugar hanggang sa pagpapatupad ng pormal na mga programa sa mga komite upang suriin ang mga ideya at gantimpala para sa mga pinagtibay. Ang mga ideyang nabuo ay maaaring saklaw mula sa simpleng kalidad ng mga pagpapabuti sa buhay ng trabaho, tulad ng paglalagay ng isang ref sa silid ng kape, hanggang sa mas malaking streamlining na mga isyu na maaaring makatipid ng kumpanya ng libu-libong dolyar bawat taon, tulad ng paglipat ng lahat ng mga cellular phone ng salespeople mula sa mga indibidwal na kontrata sa isang kontrata ng grupo kasama ang isang nagtitinda ng diskwento. 'Ang mga programa ng mungkahi ay lumilikha ng sitwasyon na win-win,' isinulat ni Kate Walter Magasin ng HR . 'Mas maraming paglahok at pag-input para sa mga empleyado at pinahusay na kahusayan at pagtipid sa gastos para sa mga employer.'
'Ang mga kumpanyang nag-set up ng mga mabisang sistema ng mungkahi ay natagpuan na ang mga empleyado ay may magagandang ideya na maaaring magpababa ng gastos, dagdagan ang kita, mapabuti ang kahusayan, o makagawa ng mas mataas na kalidad,' sabi ni Charles Martin, may akda ng Mga Sistema ng Mungkahi ng empleyado: Pagpapalakas ng Kakayahang Gumawa at Kita . 'Ang mga empleyado ay nagtutulungan nang mas mahusay bilang isang koponan at madalas na nagsumite ng mga ideya bilang isang koponan. At nagsisimula silang mag-isip nang higit na tulad ng mga tagapamahala, na hinahanap ang lampas sa saklaw ng kanilang sariling mga trabaho. '
Ipinapalagay ng ilang mga kumpanya na dahil nilinang nila ang isang bukas na ugnayan sa pagitan ng mga empleyado at pamamahala, ang mga ideya para sa pagpapabuti ay lalabas nang impormal, nang walang malinaw na pag-uudyok. Ngunit ang mga eksperto ay tandaan na ang pormal na mga sistema ng mungkahi ay hinihikayat ang mga empleyado na talagang isipin ang tungkol sa kanilang mga trabaho at nais na lumahok sa pagpapatakbo ng kumpanya. Ipinaalam sa mga pormal na sistema ng mungkahi sa mga empleyado na ang kanilang mga ideya ay pinahahalagahan. Ang mga nasabing sistema ay maaaring dagdagan ang pagganyak at pagyamanin ang katapatan at pagtutulungan sa mga empleyado. At ang mga benepisyong ito ay dumating bilang karagdagan sa positibong epekto na maaaring magkaroon ng mga system ng mungkahi ng empleyado sa ilalim na linya ng isang kumpanya. 'Hindi maikakaila na ang tunay na dalubhasa ay ang taong gumagawa ng trabaho; samakatuwid, iyon ang pinakamagandang pupuntahan kapag hinahangad ang mga pagpapabuti, 'consultant Tomas Jensen, president of the Center for Suggestion System Development, told Susan Wells as publish in Magasin ng HR . 'Milyun-milyong dolyar ang nai-save sa pamamagitan ng pakikinig sa pinakadakilang pag-aari ng kumpanya - ang mapagkukunang pantao.' Nagpatuloy si Wells upang talakayin ang isang pag-aaral ng Empleyado ng Pakikipag-ugnay sa Samahan (EIA) na natuklasan ang pagtipid ng higit sa $ 624 milyon noong 2003 sa 47 mga kumpanya kung saan 450,000 katao ang lumahok sa mga programa.
ELEMENTO NG ISANG MATAGUMPAY NA SISTEMA NG SUGGESTION
'Ang layunin ng isang matagumpay na sistema ng mungkahi ay upang i-tap ang imbakan ng mga ideya at malikhaing pag-iisip ng lahat ng mga empleyado para sa pagpapabuti ng proseso ng pagtatrabaho at mga produkto,' isinulat ni Robert F. Bell sa IIE Solusyon . 'Upang magawa ito ay nangangailangan ng wastong pag-unawa ng bawat isa sa proseso, suporta sa pamamahala ng system, panghihimok at makahulugang gantimpala, at isang istraktura upang matiyak na walang babagsak sa mga bitak.' Ang mga elemento ng isang matagumpay na sistema ng mungkahi ng empleyado ay maaaring nahahati sa apat na pangunahing mga lugar: suporta sa pamamahala, istraktura ng programa, kakayahang makita at promosyon ng programa, at pagkilala at gantimpala.
Pamamahala ng suporta
Ang unang elemento ng isang matagumpay na sistema ng mungkahi ng empleyado ay upang ipakita ang pagbili mula sa nangungunang pamamahala. Dapat ipakita ng mga tagapamahala ang sigasig at pangako sa programa kung ito ay upang makabuo ng nais na mga resulta. Ang isang maliit na may-ari ng negosyo ay maaaring magsimula sa pamamagitan ng pagbabahagi ng kanyang paningin para sa kumpanya sa mga empleyado. Ang mga empleyado na nakakaunawa sa pangkalahatang misyon ng kumpanya ay mas malamang na magsumite ng mahalagang mga ideya na makakatulong sa kumpanya na makamit ang mga layunin nito. Ang susunod na hakbang ay maaaring tiyakin na sinusuportahan ng mga tagapamahala ng linya ang sistema ng mungkahi at huwag silang banta nito. Mahalaga rin para sa mga tagapamahala na itaas ang paksa nang madalas sa mga pagpupulong at isama ang mga positibong resulta ng mga mungkahi ng empleyado sa pana-panahong mga ulat sa pag-unlad. Dapat ding hikayatin ang mga tagapamahala na magsumite ng mga mungkahi sa kanilang sarili, kahit na hindi sila pangkalahatan ay gagantimpalaan para sa mga ideya na napasailalim sa kanilang normal na responsibilidad sa pagpaplano ng estratehiko.
Istraktura ng Program
Ang susunod na elemento ng isang matagumpay na sistema ng mungkahi ng empleyado ay istraktura. Inirerekomenda ng mga dalubhasa ang paglalagay ng responsibilidad para sa pagpapaunlad ng programa at pagpapatupad sa isang solong administrador. Dapat magsimula ang taong ito sa pamamagitan ng pagpili ng isang komite ng mga empleyado — mula sa lahat ng bahagi ng samahan at kumatawan sa iba't ibang mga pangkat na demograpiko — upang matulungan ang pamamahala ng iba't ibang mga yugto. Pagkatapos ay dapat bumuo ang tagapangasiwa at komite ng empleyado ng mga malinaw na patakaran upang gabayan ang mga pagsisikap ng empleyado sa pagbibigay ng mga mungkahi. Ang mga programa ng mungkahi ay may posibilidad na maging mas matagumpay kapag ang mga empleyado ay hinihimok na gumawa ng mga makatuwirang mungkahi sa loob ng mga parameter ng kanilang sariling karanasan sa trabaho. 'Ang totoong layunin ay upang makabuo ng maraming mga ideya hangga't maaari, at, sa paglipas ng panahon, upang mapabuti ang kalidad ng mga mungkahi sa pamamagitan ng puna at panghihimok,' sinabi ni Bell. Mahalagang bumuo ng isang malinaw na pahayag ng patakaran na sumasaklaw sa lahat ng mga aspeto ng programa ng mungkahi at tiyakin na nauunawaan ito ng kapwa mga tagapamahala at empleyado. Kung titingnan ng mga empleyado ang proseso bilang bukas at nasa itaas na board, makakatulong ito na maalis ang anumang hinala tungkol sa kung paano susuriin at gantimpalaan ang mga ideya.
Visibility ng Program
Ang isa pang mahalagang elemento ng matagumpay na mga programa ng mungkahi ng empleyado ay ang kakayahang makita. Pagkatapos ng lahat, ang mga empleyado ay hindi maaaring asahan na lumahok sa isang programa kung hindi nila ito namulat. Inirerekumenda ng mga dalubhasa ang paglulunsad ng mga programa ng mungkahi sa isang pamayanang pampubliko, na may mga anunsyo, newsletter, partido, atbp. Ang mga empleyado ay dapat na lumayo sa ideya na nilalayon ng pamamahala na bigyan ng buong pagsasaalang-alang ang lahat ng mga mungkahi at plano na kumilos sa pinakamahuhusay sa isang napapanahong paraan. Ang sistemang magmungkahi mismo ay dapat ding malawakang isapubliko at maitaguyod. Ang mga halimbawa ng mga posibleng system ay may kasamang pamilyar na kahon ng mungkahi na may nakasulat na mga form; ang makalumang bulletin board para sa pag-post ng mga ideya at resulta; isang espesyal na linya ng telepono na walang bayad upang payagan ang mga empleyado na mag-telepono sa mga mungkahi; o mas sopistikadong mga sistema batay sa e-mail o pag-post sa isang nakalaang Web site. Kapag naipakilala na ang system, mahalagang sundan ang patuloy na mga aktibidad na pang-promosyon upang mapanatili ang interes ng empleyado.
Pagkilala at Gantimpala
Ang isa pang mahalagang elemento ng matagumpay na mga system ng mungkahi ng empleyado ay pagkilala sa mga kalahok at pagbibigay ng mga gantimpala para sa magagandang ideya. Ang mga empleyado ay mas malamang na lumahok sa isang programa ng mungkahi kung ang mga ideyang isinumite nila ay tumatanggap ng mabilis at maalalahanin na mga tugon mula sa pamamahala. Inirerekumenda ng mga dalubhasa ang pagtatakda ng isang timetable kung saan ang pagtanggap ng isang ideya ay kikilalanin (mula 24 na oras na may mga elektronikong sistema hanggang sa isang linggo na may higit na tradisyunal na mga system). Pagkatapos ang mga empleyado ay dapat na maabisuhan sa loob ng 30 araw kung ang kanilang mga ideya ay tatanggapin o hindi. Kahit na sa mga kaso kung saan hindi ginamit ang isang ideya, ang empleyado na nagsumite nito ay dapat pasasalamatan para sa kanyang pakikilahok sa programa. Maaaring makatulong na magbigay ng isang maliit, nasasalat na gantimpala para sa mga empleyado na nagsumite ng isang ideya sa sistema ng mungkahi sa kauna-unahang pagkakataon, tulad ng isang T-shirt, pen, o payong.
Upang matiyak ang tagumpay ng isang sistema ng mungkahi, mahalaga rin na isapubliko ang ginamit na mga mungkahi at ang positibong epekto sa kumpanya. Ang isang paraan upang magawa ito ay maaaring magdaos ng taunang hapunan na iginagalang ang mga taong nagmungkahi sa paglipas ng taon. Maraming mga kumpanya ang nagtatag din ng mga system ng gantimpala para sa mga ideya ng empleyado na humahantong sa pagtipid sa gastos o pagpapabuti ng proseso. Halimbawa, ang ilang mga kumpanya ay namamahagi ng isang maliit na bahagi ng lahat ng pagtipid na ibinigay ng sistema ng mungkahi ng empleyado bilang bahagi ng kanilang taunang mga programa sa pagbabahagi ng kita. Kinikilala ng mga dalubhasa na maaaring maging kumplikado upang makabuo ng isang naaangkop na sistema ng gantimpala na kinikilala ang mahalagang kontribusyon ng empleyado nang hindi lumilikha ng paninibugho at sama ng loob sa mga kapwa empleyado. Ang ilan ay nagmumungkahi na ang gawaing ito ay pinakamahusay na maipagkaloob sa isang komite sa pagpapayo ng empleyado. Ang susi ay upang suriin ang mga ideya batay sa mga kadahilanan tulad ng pagbabago at talino sa isip pati na rin ang halaga ng pera kapag nagtataguyod ng mga gantimpala.
MADALING DAHILAN NG MGA SISTEMANG SUSULITANG PANUKALA
'Sa ilang mga kumpanya ang mga empleyado ay nagpapadala ng isang pagbaha ng mga kapaki-pakinabang na ideya sa pinakamataas na pamamahala. Sa iba ang mga ilalim ng mga kahon ng mungkahi ay pinahiran ng alikabok, 'sumulat ang isang nag-ambag sa Executive na Babae . 'Ano ang pinagkaiba? Hindi ito ang kalidad ng mga empleyado ngunit ang kalidad ng pamumuno na kanilang natatanggap. ' Mayroong isang bilang ng mga kadahilanan na ang mga system ng mungkahi ay maaaring mabigo upang makabuo ng isang positibong tugon sa mga empleyado. Sa kanyang artikulo para sa IIE Solusyon , Inilahad ni Bell ang ilang mga karaniwang problema na naranasan ng mga kumpanya sa pagpapatupad at pagbibigay ng mga system ng mungkahi.
Halimbawa, ang mga empleyado ay maaaring mapalagay sa pag-alok ng mga mungkahi kung naniniwala silang ang pamamahala ay hindi tunay na interesado sa kanilang mga ideya. Kung ang kumpanya ay naglalabas lamang ng isang maligamgam na paanyaya para sa mga mungkahi o lumilikha ng isang himpapawid na maaaring makilala bilang pananakot, kung gayon ang mga mungkahi ng empleyado ay malamang na hindi darating. Marahil ay makakaranas ang kumpanya ng mga katulad na problema sa pag-elicite ng mga mungkahi kung hindi malinaw ang pamamahala tungkol sa kung sino ang naimbitahan na lumahok sa programa o naglagay ng masyadong mahigpit na mga patakaran sa pakikilahok.
Ang iba pang mga karaniwang problema sa mga system ng mungkahi ng empleyado ay nagsasangkot ng tugon ng pamamahala sa mga mungkahi. Ang mga empleyado ay malamang na hindi lumahok sa programa kung nakakaranas sila ng mabagal na tugon, o walang tugon, sa kanilang mga mungkahi. Ang isang sistema ng mungkahi ay mabibigo din kung walang malinaw na paliwanag tungkol sa pagtanggap o pagtanggi ng mga mungkahi, o kung nakikita ng mga empleyado na ang pamamahala ay gumagawa ng mga kampi na hatol tungkol sa kung aling mga mungkahi ang dapat aprubahan. Panghuli, ang mga system ng mungkahi ay may posibilidad na lumikha ng mga problema para sa isang samahan kapag ang mga gantimpalang inalok para sa magagandang ideya ay hindi naaayon o mahulaan.
BIBLIOGRAPHY
Bell, Robert F. 'Bumubuo ng isang Mabisang Sistema ng Mungkahi.' IIE Solusyon . Pebrero 1997.
Chanesky, Wayne S. 'Ang Mungkahi Box Syndrome.' Modern Machine Shop . Pebrero 2006.
Dempsey, Mary. 'Kapangyarihan ng Mga Mungkahi.' Negosyo sa Detroit ng Crain . 6 Marso 1995.
Martin, Charles. Mga Sistema ng Mungkahi ng empleyado: Pagpapalakas ng Kakayahang Gumawa at Kita . Crisp Publications, 1997.
'Pagbabalik ng kahon ng Mungkahi.' Linggo ng industriya . 19 Enero 1998.
'Anim na Paraan upang Makakuha ng Mahusay na Mga Ideya mula sa Mga empleyado.' Executive na Babae . Marso-Abril 1996.
Ulfelder, Steve. 'Higit pa sa Kahon ng Mungkahi: Paano hinihimok ng mga tagapamahala sa mga kumpanya ng Pinakamahusay na Lugar ang libreng daloy ng mga ideya, mungkahi at pagbabago.' Computerworld . Hunyo 27, 2005.
Walter, Kate. 'Mga Ideya ng empleyado na Kumita ng Pera.' Magasin ng HR . Abril 1996.
Wells, Susan J. 'Mula sa Mga Ideya hanggang sa Mga Resulta.' Magasin ng HR . Pebrero 2005.
