Ang gumagawa ng isang relasyon sa isang PR na ahensya na gumana ay hindi naiiba mula sa kung bakit gumagana ang anumang mahusay na relasyon: Ang kimika ay dapat na naroroon, kailangan nila talagang 'makuha' kung ano ang sinusubukan mong gawin, at dahil lamang sa nagagawa nila patunayan ang nakaraang tagumpay sa nakaraang mga relasyon ay hindi nangangahulugang kinakailangan sila para sa iyo.
Ngunit tulad ng kaso sa maraming mga 'pagkakamali' na ginagawa natin sa buhay ... hindi mo alam kung ano ang hindi mo alam, at ang mga pagkabigo at maling hakbangin ay nagpapalaki sa amin. Gayunpaman, masarap pa rin magkaroon ang ilan ideya ng kung ano ang hahanapin upang maiwasan ang mga karaniwang pitfalls.
Sumandal ako sa ilang mga tagabunsod ng PR, na sumasaklaw sa mga kumpanya mula sa maliliit na mga butik hanggang sa mga ahensya sa buong mundo, upang makuha ang pinakamahusay na paraan upang mag-outsource ng PR at mga komunikasyon. Isaalang-alang ito ang iyong gabay na sampung hakbang para sa paghahanap ng pinakamahusay sa negosyo, kasama ang kung paano makasakay sa kanila at i-set up ito para sa tagumpay.
Narito kung ano ang dapat mong isaalang-alang bago at pagkatapos mong kumuha ng isang ahensya ng PR. Kung nagtatrabaho ka na sa isa, mayroong ilang magagandang paalala para sa iyo din dito.
1. Alamin kung ano ang sinusubukan mong makamit nang maaga.
Naglulunsad ka ba ng isang bagong kumpanya? Binago mo ba ang direksyon ng iyong negosyo at kailangan mo bang ayusin ang pang-unawa ng iyong tatak nang naaayon? Bago ka magsimulang makipag-ugnay sa mga ahensya ng PR, isaalang-alang ang problemang nais mong malutas. Emily Dunlop , Pinayuhan ng Senior Vice President ng PPR Worldwide na ito ang pinakamagandang lugar upang magsimula. 'Mahalagang magkaroon ng isang malinaw na sagot sa tanong na' ano ang sinusubukan kong magawa? ' Ang pagkakaroon ng isang malinaw na pagtingin sa iyong mga layunin ay gagawing mas simple ang pagkuha ng tamang ahensya ng PR na makakatulong sa iyo na makamit ang mga layuning iyon na mas simple, 'sabi niya.
Tiyaking makakakuha din ng tukoy. Ang simpleng 'pagkuha ng salita tungkol sa iyong tatak' ay maaaring parang isang problema sa shoo-in upang malutas, ngunit talagang dapat kang makakuha ng isang maliit na butil kaysa doon. Nais mo bang magsulat ang mga mommy blogger tungkol sa bagong solusyon sa paglilinis ng iyong kumpanya upang maaari kang mag-tap sa kanilang mga makapangyarihang network ng mga consumer at sa huli ay maghimok ng mga benta sa panahon ng paglilinis ng tagsibol? Ngayon na ang oras upang maging masama sa gusto mo mula sa PR, bago ka pa lumukso sa telepono o maglagay ng RFP.
2. Tiyaking handa ka na para sa PR. (Kabayo bago ang buggy.)
Tagapagtatag at CEO ng ahensya ng b Boutique DialedPR, Andrea Holland , mga puna, 'Dahil lang nais mong' malaman 'ng mga tao ang tungkol sa iyong negosyo ay hindi nangangahulugang handa ka na para sa PR.' Pinapayuhan niya na isaalang-alang mo muna ang sumusunod bago subukang bumuo ng isang diskarte sa PR.
Pwede ba ...
- Madaling patunayan kung paano naiiba ang iyong negosyo kaysa sa kumpetisyon?
- Malinaw na tinukoy ang iyong target na madla?
- Magbigay ng mga mapagkukunan upang mabisang mapamahalaan ang iyong na-outsource na PR?
- Nag-alok ng tagapagsalita na kausapin ang media?
- Makipagtulungan sa iyong itinalagang badyet ng PR para sa isang pinahabang panahon?
Kung tatama ka lamang sa tatlo sa limang mga bala sa itaas, mas makabubuting maghintay hanggang sa mas mahusay kang masangkapan upang makipagtulungan sa isang ahensya. Ang PR ay hindi maliit na piraso, at upang makita ang mga resulta dapat kang maging handa na magbadyet nang sapat upang lumikha ng isang komprehensibong programa na tumatagal nang lampas sa ilang buwan.
3. Itanong kung paano plano ng ahensya na sukatin ang tagumpay.
Marahil ito ang pinakamahalagang katanungan na maaari mong itanong. Ang pagsukat ay ang iyong barometro para sa kapaki-pakinabang na PR, at ang pinakamahusay na paraan upang maitakda ang iyong sarili (at ang iyong prospective na ahensya) para sa tagumpay ay sa pamamagitan ng pagkakaroon ng chat tungkol sa kung ano ang hitsura ng tagumpay sa iyo.
Gini Dietrich , Tagapagtatag at CEO ng mid-size na ahensya na si Arment Dietrich ay nagsabing, 'Maaari ba silang mag-usap ng mga sukatan? Hindi mga impression at pagtaas ng mga gusto sa Facebook, ngunit ang mga uri ng bagay na makakatulong sa iyong makabuo ng mas maraming kita. Nagtanong ba sila tungkol sa iyong mga layunin sa negosyo at nagawa nilang itali ang kanilang trabaho nang direkta sa kung ano ang iyong pinagtutuunan ng pansin? ' Sa palagay niya ang tamang pagsukat ay tungkol sa pagkilala kung saan mo nais ilipat ang karayom.
Naghahabol si Holland upang ibahagi mula sa kanyang mga karanasan sa pagbuo ng mga diskarte sa PR para sa mga pagsisimula. 'Ang isa sa pinakamalaking hamon ay ang pagtukoy sa kung ano ang hitsura ng tagumpay. Hindi tulad ng pagtatrabaho sa mas malalaki, naitatag na mga kumpanya, walang pag-access sa buwanang buwan o taon-taon na sukatan upang matulungan ang pagsukat o pagbaba. Sa parehong uri ng mga kliyente, maaaring maganap kaagad ang tagumpay, o maaaring tumagal ng 6 na buwan hanggang isang taon. Gayunpaman, ang isang mahusay na propesyonal sa PR ay maaaring magpayo at magmungkahi ng mga layunin na ma-hit batay sa mga kadahilanan tulad ng pagiging natatangi ng produkto, pagpopondo, kumpetisyon, malalim na kaalaman sa tanawin ng media, at iba pa. '
4. Ang mga ahensya ng iba't ibang laki ay nag-aalok ng iba't ibang mga benepisyo.
Ang laki ng ahensya ay mahalaga, sa isang degree. Ang laki ng ahensya ay makakaapekto sa lahat mula sa kung magkano ang iyong ginagastos sa personal na pansin na makukuha mo mula sa mga mas mataas sa poste ng ahensya ng ahensya. Ang mga solopreneur, ahensya ng b Boutique, mid-size, at mas malaki, sa buong mundo na mga ahensya ay nag-aalok ng iba't ibang mga benepisyo at pagdadalubhasa.
Kristen Tischhauser , Pamamahala ng Kasosyo ng PR firm talkTECH, nagmumungkahi na bigyang-pansin mo ang mga uri ng kliyente sa portfolio ng iyong prospective na ahensya. 'Kung ang portfolio ng ahensya ay binubuo ng karamihan sa mga maagang pagsisimula ng yugto at ikaw ay isang pagsisimula, kung gayon ito ay may katuturan para sa iyo. Kung ang ahensya ay gumagana para sa mga malalaking tatak at Fortune 500 mga kumpanya at ikaw ay isang pagsisimula, pagkatapos ay makaiwas. Ang iyong kumpanya ay magbabayad ng mataas na bayarin at malamang na hindi makuha ang pansin na kailangan mo at karapat-dapat na gumawa ng isang totoong splash sa press, 'sabi ni Tischhauser.
Inilalarawan ni Dietrich kung ano ang aasahan mula sa maliit, katamtaman, at mas malalaking ahensya:
- Ang isang ahensya ng boutique ay magiging napaka-kakayahang umangkop at maliksi. Magiging mas mabilis sila sa pagbabago ng mga uso at nagsusuot sila ng maraming mga sumbrero. Malamang gagana ka sa lahat mula sa CEO hanggang intern.
- Nagsisimula ang isang ahensya na nasa mid-size na magpakadalubhasa. Magkakaroon sila ng isang pangkat ng mga dalubhasa na nagtatrabaho sa iyo at masisimulan mong makita ang CEO nang hindi gaanong lumalaki ang kanyang negosyo.
- Ang isang malaking ahensya ay may kakayahang makipagtulungan sa iba pang mga tanggapan o mga ahensya ng kapatid na babae upang gawin ang anumang nais mo o kailanganin. Ang mga koponan ay may posibilidad na maging mas junior (maliban sa mga kaso tulad ng krisis o lobbying o regulasyon na gawain).
Iniisip ni Dunlop na ang laki ng ahensya ay hindi mahalaga kung ang iyong mga pangangailangan ay makikitang tinukoy. Kung kailangan mo ng pangunahing ugnayan sa media, maaaring gumana ang mga indibidwal na kontratista sa malalaking ahensya. Gayunpaman, ang bentahe ng isang ahensya na bahagi ng isang mas malaking network ng mga ahensya ay maaari kang magkaroon ng access sa isang mas malawak na hanay ng mga serbisyo na natutugunan ang iyong mga pangangailangan sa pag-unlad nila. Halimbawa, ang mas malalaking ahensya ay may posibilidad na magkaroon ng pandaigdigang maabot, mga koneksyon sa labas ng PR, at mga dalubhasang koponan (social media, responsibilidad sa lipunan, pamamahala ng mga isyu, atbp.). Ang kakayahang paunlarin ang ugnayan ng iyong ahensya habang nagbabago ang iyong negosyo ay nakabenta, 'dagdag niya.
5. Ano ang gagastusin nakasalalay sa iyong mga pangangailangan.
Hindi gaanong tungkol sa pagkilala ng halagang maaari mong gastusin ngayon at higit pa tungkol sa kung ano ang maaari mong pangakoin sa pangmatagalang. Dunlop nagkomento, 'Walang magic formula upang malaman ang iyong badyet sa PR - ginugol mo ang maaari mong gastusin. Ngunit, ang payo ko ay maghangad ng isang nagpatuloy, pinananatili na relasyon, upang makapagtulungan kayo bilang isang koponan, lumalakas na taon-taon. '
Naniniwala si Dietrich na ang iyong PR budget ay dapat na tukuyin batay sa kung ano ang iyong ginagastos sa marketing. 'Karamihan sa mga kumpanya ay gagastos ng halos sampung porsyento ng kanilang kita sa marketing. Kasama rito ang lahat mula sa mga trade show at advertising hanggang sa direktang mail at PR. Ang piraso ng PR ay dapat na tatlo hanggang limang porsyento. Kung hindi ka gagastos ng sampung porsyento sa marketing, maaari mong i-drill iyon hanggang sa tatlo hanggang limang porsyento ng iyong ginastos, 'sabi ni Dietrich.
Kung ikaw ay isang maagang yugto ng pagsisimula, inirekomenda ng Tischhauser na magbayad sa pagitan ng $ 4,500- $ 10k bawat buwan na mga nangunguna.
6. Ang lokasyon ay hindi dapat maging isang isyu.
Sa digital na mundo ngayon, ang kalapitan ay hindi dapat maging sagabal pagdating sa pagtatrabaho sa isang ahensya ng PR. Karamihan ay napupunta sa personal na kagustuhan, kung gaano mo pinahahalagahan ang mga pagpupulong na pansamantala kumpara sa malayuang pakikipagtulungan, at pagtatasa kung ang pagtatrabaho sa isang ahensya na nakabase sa isang nauugnay na merkado ay maaaring maging kapaki-pakinabang sa iyo.
Sumasang-ayon si Dietrich, 'Ang lokasyon ay hindi gaanong mahalaga kaysa dati ay dahil binuksan ng web ang pagkakataong makipagtulungan sa sinuman, saanman. Mas ituon ko ang pansin kung gusto mo o hindi sila at maaaring gumana nang tabi-tabi sa kanila araw-araw. '
Nagdagdag ng Tischhauser: 'Maliban kung sinusubukan mong mag-target ng isang tukoy na merkado na nakukuha sa' mga lokal '(halimbawa ng isang paglalakad na aso), ang lokasyon ay hindi dapat maging mahalaga. Ang mga kumpanya ay magiging virtual, ngunit kung mahalaga na makipagtagpo nang personal sa una o sa tatlong buwan, tiyaking nakasaad ito sa iyong kontrata. Karamihan sa mga oras, ang mga lingguhang tawag ay dapat sapat. '
7. Mag-ukol ng isang point person para sa pamamahala ng iyong ahensya ng PR.
Kapag natanggap mo na ang mga ito, isaalang-alang ang iyong ahensya ng isang extension ng iyong koponan sa bahay. Tulad ng mga empleyado sa loob ng bahay, kailangang pamahalaan ng isang tao ang mga ito at responsable para sa kanilang wastong pagsasama at paglago. Ang taong iyon ay dapat magkaroon ng solidong karanasan sa PR o ibang kaugnay na larangan.
Ayon kay Dunlop, 'Ang pinakamahalagang kalidad ng isang manager ng relasyon sa ahensya ay bukas sa isang diwa ng pakikipagsosyo. Hindi mo kailangang 'kumuha ng PR' upang maunawaan kung ano ang iyong pinagtutuunan upang magawa sa iyong ahensya. Kung ang iyong mga layunin sa negosyo at plano sa marketing ay malinaw, kung gayon ang kaalaman sa PR domain ay hindi dapat. Ngunit ang bukas na pag-iisip upang matuto at kumuha ng payo mula sa ahensya (at kabaliktaran) ay mahalaga sa pamamahala ng programa nang magkasama. '
8. Paano makasakay sa isang ahensya.
Tulad din ng onboarding ng isang bagong miyembro ng koponan, ang pagse-set up ng isang ahensya para sa tagumpay ay tungkol sa kung gaano mo kahusay na isama ang mga ito mula sa simula. At pinag-uusapan natin ang higit pa sa pagpapadala ng mga link sa iyong pahina ng korporasyon o nakaraang mga paglabas ng press.
'Ang pinakamabisang ugnayan ng ahensya ay pakikipagsosyo kung saan ang ahensya ay isang pagpapalawak ng iyong koponan. Bigyan sila ng impormasyon, dalhin sila sa panloob na bilog sa mga susunod na pag-unlad, at payagan ang direktang komunikasyon sa mga piling stakeholder sa iyong kumpanya. Ang mas matalinong ahensya ay nasa iyong negosyo at iyong paraan ng paggawa ng mga bagay, mas malakas ang iyong pinagsamang koponan, 'sabi ni Dunlop.
Dagdag ni Tischhauser, 'Sa pangkalahatan, dapat ibigay ng kumpanya sa ahensya ang kanilang mga assets tulad ng logo ng kumpanya, headshot ng mga tagapagtatag, mga bios, anumang mga nakaraang materyales sa pagmemensahe, at mga paglabas ng balita. Ang onboarding ay karaniwang tumatagal ng dalawa hanggang tatlong linggo upang ang ahensya ay maaaring gumawa ng isang malalim na pagsisid sa pagmemensahe, saliksikin ang tanawin / kakumpitensya ng industriya, pagkatapos ay lumikha ng isang timeline at i-curate ang isang pinasadyang listahan ng pindutin. '
Naniniwala si Dietrich na kahit higit pa ay kapaki-pakinabang. 'Kung tinanong mo ang mga tamang katanungan, kakailanganin ng ahensya ng pag-access sa iyong data, iyong plano sa negosyo, at iyong mga social network, kasama ang mga pagpapakilala sa media kung kanino ka na may mga relasyon.'
9. Magtrabaho upang mabuo ang tiwala, ang susi sa isang maligayang relasyon ng client-agency.
Talagang hindi ito lahat kakaiba kaysa sa ibang relasyon. Maging matapat, transparent, at magalang kapag nakikipag-usap at nagtatrabaho patungo sa iyong karaniwang layunin. Kung ikaw ang kliyente, tinanggap mo ang iyong ahensya dahil nagpakadalubhasa sila sa hindi mo alam, kaya't magtiwala sa kanila kapag gumawa sila ng isang rekomendasyon.
'Madaling mahulog sa isang tipikal na papel ng serbisyo sa kliyente at magkaroon ng ahensya o pagkonsulta na' oo 'sa iyo,' sabi ni Holland. 'Isang tanda ng isang mabuting propesyunal ng PR ay sinabi talaga nila sa iyo tulad nito ... kung mas mahusay itong ginagawa ng iyong mga kakumpitensya, kung bakit ang iyong balita ay mainip sa isang mamamahayag, o na ang mga libreng tanghalian / yoga at walang limitasyong PTO aren' t sapat upang gumawa ng mga headline. Ang pagkakaroon ng isang layunin na pananaw at kakayahang kumuha ng isang diskarte sa antas ng macro sa balita ay isa sa pinakamalaking pakinabang ng pagkuha ng isang vendor sa labas. Kung hindi ka kinukwestyon ng iyong ahensya, dapat mo silang kwestyunin. '
10. Tandaan, ang PR ay hindi gumagana sa isang vacuum.
Upang masulit na magamit ang pera na iyong ginagastos sa PR, kailangan itong isama sa iyong mas malawak na diskarte sa marketing. Payo ni Dunlop, 'Ang PR ay napakahalaga, ngunit hindi nag-iisa sa pagbuo o paghubog ng isang tatak o produkto. Ang hinaharap ay isa sa higit na pagsasama sa buong PR, panlipunan, digital na advertising, bayad na media at marami pa. Kaya, ang payo ko ay upang simulan ang pagsasama nang maaga, pagsasama-sama ng iba't ibang mga disiplina sa marketing at ahensya, at ihanay ang bawat isa sa isang karaniwang layunin. '
Tulad ng nakikita mo, maraming gawain ang dapat gawin sa iyong dulo bago ang oras para sa isang RFP. Kung magtanong ka ng mga tamang katanungan mula sa simula, ikaw at ang iyong ahensya ay maitatakda para sa tagumpay sa kalsada.
Maligayang pagkuha!
