Isang trabahador sa opisina ang pinatalsik pagkatapos sa kanya natuklasan ng employer ang kanyang sex blog . Ang isang waitress ay pinaputok dahil sa paglabas ng tungkol sa isang customer sa Facebook. Isang babae nawalan ng alok na trabaho sa Cisco dahil sa isang bagay na sinabi niya sa Twitter. Ang mga pangyayaring ito ay naglalarawan kung bakit maaaring maging matalino na lumikha ng isang patakaran sa social media para sa iyong mga empleyado.
'Sasabihin ko na ito ay ganap na mahalaga para sa anumang negosyo sa laki na may mga empleyado na magkaroon ng isang patakaran sa social media,' sabi ni Vivienne Storey, pangkalahatang tagapamahala ng Batas sa Blands , isang firm ng boutique law sa labas ng Sydney, Australia, na dalubhasa sa batas sa pagtatrabaho. Nagsusulat din si Storey para sa blog ng firm sa mga isyu sa patakaran sa social-media. 'Kung hindi mo gagawin, paano mo pamahalaan at subaybayan kung ano ang sinasabi tungkol sa kumpanya at kung paano ginagamit ang social media?'
Binabalangkas ng isang patakaran sa social media para sa mga empleyado ang mga alituntunin o prinsipyo ng korporasyon ng pakikipag-usap sa online na mundo. Kailangan mo ba ng isang malinaw na patakaran sa social media? Susuriin namin ang mga hakbang upang magawa ang pasyang iyon, pati na rin kung ano ang isasama at kung paano ipatupad ang bagong patakaran.
Pagsulat ng isang Patakaran sa Social Media: Pagpapasya Kung Kailan Lumilikha ng isang Patakaran sa Social Media
Ang isang patakaran sa social media ay maaaring maging unang linya ng depensa ng isang kumpanya upang mapagaan ang panganib para sa parehong employer at empleyado. Maaari ka nang magkaroon ng isang kasunduan sa pagiging kumpidensyal ngunit maaaring hindi ito sapat. Ang pagdaragdag ng ilang mga linya sa manwal ng empleyado upang linawin na ang kasunduan sa pagiging kompidensiyal na sumasaklaw sa mga pakikipag-ugnayan ng empleyado sa mga site ng social media ay maaaring sapat. Ngunit pinayuhan na lumikha ng isang hiwalay na patakaran sa social media upang magkaroon ng isang bagay na tukoy sa file at maa-access sa mga empleyado at alam nila ang pagkakaroon ng mga patakaran.
Jason Falls, isang strategist ng social media sa Social Media Explorer LLC sa Louisville, Kentucky, iniisip ang mga kumpanya na dapat magkaroon ng maraming mga patakaran sa social media. 'Bahagi ng problema iyan patakaran sa social media ay isang maling salita, 'sabi ni Falls. 'Ito ay higit pa sa pagsasabi lamang sa mga empleyado ng kung ano ang maaari at hindi magagawa sa mga computer ng kumpanya.'
Narito ang isang listahan ng ilang mga patakaran sa social media na ipinapahiwatig ng Falls na dapat isaalang-alang ng mga kumpanya ang paglikha:
• Code ng Pag-uugali ng empleyado para sa Online na Komunikasyon
• Code of Conduct ng empleyado para sa Representasyon ng Kumpanya sa Online na Komunikasyon
• Patakaran sa Pagbubunyag ng Blogging ng empleyado
• Patakaran sa Paggamit ng Facebook ng empleyado
• Patakaran sa Personal na Blog ng empleyado
• Patakaran sa Personal na Social Network ng empleyado
• Patakaran sa Personal na Twitter ng empleyado
• Patakaran sa LinkedIn ng empleyado
• Patakaran sa Corporate Blogging
• Patakaran sa Paggamit ng Corporate Blog
• Proseso ng Pag-apruba ng Post ng Corporate Blog
• Patakaran sa Komento ng Corporate Blog
• Patakaran sa Paggamit ng Pahina ng Facebook ng Corporate Facebook
• Corporate Facebook Public Komento / Patakaran sa Pagmemensahe
• Patakaran sa Corporate Twitter Account
• Patakaran sa Corporate YouTube
• Patakaran sa Pampublikong Komento sa Corporate YouTube
• Patakaran sa Password ng Kumpanya
'Bagaman mukhang walang kabuluhan ang pagbaybay ng mga patakaran para sa bawat social network, hindi iyon ang puntong iyon,' sabi ni Falls. 'Iba't ibang mga network ay may iba't ibang mga implikasyon para sa iba't ibang mga kumpanya.'
Mayroong dalawang mga diskarte sa paglikha ng isang patakaran sa social media. Maaari kang sumulat ng isang kumpletong patakaran sa social media na tumutugon sa lahat ng kasalukuyang magagamit na mga medium na panlipunan. O maaari kang magsulat ng mga patakaran kung kinakailangan mo sila. Halimbawa, kung ang iyong kumpanya ay walang pagkakaroon ng social media sa YouTube maaaring hindi mo na kailangang tugunan ang YouTube at paggamit ng video. Ngunit sa paglawak ng iyong negosyo magdagdag ka ng isang patakaran sa YouTube sa paglaon.
'Sasabihin kong mayroong dalawang malawak na kadahilanan para sa pagkakaroon ng isang hanay ng mga patnubay sa social media para sa bawat kumpanya: pamamahala ng krisis o pagkakataon sa tatak,' sabi ni Mario Sundar, ebanghelista ng pamayanan sa LinkedIn. 'Ang social media ay maaaring maging isang malaking pagkakataon para sa iyong mga empleyado upang matulungan ang pagbuo ng tatak ng iyong kumpanya, ngunit huwag kalimutan na mayroon ding isang malaking panganib para sa mga indibidwal na empleyado na hindi sinasadyang makapinsala sa tatak ng kumpanya at sa pamamagitan ng pagtukoy ng isang hanay ng mga patnubay na makakatulong ka na mabawasan ang panganib na iyon . '
Dig Deeper: Kailangan mo ba ng isang Patakaran sa Social Media?
Pagsulat ng isang Patakaran sa Social Media: Ano ang Dapat Mong Isama
Ang social media ay tungkol sa pagbabahagi at pakikipagtulungan. Sa kadahilanang ito naisip ni Sundar na ang pinakamahusay na paraan upang lumikha ng isang patakaran ay upang hanapin ang tinatawag niyang 'mga ebanghelisador ng social media' mula sa loob ng iyong kumpanya. 'Dalhin ang iyong pinaka-aktibong mga empleyado ng social media upang makipagtulungan at matulungan ang paggawa ng iyong mga alituntunin sa social media.' Ang pagsasama ng mga empleyado sa proseso ay lumilikha ng mga panloob na tagapagtaguyod para sa patakaran. Ang patakaran ay dapat na higit pa tungkol sa kung anong mga empleyado maaari gawin at pinakamahusay na kasanayan para sa paggamit ng social media kumpara sa lahat ng mga bagay na empleyado hindi pwede o hindi dapat gawin sa social media.
Kapag gumagawa ng isang patakaran, tiyaking:
1. Paalalahanan ang mga empleyado na pamilyar ang kanilang kasunduan sa kasunduan sa pagtatrabaho at mga patakaran na kasama sa manwal ng empleyado.
2. Sabihin na nalalapat ang patakaran sa multi-media, mga website sa social networking, mga blog at wiki para sa parehong propesyonal at personal na paggamit.
3. Ang mga pag-post sa Internet ay hindi dapat ibunyag ng anumang impormasyon na kumpidensyal o pagmamay-ari sa kumpanya o sa anumang third party na nagbunyag ng impormasyon sa kumpanya.
4. Kung ang isang empleyado ay nagkomento sa anumang aspeto ng negosyo ng kumpanya dapat silang malinaw na makilala ang kanilang sarili bilang isang empleyado at magsama ng isang disclaimer.
5. Ang disclaimer ay dapat na isang bagay tulad ng 'ang mga pananaw na ipinahayag ay akin lamang at hindi kinakailangang sumasalamin ng mga pananaw ng (pangalan ng iyong mga kumpanya).'
6. Ang mga pag-post sa Internet ay hindi dapat magsama ng mga logo o trademark ng kumpanya maliban kung ang pahintulot ay hiningi at bigyan.
7. Dapat igalang ng mga pag-post sa Internet ang copyright, privacy, patas na paggamit, pagsisiwalat sa pananalapi, at iba pang mga naaangkop na batas.
8. Ang mga empleyado ay hindi dapat mag-angkin o magpahiwatig na nagsasalita sila sa ngalan ng kumpanya.
9. Ang mga corporate blog, pahina ng Facebook, Twitter account, atbp., Ay maaaring mangailangan ng pag-apruba kapag nag-post ang empleyado tungkol sa kumpanya at industriya.
10. Na may karapatan ang kumpanya na humiling ng ilang mga paksa ay maiiwasan, mag-withdraw ng ilang mga post, at alisin ang mga hindi naaangkop na komento.
Kapag lumilikha ng isang patakaran sa social media hindi mo na kailangang likhain muli ang gulong. Maraming mga kumpanya kabilang ang Ang Cisco , IBM , Intel , Microsoft , at Razorfish ay nakabuo ng malinaw ngunit komprehensibong mga patakaran sa social media. Kung naghahanap ka para sa ilang magagandang halimbawa ng mga patnubay sa social media mula sa iba't ibang mga kumpanya ang Website ng Social Media Governance ay mayroong isang online database ng higit sa 100 mga patakaran sa social media.
Inirekomenda ni Falls ang Toolkit ng Mga Patakaran sa Social Media inaalok ng Toolkit Café sa halagang $ 149. Nagtatampok ang toolkit ng mga template para sa iba't ibang uri ng mga patakaran sa social media. Sinabi ni Storey: 'Maraming mga website na maaari mong kopyahin mula sa mga patakaran sa social media, ngunit sasabihin ko ring kumuha ng isang abugado na kasangkot at siguraduhin na ang iyong patakaran ay na-customize sa iyong kumpanya.
(Tandaan: Habang ang gabay na ito ay binubuo ng mga bagay na sinasabi ng mga eksperto na nainterbyu nating ligtas na isama, hindi ito dapat ipakahulugan bilang ligal na payo.)
Dig Deeper: Social Media Tool Kit ng May-ari ng Negosyo
Pagsulat ng isang Patakaran sa Social Media: Propesyonal na Paggamit at Paghihimok ng Personal na Paggamit ng Social Media
Ang isang patakaran sa corporate social media ay nagpapaalam sa mga empleyado kung ano ang kailangan nilang malaman upang maiparating nang epektibo ang mensahe ng kumpanya, at kung ano ang dapat at hindi dapat gawin.
'Ang iyong mga tauhan, kliyente at korporasyon ay nasa social media na at malamang na pinag-uusapan ang tungkol sa iyong kumpanya,' sabi ni Katrina Collier, tagapagtatag at direktor ng Nanalong Impression LTD , isang firm na nakabase sa London na tumutulong sa mga kumpanya sa pangangalap ng lipunan. 'Malinaw na mga alituntunin ay matiyak na ang iyong tatak ng kumpanya ay pinahusay at na ang iyong reputasyon ay hindi naiinis ng isang mabangis na pangungusap.'
Ito ay kapaki-pakinabang para sa mga empleyado na magkaroon ng kanilang input sa social media ng mga kumpanya. Maaari silang magkaroon ng mahusay na pananaw at opinyon upang ibahagi sa mga customer at kliyente. Ang mga empleyado ay isang kamangha-manghang mapagkukunan at makakatulong sa iyo na itaguyod ang iyong negosyo sa mga social network.
Dig Deeper: 12 Mga Tip para sa Pagtaas ng Iyong Pagkakaroon ng Social Media
Pagsulat ng isang Patakaran sa Social Media: Paano Maipatupad ang Patakaran
Ang aral na matutunan mula sa mga halimbawa ng pagpapaputok ng empleyado at kung paano pinili ng ilang mga kumpanya na tugunan ang social media ay upang linawin ang patakaran hangga't maaari.
Ang pinakamahusay na mga format para sa patakarang ito ay upang unang sabihin ang patakaran at sundin sa isang bullete breakout ng mga pangunahing punto. Kasama sa patakaran ng Microsoft ang isang seksyon na madalas itanong na higit na nililinaw ang patakaran para sa mga empleyado. Catherine Allen, bise presidente sa SHIFT Komunikasyon isang ahensya ng relasyon sa publiko na may mga tanggapan sa Boston, San Francisco, at New York, ay nagmungkahi ng pag-alok ng mga alituntunin o pinakamahuhusay na kasanayan. Ang firm ni Allen ay lumikha ng isang draft ng mga rekomendasyon sa social media na ang mga kumpanya ay maaaring mag-tweak upang magkasya sa kanilang mga pangangailangan. 'Ang aming firm ay nilikha ito batay sa oras ng pagsasaliksik sa iba pang mga alituntunin ng mga kumpanya, upang matulungan ang streamline ng proseso para sa aming mga kliyente.'
Kapag natapos na ang patakaran sa social media, mahalagang ipaalam sa iyong mga empleyado na may pagbabago sa kasunduan sa empleyado na pirmahan ng bawat empleyado nang sila ay tinanggap. Ang isang e-mail o memo ay dapat na maipadala sa lahat ng mga empleyado kasama ang isang kopya ng bagong patakaran o isang link kung saan maaari nilang tukuyin ang patakaran. Ang pagtuturo sa iyong mga empleyado sa patakaran sa social media ay makakatulong upang masugpo ang mga hindi magandang mangyari.
Dig Deeper: Higit pa tungkol sa Mga Yamang-Tao
Pagsulat ng isang Patakaran sa Social Media: Karagdagang Mga Mapagkukunan
