Ang pagpapaputok lamang ng iyong email app ay nakakuha ng balikat. At ang kaguluhan para sa paparating na bakasyon ay napinsala ng pag-iisip ng malugod na pag-uwi ng libu-libong mga email na hindi nasagot.
Kung ang pagbabasa at pagtugon sa mga email ay nag-iwan sa iyo ng pagod at api, oras na upang kontrolin ang iyong inbox .
Hindi Ito Gumagawa
Kung katulad ka ng karamihan sa mga tao, nag-click ka sa mga tukoy na mensahe upang makita kung ano ang nangyayari. Minsan, nagrereply ka. Minsan markahan mo ang isang bagay bilang nabasa. Ang iba pang mga mensahe na nabasa mo pagkatapos ay isara, posibleng 'bituin,' ang mga ito na may hangaring bumalik sa kanila sa paglaon.
Hindi ito gumagana dahil halos hindi ka na makakabalik sa kanila. Samantala, may mga bagong email na dumarating na itulak ang mga mas malalalim sa listahan ... at mas malayo sa iyong kamalayan.
Habang ang iyong inbox ay magiging kalat at puno ng jam, ganoon din ang iyong isip. At lahat ng mga hindi nag-aambag na email na nasa likod ng iyong isipan tulad ng Sword of Damocles.
Hindi nakakagulat na hindi ka nakatuon. Hindi nakakagulat na ang mga mensahe ay nahuhulog sa mga bitak. Hindi nakakagulat na nai-stress ka.
Baguhin ang Paraang Iniisip Mo sa Inbox mo
Ang dalawang simpleng paglilipat ng paradaym ay maaaring magkaroon ng isang epekto ng tectonic sa iyong inbox:
Paradigm Shift # 1: Hindi dapat manatili ang email sa iyong inbox.
Isipin ang iyong inbox bilang iyong counter sa kusina at isang inbox na puno ng mga bagong mensahe bilang isang malaking bag ng mga groseri. Hindi mo iiwan ang mga groseriya sa counter, hindi ba?
Hindi, ilalagay mo ang mga nabubulok sa ref, mga de-latang produkto sa aparador, asukal at harina sa pantry. Nakuha mo ang ideya.
Kaya bakit mo iniiwan ang lahat ng mga email sa iyong inbox? Ilayo mo sila!
Paradigm Shift # 2. Mas mahusay na maghanap kaysa mag-uri-uriin.
Noong unang panahon, kailangan mong pag-uri-uriin ang bawat email sa isang uri ng detalyadong istraktura ng folder. Ngunit ang mga araw na iyon ay matagal nang nawala.
Ang pinakamahusay na paraan upang 'mailagay' ang email sa mga araw na ito ay, sa sandaling nakitungo ka rito, i-archive ito.
Ngayon, huwag magalala, ang mensahe ay hindi nawala. Mahahanap mo ito kahit kailan mo gusto sa pamamagitan ng paggamit ng function ng paghahanap ng email app.
Gawin ang Mga Paradigm Shift na Ito upang Magtrabaho
Paano mo mailalapat ang mga paradahang ito sa pundasyon? Gusto kong manghiram ng isang balangkas na inilalarawan ng aking kaibigan na si Ari Meisel sa kanyang libro, Hindi Gagawin, Mas Buhay .
Kailan man umupo ka upang suriin ang iyong mga email, may dapat kang gawin tungkol sa bawat email.
Bilang isang tala sa tabi, patayin ang iyong mga notification sa email at huwag suriin para sa mga bagong email tuwing limang minuto. I-block, sabihin nang 30 minuto nang paisa-isa, at suriin ang email 2-3 beses lamang sa isang araw.
Ngayon kapag tumitingin ka sa isang bagong email, agad na gawin ang isa sa mga sumusunod:
Harapin mo
Kung tatagal lamang ng 1-3 minuto, pagkatapos ay magpatuloy at tumugon sa email. Pagkatapos i-archive ito.
Tanggalin ito
Kung walang pagkilos para sa iyo na gawin sa email, pagkatapos ay alisin ito sa pamamagitan ng pag-archive nito. Sa bisa, 'tinanggal' mo ang email mula sa iyong inbox ngunit mahahanap mo pa rin ito sa paglaon kung kailangan mo.
Ipagpaliban mo ito
Ngayon kung kailangan mong tumugon sa isang email, ngunit hindi mo ito magagawa sa eksaktong sandaling ito, pagkatapos ay maaari mo itong ipagpaliban sa isa sa maraming mga paraan:
- Ilipat ito sa isang folder na Dapat Gawin
- Idagdag ang email sa Mga Gawain sa Gmail (o isang katulad na tampok sa iyong email app)
- I-email ito sa iyong Asana account, upang gawing isang gawain
- Gumamit ng Boomerang, isang libreng plugin, upang maibalik sa iyo ang email sa isang hinaharap na petsa
Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang sa itaas, hihinto ang iyong mga email sa pag-iipon sa iyong inbox.
Kung Saan Pupunta Dito
Mula ngayon, kumilos sa bawat piraso ng email upang alisin ito mula sa iyong inbox: Makipag-ugnay dito, Tanggalin (i-archive) ito, o I-defer ito. Anuman ang gagawin mo sa iyong mga bagong email, huwag hayaan silang umupo sa iyong inbox!
At paano ang backlog ng mga email sa iyong inbox?
Pumili ng isang threshold o panahon kung kailan ang mga email ng isang tiyak na edad ay hindi na mahalaga. Halimbawa, kunin ang lahat ng mga email na mas matanda sa anim na linggo (o kung ano man ang threshold na pinili mo), markahan ang mga ito bilang nabasa, at i-archive ang mga ito.
Para sa natitirang mga email, itabi ang mga ito, minsan at para sa lahat.
Maaari itong tumagal ng ilang oras, ngunit bago mo ito nalalaman, nakamit mo ang Inbox Zero.
Ang iyong inbox - pati na rin ang iyong isip - ay naging hindi maayos. Makakahinga ka ng maluwag ngayon at masisiyahan ka ulit sa email.
