Ang mga e-mail ang pinakakaraniwang dokumento sa mundo ng negosyo. Sa kasamaang palad, maraming mga e-mail ang hindi maganda nakasulat na ang mga tatanggap ay dapat magpumiglas upang malaman kung bakit binabasa nila ang e-mail at kung ano ang dapat nilang gawin tungkol dito.
Tandaan: upang mahasa ang iyong mga kasanayan sa pag-email, mag-sign up para sa aking libreng lingguhang newsletter.
Narito ang isang walang palya na pamamaraan upang magsulat ng mga e-mail na nakatapos ng trabaho.
1. Magkaroon ng isang tiyak na desisyon sa isip.
Ang layunin ng isang e-mail ay palagi upang makuha ang (mga) tatanggap na gumawa ng isang pagpapasya ng ilang uri. Kung hindi man, bakit abala ang pagsulat nito?
Samakatuwid, bago ka magsulat ng anumang bagay, tanungin ang iyong sarili: saktong anong desisyon ang nais kong gawin ng tatanggap?
Tulad ng lahat ng pagsusulat ng negosyo, ang hindi malinaw ay kabaligtaran ng kapaki-pakinabang. Mas malinaw ang layunin, mas nakakumbinsi ang iyong e-mail.
2. Magsimula sa pamamagitan ng pagsulat ng iyong konklusyon.
Ang iyong konklusyon ay isang pahayag ng desisyon na nais mong gawin ng tatanggap, batay sa nilalaman ng iyong e-mail.
Sa paaralan, malamang tinuruan ka nilang magsimula sa isang pagpapakilala at magtapos sa isang konklusyon. Mali
Walang sinuman sa mundo ng negosyo ang may oras na gumala sa pagbuo ng isang ideya. Kung hindi mo sasabihin sa kanila ang dahilan para sa e-mail kaagad, malamang na magpatuloy lamang sila.
Kaya't nagsisimula ka sa iyong konklusyon. Halimbawa, ipagpalagay na ang iyong layunin ay aprubahan ang iyong boss ng isang in-house gym.
MALI:
Jim,
Tulad ng alam mo, ang pagkawala ng empleyado ay karaniwang kinikilala bilang isang patuloy na problema sa isang matarik na epekto sa pananalapi, kapwa sa aming kumpanya at sa iba pang mga kumpanya sa aming mga industriya. [yada, yada, yada] Samakatuwid, dapat nating isaalang-alang ang paglalaan ng pera para sa pag-install ng isang gym sa aming pasilidad ng headquarter.
KANAN:
Jim,
Nais kong aprubahan mo ang pag-install ng isang in-house gym.
3. Istraktura ang iyong sumusuporta sa argumento sa 'natutunaw na mga tipak.'
Kapag naitala mo na ang iyong konklusyon, marshall ang mga argumento na sumusuporta sa iyong konklusyon (ibig sabihin, ang desisyon na nais mong gawin). Upang gawin ang iyong mga argumento na 'natutunaw,' gupitin ito sa maliit na 'mga tipak,' at ipakita ang bawat punto na may katulad na format at istraktura ng pangungusap.
MALI:
Ayon sa isang kamakailang nai-publish na ulat ng gobyerno, ang fitness sa pangkat ng pangkat ay napakahalaga kahit na napakakaunting mga kumpanya ang talagang nagpapakita ng isang pangako dito Maraming mga kumpanya ang kinikilala ang pisikal na fitness bilang isang undervalued mapagkumpitensyang asset, ngunit walang isang plano para sa pagpapabuti sa lugar na ito, kahit na ang pisikal na fitness ay mahigpit na naka-link sa corporate at indibidwal na pang-ekonomiya at personal na tagumpay. Pakiramdam ko na kung hindi natin tutugunan ang isyu ng pisikal na fitness dahil pinahuhusay nito ang pagiging produktibo sa lugar ng trabaho, maiiwan tayo.
KANAN:
Ang isang in-house gym ay:
- Bawasan ang pagliban.
- Taasan ang pangkalahatang pagiging produktibo.
4. Palakasin ang bawat argumento na may katibayan.
Nasabi na ang bawat isa ay may dalawang bagay: isang spinkter at isang opinyon. Maliban kung magbigay ka ng mga katotohanan na i-back up ang iyong mga argumento, ang iyong e-mail ay naging isang higante, opinyon at samakatuwid, sa mata ng tatanggap, malamang na parang isa ka, higante ... mabuti ..., nakuha mo ang ideya .
MALI:
Ang isang in-house gym ay magbabawas sa absenteeism sapagkat gugustuhin ng mga tao na magtrabaho sa halip na manatili sa bahay at hindi sila gaanong magkakasakit.
KANAN:
- Bawasan ang pagliban. Ayon sa isang survey ng National Health Institute ng 1,000 mga kumpanya, ang mga kumpanyang may mga in-house na gym ay nakakaranas ng 20% na mas mababa sa absenteeism kaysa sa mga walang ganitong mga pasilidad.
5. Ulitin ang iyong konklusyon bilang isang 'call to action.'
Sa pagtatapos ng e-mail, muling isulat ang konklusyon sa paraang nagbibigay sa tatanggap ng susunod na hakbang na dapat gawin ng tatanggap, sa pag-aakalang sumasang-ayon na ang tatanggap sa iyong konklusyon, batay sa lakas ng iyong mga argumento at katibayan. Panatilihing simple at tiyak ito.
MALI:
Ang iyong suporta para sa proyektong ito ay lubos na pahalagahan.
KANAN:
Kung tumugon ka sa e-mail na ito sa iyong pag-apruba, sisimulan ko ang proseso.
6. Idikit ang isang benepisyo sa linya ng paksa.
Ang iyong linya ng paksa (aka 'pamagat') ay ang pinakamahalagang bahagi ng isang e-mail, na ang dahilan kung bakit mo ito huling isinulat, pagkatapos mong isulat ang iyong konklusyon at ang mga argumento at katibayan na sumusuporta sa konklusyon na iyon.
Sa isip, ang isang linya ng paksa ay dapat na magawa ang dalawang mahahalagang gawain: 1) sapat na interesin ang tatanggap upang ang e-mail ay mabuksan at mabasa, at 2) ipahiwatig ang konklusyon na nais mong tanggapin ng tatanggap.
Sa karamihan ng mga kaso, ang pinakamahusay na paraan upang magawa ang parehong mga gawain ay upang i-encapsulate ang isang benepisyo (o mga benepisyo) na magreresulta mula sa desisyon na nais mong gawin ng tatanggap.
MALI:
Paksa: Ang Epekto sa Pangkalusugan ng Mga Programang Fitness sa empleyado ng In-House
KANAN:
Paksa: Paano namin mababawas ang absenteeism
Upang balutin ito, narito ang dalawang e-mail:
MALI:
Sa: Jim@Acme.com
Paksa: Ang Epektong Pangkalusugan ng Mga Programang Fitness sa empleyado ng In-House
Jim,
Tulad ng alam mo, ang pagkawala ng empleyado ay karaniwang kinikilala bilang isang patuloy na problema sa isang matarik na epekto sa pananalapi, kapwa sa aming kumpanya at sa iba pang mga kumpanya sa aming mga industriya. Ang isang in-house gym ay magbabawas sa absenteeism sapagkat gugustuhin ng mga tao na magtrabaho sa halip na manatili sa bahay at hindi sila gaanong magkakasakit. Samakatuwid, dapat nating isaalang-alang ang paglalaan ng pera para sa pag-install ng isang gym sa aming pasilidad ng punong tanggapan. Ang iyong suporta para sa proyektong ito ay lubos na pahalagahan.
Jill
KANAN:
Sa: Jim@Acme.com
Paksa: Paano namin mababawas ang absenteeism
Jim,
Nais kong aprubahan mo ang pag-install ng isang in-house gym. Ito ay:
- Bawasan ang pagliban. Ayon sa isang survey ng National Health Institute ng 1,000 mga kumpanya, ang mga kumpanyang may mga in-house na gym ay nakakaranas ng 20% na mas mababa sa absenteeism kaysa sa mga walang ganitong mga pasilidad.
- Taasan ang pagiging produktibo. Mayroon kaming 50% higit na absenteeism kaysa sa iba pang mga firm sa aming industriya, kaya ang pagbawas ng bilang na 20% ay awtomatikong tataas ang aming pagiging produktibo ng 10%.
Kung tumugon ka sa e-mail na ito sa iyong pag-apruba, sisimulan ko ang proseso.
Jill
Seryoso, alin sa dalawang e-mail ang sa palagay mo ay mas malamang na ilipat ang iyong agenda?
Tulad ng post na ito? Kung gayon, mag-sign up para sa libreng newsletter ng Source ng Sales .
