Ang nagwagi sa bawat kumpetisyon sa negosyo ay palaging sinumang nakikipag-usap nang mas malinaw. Kung nakikipag-usap ka man sa mga empleyado, bosses, kasamahan, o customer, ang iyong kakayahang makuha ang nais mo na hinge sa kung gaano ka kahusay makipag-usap at magsulat.
Sa pag-iisip na ito, narito ang limang pangunahing mga patakaran na nalalapat sa isa-sa-isa, isa-sa-marami, at maraming-sa-maraming mga komunikasyon na magkatulad:
1. Palaging alam ang 'bakit.'
Tuwing nakikipag-usap ka sa trabaho, nagsasayang ka lang ng oras at lakas kung hindi mo alam ang dahilan kung bakit nagaganap ang komunikasyon.
Bago ka magpasimula ng anumang komunikasyon, tanungin ang iyong sarili, 'Ano ang sinusubukan kong magawa?' Kahit na ang chitchat ay dapat magkaroon ng isang layunin, kahit na upang mabuo lamang ang pakikipagkaibigan.
Kung may ibang nagsisimula ng pag-uusap, tanungin ang iyong sarili, 'Bakit nagaganap ang pag-uusap na ito?' Kung ang sagot ay hindi halata, gabayan ang dayalogo sa 'bakit' nito.
Ang pag-unawa at pagtuon sa 'bakit' ay nagbibigay-daan sa iyo upang maiwasan ang mga isyu sa gilid at ratholes na maaaring hindi maitago ang sitwasyon.
2. Makipag-usap ng damdamin nang personal.
Ang anumang komunikasyon na may mataas na emosyonal na nilalaman ay dapat na maihatid nang personal (kung maaari at praktikal) o sa pamamagitan ng telepono at teleconferencing (kung hindi).
Halimbawa, kung mayroon kang magagandang balita na makakapag-stoke ng lahat, ito ay magiging mas epektibo at lumikha ng mas positibong enerhiya kung ihahatid mo ito nang personal.
Ang isang pagpupulong sa pangkat upang ipahayag ang isang malaking panalo sa benta, halimbawa, ay tulad ng isang instant na pagdiriwang. Sa kaibahan, ang isang email na nag-anunsyo ng parehong panalo ay tila isang pag-iisip.
Katulad nito, kung mayroon kang masamang balita o batikos, mas mahusay itong matanggap, at mas malamang na maging kapaki-pakinabang, kung naihatid ito nang personal. Kung gumagamit ka ng email, mukhang wala kang pakialam o duwag ka.
3. Makipag-usap ng mga katotohanan sa pamamagitan ng email.
Ang anumang komunikasyon na pangunahing katotohanan ay dapat ipabatid sa pagsulat para sa dalawang mahahalagang kadahilanan:
Nananatili lamang ang mga tao ng isang maliit na porsyento ng mga katotohanan kapag nakikipag-usap sila nang pasalita. Samakatuwid, ang pagkakaroon ng isang nakasulat na tala ng mga katotohanang iyon ay nakakatulong na matiyak na hindi sila mawala kapag oras na upang gumawa ng mga desisyon.
Tulad ng itinuro ko sa 'Bakit Hindi Ka Dapat Magkaroon ng Mga Pagpupulong sa Pag-update,' ang pakikipag-usap ng mga katotohanan sa salita sa malalaking grupo ay labis na hindi mabisa. Mas mahusay na gumamit ng email upang mapabilis ang lahat at pagkatapos ay magkaroon ng talakayan tungkol sa kung ano ang kailangang magawa.
4. Makinig nang higit pa kaysa sa pinag-uusapan.
Pangkalahatan, ang panuntunang ito ay inilalapat sa mga personal na pag-uusap, ngunit nalalapat din ito sa pabalik-balik na mga email at mga post sa social-media. Marahil na 'mas mahusay na makatanggap kaysa sa magbigay' ay magiging isang mas mahusay na paraan upang mailagay ito.
Sa anumang kaso, halos palaging isang masamang ideya na subukang mangibabaw sa anumang pag-uusap o komunikasyon, dahil kung ikaw ay motor-mouthing (o motor-mailing), wala kang natututunan.
Gayundin, kapag nakatuon ka sa iyong output, ginagawa mo ang komunikasyon tungkol sa iyo. Tulad ng ipinaliwanag ko sa 'Paano Magkaroon ng isang Makahulugan na Pakikipag-usap,' sa mga sitwasyon sa negosyo, ang komunikasyon ay hindi tungkol sa iyo. Palagi itong tungkol sa ibang tao.
5. Pasimplehin ang iyong mga mensahe.
Ang bawat isa sa mundo ng negosyo ngayon ay naghihirap mula sa napakalaking impormasyon na labis na karga, na lumilikha ng tila walang katapusang pagkalito at stress.
Kung nais mong putulin ang ingay, kailangan mong gawing simple at madaling digest ang iyong mensahe hangga't maaari. Ang aking mga post na '5 Libreng Apps Na Gawin Mong Mukhang Matalino' at '8 Mga Kasanayan sa Pakikipag-usap na Pinapatay ang Kredibilidad' ay nagpapaliwanag kung paano mas mahuhusay ang iyong mga mensahe.
