Ang average na empleyado ng U.S. ay gumastos ng halos isang-kapat ng workweek na pagsusuklay sa daan-daang mga email nagpapadala at tumatanggap tayong lahat araw-araw.
Ngunit sa kabila ng katotohanang nakadikit kami sa aming mga pindutan ng pagtugon, sinabi ng career coach na si Barbara Pachter na maraming mga propesyonal pa rin hindi alam kung paano gumamit ng email nang naaangkop.
Sa katunayan, dahil sa dami ng mga mensahe na binabasa at sinusulat natin araw-araw, maaaring mas madaling makagawa tayo ng nakakahiyang mga pagkakamali - at ang mga pagkakamaling iyon ay maaaring magkaroon ng mga seryosong kahihinatnan sa propesyonal.
Binabalangkas ni Pachter ang mga pangunahing kaalaman sa modernong pag-uugali sa email sa kanyang libro Ang Mga Mahahalaga sa Patas ng Pamamagitan ng Negosyo . Inilabas namin ang pinakamahalagang mga panuntunang kailangan mong malaman.
Si Vivian Giang at Rachel Sugar ay nag-ambag sa mga naunang bersyon ng artikulong ito.
1. Magsama ng isang malinaw, direktang linya ng paksa.
Ang mga halimbawa ng isang mahusay na linya ng paksa ay kasama, 'Binago ang petsa ng pagpupulong,' 'Mabilis na tanong tungkol sa iyong pagtatanghal,' o 'Mga Mungkahi para sa panukala.'
'Ang mga tao ay madalas na nagpasiya kung magbubukas ng isang email batay sa linya ng paksa,' sabi ni Pachter. 'Pumili ng isa na ipaalam sa mga mambabasa na tinutugunan mo ang kanilang mga alalahanin o mga isyu sa negosyo.'
2. Gumamit ng isang propesyonal na email address.
Kung nagtatrabaho ka para sa isang kumpanya, dapat mong gamitin ang email address ng iyong kumpanya. Ngunit kung gumagamit ka ng isang personal na email account - kung ikaw ay nagtatrabaho sa sarili o tulad ng paggamit nito paminsan-minsan para sa mga pagsusulat na nauugnay sa trabaho - dapat kang mag-ingat sa pagpili ng address na iyon, sabi ni Pachter.
Dapat ay palaging mayroon kang isang email address na nagpapadala ng iyong pangalan upang alam ng tatanggap nang eksakto kung sino ang nagpapadala ng email. Huwag kailanman gumamit ng mga email address (marahil mga labi ng iyong mga grade-school na araw) na hindi naaangkop para magamit sa lugar ng trabaho, tulad ng 'babygirl @ ...' o 'beerlover @ ...'-- gaano man ka mahal ang malamig na magluto.
3. Mag-isip ng dalawang beses bago pindutin ang 'Tumugon lahat.'
Walang nais na magbasa ng mga email mula sa 20 mga tao na walang kinalaman sa kanila. Ang pagwawalang bahala sa mga email ay maaaring maging mahirap, na maraming tao ang nakakakuha ng mga abiso ng mga bagong mensahe sa kanilang mga smartphone o nakakaabala ang mga pop-up na mensahe sa kanilang mga computer screen. Pigilan ang pagpindot sa 'Sagot Lahat' maliban kung sa tingin mo talaga lahat ng nasa listahan ay kailangang makatanggap ng email, sabi ni Pachter.
4. Magsama ng isang bloke ng lagda.
Ibigay ang iyong mambabasa na may ilang impormasyon tungkol sa iyo, nagmumungkahi si Pachter. 'Sa pangkalahatan, isasaad nito ang iyong buong pangalan, pamagat, pangalan ng kumpanya, at ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay, kabilang ang isang numero ng telepono. Maaari ka ring magdagdag ng kaunting publisidad para sa iyong sarili, ngunit huwag lumampas sa anumang mga sinasabi o likhang sining. '
Gumamit ng parehong font, laki ng uri, at kulay tulad ng natitirang email, sinabi niya.
5. Gumamit ng mga propesyonal na pagbati.
Huwag gumamit ng mahinahon, kolokyal na mga expression tulad ng, 'Hoy kayong mga tao,' 'Yo,' o 'Kumusta mga tao.
'Ang nakakarelaks na likas na katangian ng aming mga sulatin ay hindi dapat makaapekto sa pagbati sa isang email,' sabi niya. 'Hey ay isang napaka-impormal na pagbati at sa pangkalahatan ay hindi ito dapat gamitin sa lugar ng trabaho. At hindi rin okay si Yo. Gumamit ng Kumusta o Kumusta sa halip. '
Pinapayuhan din niya ang laban sa pagpapaikli ng pangalan ng sinuman. Sabihin, 'Kumusta Michael,' maliban kung sigurado ka na mas gusto niyang tawaging 'Mike.'
6. Gumamit ng matipid na mga puntos ng tandang.
Kung pipiliin mong gumamit ng isang tandang padamdam, gumamit lamang ng isa upang maiparating ang kaguluhan, sabi ni Pachter.
'Ang mga tao kung minsan ay nadala at inilalagay ang isang bilang ng mga exclamation point sa pagtatapos ng kanilang mga pangungusap. Ang resulta ay maaaring lumitaw masyadong emosyonal o wala pa sa gulang, 'sumulat siya. 'Ang mga puntong panunaw ay dapat gamitin nang kaunti sa pagsulat.'
7. Mag-ingat sa pagpapatawa.
Madaling mawala ang katatawanan sa pagsasalin nang walang tamang tono o ekspresyon ng mukha. Sa isang propesyonal na palitan, mas mahusay na iwanan ang katatawanan sa labas ng mga email maliban kung kilala mo nang mabuti ang tatanggap. Gayundin, ang isang bagay na sa palagay mo nakakatawa ay maaaring hindi nakakatawa sa iba.
Sinabi ni Pachter: 'Ang isang bagay na pinaghihinalaang nakakatawa kapag sinasalita ay maaaring magkakaiba-iba kapag nakasulat. Kapag may pag-aalinlangan, iwanan ito. '
8. Malaman na ang mga tao mula sa iba`t ibang kultura ay iba ang pagsasalita at pagsulat.
Ang maling komunikasyon ay madaling mangyari dahil sa pagkakaiba sa kultura , lalo na sa pormularyo ng pagsulat kung hindi namin makita ang wika ng katawan ng bawat isa. Ipasadya ang iyong mensahe sa background ng kultura ng tatanggap o kung gaano mo ito kakilala.
Ang isang mabuting panuntunang isasaisip, sabi ni Pachter, ay ang mga kulturang may kontekstong konteksto (Japanese, Arab, o Chinese) na nais na makilala ka bago ka makipagsosyo sa iyo. Samakatuwid, maaaring maging pangkaraniwan para sa mga kasama ng negosyo mula sa mga bansang ito na maging mas personal sa kanilang mga sulatin. Sa kabilang banda, mas gusto ng mga tao mula sa mga kultura na mababa ang konteksto (Aleman, Amerikano, o Scandinavian) na mabilis na makapunta sa puntong ito.
9. Tumugon sa iyong mga email - kahit na ang email ay hindi inilaan para sa iyo.
Mahirap na tumugon sa bawat email message na ipinadala sa iyo, ngunit dapat mong subukan, sabi ni Pachter. Kasama ito nang hindi sinasadyang maipadala sa iyo ang email, lalo na kung ang nagpadala ay umaasa ng isang tugon. Ang isang tugon ay hindi kinakailangan ngunit nagsisilbing mahusay na pag-uugali sa email, lalo na kung ang taong ito ay gumagana sa parehong kumpanya o industriya tulad mo.
Narito ang isang halimbawang tugon: 'Alam kong napaka abala mo, ngunit sa palagay ko hindi mo sinasadya na ipadala sa akin ang email na ito. At nais kong ipaalam sa iyo upang maipadala mo ito sa tamang tao. '
10. Proofread bawat mensahe.
Ang iyong mga pagkakamali ay hindi mapapansin ng mga tatanggap ng iyong email. 'At, depende sa tatanggap, maaari kang hatulan para sa paggawa sa kanila,' sabi ni Pachter.
Huwag umasa sa mga spell-checker. Basahin at basahin muli ang iyong email ng ilang beses, mas mabuti nang malakas, bago ito i-off.
'Isang tagapamahala ang nilayon na magsulat,' Paumanhin sa abala, 'sabi ni Pachter. 'Ngunit umasa siya sa kanyang spell-check at nagtapos sa pagsulat, 'Paumanhin para sa kawalan ng pagpipigil.'
11. Huling idagdag ang email address.
'Hindi mo nais na magpadala ng isang email nang hindi sinasadya bago mo natapos ang pagsulat at pagpapatunay ng mensahe,' sabi ni Pachter. 'Kahit na tumutugon ka sa isang mensahe, magandang pag-iingat na tanggalin ang address ng tatanggap at ipasok lamang ito kapag natitiyak mong handa nang ipadala ang mensahe.'
12. I-double check na napili mo ang tamang tatanggap.
Sinabi ni Pachter na magbayad ng maingat na pansin kapag nagta-type ng isang pangalan mula sa iyong address book sa linya ng 'to' ng email. 'Madaling mapili ang maling pangalan, na maaaring nakakahiya sa iyo at sa taong tumatanggap ng email nang hindi sinasadya.'
13. Panatilihing klasiko ang iyong mga font.
Ang Lila Comic Sans ay may isang oras at lugar (siguro?). Ngunit para sa pagsusulatan ng negosyo, panatilihing klasiko ang iyong mga font, kulay, at laki.
Ang panuntunang kardinal: Ang iyong mga email ay dapat na madali para mabasa ng ibang tao.
'Sa pangkalahatan, pinakamahusay na gumamit ng uri ng 10 o 12-point at isang madaling basahin na font tulad ng Arial, Calibri, o Times New Roman,' payo ni Pachter. Tulad ng para sa kulay, itim ang pinakaligtas na pagpipilian.
14. Panatilihin ang mga tab sa iyong tono.
Tulad ng pagkawala ng mga biro sa pagsasalin, ang tono ay madaling magkamali nang walang konteksto na makukuha mo mula sa mga boses na boses at ekspresyon ng mukha. Alinsunod dito, madaling lumabas nang mas bigla na maaaring inilaan mo: Ibig mong sabihin 'prangka,' binasa nila 'galit at pintas.'
Upang maiwasan ang hindi pagkakaunawaan, inirerekumenda ni Pachter na basahin mo nang malakas ang iyong mensahe bago maabot ang pagpapadala. 'Kung masakit sa iyo ito, ito ay magiging masakit sa mambabasa,' sabi niya.
Para sa pinakamahusay na mga resulta, iwasan ang paggamit ng mga hindi magagaling na negatibong salita ('kabiguan,' 'mali,' 'napabayaan'), at palaging sabihin na 'mangyaring' at 'salamat.'
15. Walang kumpidensyal - kaya't sumulat nang naaayon.
Palaging tandaan kung ano ang dating nakalimutan ng dating pinuno ng CIA na si Heneral David Petraeus, binalaan si Pachter: Bawat umalis ang isang elektronikong mensahe.
'Isang pangunahing patnubay ay ipalagay na makikita ng iba ang iyong sinusulat,' sabi niya, 'kaya huwag magsulat ng anumang bagay na hindi mo nais na makita ng lahat.' Isang mas liberal na interpretasyon: Huwag magsulat ng anumang bagay na maaaring makapinsala sa iyo o makasakit sa iba. Pagkatapos ng lahat, ang email ay mapanganib na madaling ipasa, at mas mahusay na maging ligtas kaysa humihingi ng paumanhin.
Ito kwento unang nagpakita sa Business Insider .
