Ang mga email ay ang pera ng komunikasyon sa negosyo sa mundo ngayon. At bagaman may mga screen at wire sa pagitan ng mga nagpadala at tatanggap, ang pagpapanatili ng wastong paggalang at pag-uugali ay mahalaga pa rin. Ang muling pag-ikot o pag-type o pagta-type ng mga hindi nauugnay na parirala ay kasing sama din ng pagsasalita sa labas ng bibig sa harap ng mga kliyente o tagapamahala. Ang pagpapabuti ng iyong mga kasanayan sa komunikasyon sa ganitong paraan ay mahalaga kung nais mong magtagumpay sa negosyo.
Mahigit sa 100 bilyong mga email ang ipinapadala bawat araw, at ang average na oras na ginugol sa pagbabasa ng bawat isa ay 15-20 segundo. Panatilihing maikli ito, lalo na't 65 porsyento ng lahat ng email ang unang binuksan sa isang mas maliit na mobile screen. Ang isang paraan upang matiyak na natanggap ang iyong mensahe - at na ang iyong reputasyon ay hindi nakompromiso sa proseso - ay upang alisin agad ang 10 walang katuturang parirala mula sa iyong mga email.
1. 'Mangyaring payuhan ...'
Kadalasang ginagamit ang pariralang ito dahil parang propesyonal ito, ngunit palagi itong hindi kinakailangan. Sa halip, maging direkta at maigsi. Kung naglalaan ka ng oras upang magsulat ng isang email, alam na ng tatanggap na ang iyong hangarin ay ipaalam sa kanila ang isang bagay. Ang pagsasabi sa kanila na iyong gagawin ay hindi sinasadya na inainsulto ang kanilang katalinuhan.
2. 'Mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnay sa akin ...'
Kapag ginamit mo ang pariralang ito, muling sinasabi mo ang halata. Makikipag-ugnay sa iyo ang mga tao kung interesado sila sa iyong ipinadala, o kung mayroon silang isang katanungan tungkol sa iyong mensahe. Dahil magagamit nila ang kanilang digital na kalayaan sa pagsasalita sa kanilang sarili, hindi ka nila kailangan na anyayahan o bigyan sila ng access upang tumugon.
3. 'Ako lang ...'
Kamakailan lamang, si Ellen Leanse, tagapagtatag ng Karmahacks, ay gumulo ng ilang mga balahibo nang tawagan niya ang labis na paggamit ng kababaihan ng salitang 'just' sa mga propesyonal na komunikasyon. Sa isang post sa LinkedIn, nakikipagtalo si Leanse laban sa salitang - na inaangkin niyang ang mga kababaihan ay gumagamit ng tatlo hanggang apat na beses na mas madalas kaysa sa mga kalalakihan - na nagsasabing:
Sinimulan kong mapansin na ang 'lamang' ay hindi tungkol sa pagiging magalang: ito ay isang banayad na mensahe ng pagpapasakop, ng paggalang. Minsan ito ay self-effacing. Minsan kahit duplicate. Habang nagsisimula ako talagang makinig, napagtanto ko na ang pag-akit nito mula sa isang parirala na halos palaging nililinaw at pinalakas ang mensahe.
Sumasang-ayon ka man sa kanyang mga konklusyon o hindi (at maraming iba pang mga kilalang tinig ay hindi sumasang-ayon), ang kanyang talakayan ng 'just' bilang isang 'bata' na salita, ayon sa modelo ng Transactional Analysis na inilathala ni Eric Berne, ay nararapat na maggalugad. Pansamantala, patnubayan ang layo mula sa pariralang ito at pumili sa halip ng mas tiyak na wika.
4. 'Sa palagay ko ...'
Ang mga nagpadala ay madalas na nagsasama ng 'Sa palagay ko ...' upang mabawasan ang potensyal na dagok ng pagtanggi sa hinaharap, ngunit sa paggamit ng pariralang ito, sinasabi mo sa tatanggap na hindi ka sigurado sa iyong sarili. Tuwing nakikipag-usap ka - sa mga email o sa totoong buhay - kailangan mong lumitaw na may kumpiyansa sa iyong mensahe. Kung hindi mo gagawin, ipagsapalaran mo ang pagwawalang-bahala ng tatanggap sa iyong opinyon at magpatuloy sa ibang ideya. Ang paglalarawan ng tiwala sa lugar ng trabaho ay isang susi sa tagumpay.
5. 'Nakalakip na mangyaring hanapin ...' o 'Nakalakip mangyaring hanapin ...'
Maaaring mukhang menor de edad ito, ngunit wala talagang maisasara sa isang email. Maaaring mai-attach ang mga file, ngunit wala talagang mailalagay sa loob ng isang email. Sa paggamit ng alinman sa mga pariralang ito, iniiwasan ng manunulat ang paggamit ng panghalip na 'Ako,' ngunit ginagawa nitong arkitiko ang pangungusap. Ipaalam lamang sa mambabasa, 'Naka-attach ako ...'
6. 'Magaling ka sana ...'
Ang pariralang ito ay karaniwang nakasulat sa dalawang okasyon. Sa isang pagkakataon, lilitaw ito bago ka pindutin ang tatanggap ng isang bagay na hindi kanais-nais. Ang iba pa ay kapag nais mong magpanggap ng isang malapit na relasyon sa o tunay na interes sa isang tao kapag wala. Kung ikaw ay tunay na interesado sa kagalingan ng isang tao, direktang pag-usapan ito kaysa gamitin ang parirala ng tagapuno.
7. 'Akala ko aabot ako ...'
Hindi ko alam ang tungkol sa iyo, ngunit ang pariralang ito ay ginagawang larawan ko ang isang sanggol na nakakakuha ng isang bagay na hindi maabot mula sa mga pagpigil ng isang upuan sa kotse. Tila napaka-mahiyain at naglalarawan ng kawalan ng kapanatagan. Sa halip, isulat lamang ang iyong mensahe o katanungan at maging direkta. Sa halip na sabihing 'Akala ko ay aabot ako,' sabihin na 'Gusto kong gamutin ka sa tanghalian upang matalakay ang aking ideya sa negosyo.' Ang pagkatalo sa paligid ng bush ay walang sinumang pinapaboran. Sa halip, linawin ang iyong hangarin para makita ng tatanggap.
8. 'Maaari ko bang piliin ang iyong utak?'
Karaniwang sinasabi nito sa sinumang nagpapadala ka ng isang mensahe sa nais mong kunin ang kanyang oras nang hindi nag-aalok ng anumang halaga na kapalit. Sa halip, gumawa ng isang punto upang magbahagi ng isang kawili-wili o kapaki-pakinabang na pananaw sa tatanggap, na ipapaalam sa taong iyon na nais mo ang isang dalwang kalye ng pakikipagtulungan sa pagitan ninyong dalawa sa hinaharap.
Nang pumila ako sa mga nakikipag-usap, nasumpungan kong pinakamahusay ang paggana ng pamamaraang ito - na nagreresulta sa isang 52 porsyento na rate ng tagumpay sa pagkuha ng isang follow-up na mensahe, kumpara sa isang 20-27 na porsyento na rate ng pagtugon sa iba pang mga pamamaraan na sinubukan ko.
9. 'Kanino Ito Maaaring Mag-alala ...'
Mayroong ilang mga sitwasyon kung saan angkop ang pariralang ito, ngunit kakaunti at malayo ang pagitan. Kung alam mo kung kanino ang alalahanin ng iyong mensahe, direktang harapin ang taong iyon sa halip na magtago sa likod ng panimulang ito. Ang paggamit ng parirala sa itaas sa halip na pangalanan ang indibidwal ay magpapalaki sa iyo na hindi kumpiyansa at hindi kinakailangang pormal. Pindutin ang pindutan ng tanggalin bago ka magpadala ng isang email na kasama ang mga salitang ito.
10. 'Taos-puso Mo ...'
Noong nakaraan, ang pariralang ito ay isang tanyag na pagpapaikli ng mas apektadong pagsasara, ngunit sa komunikasyon sa email ngayon, parang pormal at hindi taos-puso ang tunog. Pangkalahatan, maaari mong isara ang isang email sa isang simpleng 'Salamat' o pangalan mo lamang. Ang 'Cheers' ay isa pang kasiya-siyang pagpipilian na nagpapahiwatig ng mga mabuting hangarin nang hindi natagpuan bilang paarangan o natigil. Sa mga araw na ito, naiintindihan nating lahat kung natapos na ang isang mensahe. Hindi na kailangang magtagal nang may pormal na pagsara.
Hakbang hanggang sa plato at magsulat ng mas mahusay na email. Mapapahalagahan ng iyong mga kasamahan ang pagiging maikli ng iyong mga mensahe, at makakakuha ka ng mas mahusay na tugon kapag ang iyong mga kahilingan ay mas malinaw. Hindi na kailangan ang fluff at tagapuno sa email. Simpleng sabihin kung ano ang ibig mong sabihin. Ang mga resulta ay magsasalita para sa kanilang sarili.
Anong mga parirala ang pinaka nakakainis sa iyo sa email? Ibahagi ang iyong pinakamalaking mga alagang hayop sa email sa mga komento sa ibaba.
