Ang aking inbox ngayon ay mayroon nang 93 mga email, 15 sa mga ito ay hindi pa nababasa. Ilan ang mayroon ka?
Sa nakaraang ilang taon, ang Inbox Zero ay nabuhay bilang isang tanyag na diskarte sa pamamahala ng oras. Binuo ni Merlin Mann, mga tagapagtaguyod ng Inbox Zero na pinapanatili ang iyong email inbox na walang laman sa lahat ng oras. Ang mga tagapagtaguyod ng Inbox Zero, ipinagyabang na sila ay nakahihigit sa iba pa sa atin. Dahil napapanatili nila ang isang walang laman na inbox, nakamit nila ang isang nabawasan na utak at mas mahusay na makapagtuon ng pansin sa mga mahahalagang bagay.
Nababaliw ako nito. Ang Inbox Zero ay isang kumpletong pag-aaksaya ng oras. Isaalang-alang ko ang aking sarili na dalubhasa sa kaunting mga bagay lamang sa mundong ito, at ang pamamahala sa oras ay isa sa mga ito. Ang pagkakaroon ng isang inbox na kasalukuyan at minimal ay talagang mahalaga, ngunit ang pagtiyak na ang aking inbox ay nasa zero araw-araw ay sayang at nakakagambala.
Narito ang limang mga diskarte sa pamamahala ng oras na pipiliin ko ang Inbox Zero anumang araw ng linggo:
1. Boomerang
Ang Boomerang ay isang extension sa Gmail. Ito ang nag-iisang pinakamahusay na tool sa pamamahala ng oras na natuklasan ko sa aking propesyonal na karera. Kung naghihintay ka ng isang tugon mula sa isang email na ipinadala mo, maaari mong piliing ipakita ang email na iyon sa tuktok ng iyong inbox sa susunod na petsa at oras na iyong pinili, kung hindi ka pa nakakatanggap ng tugon sa oras na iyon. Maaari ka ring bumuo ng isang email sa anumang oras ng araw, at ipadala ito sa ibang araw. Madalas akong magsulat ng mga email sa 11pm o 6am, at gagamitin ang Boomerang upang maipadala sa kanila ang oras ng pagtatrabaho, upang hindi maistorbo ang aking mga kasamahan sa koponan.
2. Trello
Ang Trello ay isang libreng tool sa pamamahala ng gawain, magagamit sa parehong web at mobile. Pinapayagan ka ng Trello na unahin ang mga gawain at bumuo ng iba't ibang mga listahan. Maaari kang magkaroon ng isang 'To Do Today' list, isang 'Calls To Make' list, at marami pa. Ang mga pagpipilian ay walang hanggan.
Maaari mo ring ipasa ang anumang email sa Trello. Sa loob ng isang board ng Trello, i-click ang 'Ipakita ang Menu', pagkatapos ang 'Higit Pa', pagkatapos ay ang 'Mga setting ng email-to-board'. Mahahanap mo ang isang natatanging email address. Ipasa ang anumang mga email sa email address na ito at maidagdag sila sa iyong Trello board.
Ito ay lubos na kapaki-pakinabang para sa lahat ng mga email na talagang mga item na 'To-Do', at hindi kinakailangang sensitibo sa oras ngunit nais mong tugunan sa ilang mga punto.
3. Mga filter ng email at mag-unsubscribe
Pareho sa mga ito ang nagsisilbi sa parehong layunin-- laktawan ang inbox. Ang pag-unsubscribe mula sa mga listahan ng email ay tumatagal ng oras, ngunit ito ay isang napakalaking tagatipid ng oras at nagkakahalaga ng pamumuhunan. Para sa mga email na nais mong makuha ngunit hindi mo kailangang basahin, tulad ng mga kupon sa iyong mga paboritong tindahan at mga listahan ng pag-mail, mag-set up ng isang filter ng email upang laktawan ang iyong inbox at dumiretso sa isang email label.
Mayroon akong isang label na tinatawag na 'Mga Diskwento at Alok.' Sa ganitong paraan, tuwing nasa merkado ako para sa isang diskwento, pupunta lang ako sa folder na ito at makita kung ano ang magagamit.
4. Nangungunang Tatlong Listahan
Ang pagbabasa ng mga email sa pagdating ay ganap na arbitraryo at reaktibo - ang kabaligtaran ng prioridad at maagap.
Sa halip na maposasan sa iyong email sa buong araw, gumawa ng isang listahan tuwing umaga na may nangungunang tatlong negosyo at nangungunang tatlong mga personal na gawain na hangarin mong makumpleto sa pagtatapos ng araw. Itinatago ko ang aking nangungunang tatlong mga listahan sa Trello. Gumagana din ang papel, tulad ng anumang iba pang lugar na pinili mo upang mapanatili ang listahan. Ang mga gawain ay dapat na sapat na maliit upang makumpleto.
Kung kailangan mong magsulat ng isang pagsusuri sa pagganap at ito ay dapat sa isang linggo, ang nangungunang tatlong gawain ay maaaring gumastos ng 30 minuto dito ngayon.
5. Patayin ang LAHAT ng mga notification sa email
Alam mo kung sino ka - kung hindi ka makakapag-uusap nang hindi mo nasusuri ang iyong telepono o manonood, ipangako sa akin na tatagal ka ng 10 minuto ngayon at i-off ang mga notification.
Naniniwala ako na dapat mayroong mga zero na notification sa mga laptop, at mga notification sa text message lamang sa mga telepono. Patuloy na pagbubukas ng email lamang upang tumugon kaagad o alisin ito sa iyong inbox, kahit na gagamitin mo ang Boomerang upang i-off ito hanggang sa ibang araw, nangangailangan ng walang tigil na paglipat ng gawain.
Napatunayan ng pananaliksik na hindi mahusay ang multitasking, at kaming mga nakatuon sa isang gawain ay may malaking kalamangan. Kung hindi mo madala ang iyong sarili upang i-off ang lahat ng mga notification, i-off ang mas maraming makakaya mo.
6. Sabihin mo lang na hindi
At sa wakas, kung nabigo ang lahat, sabihin lamang na hindi. Ito ay isang alamat na dapat mong ayusin sa lahat ng mga kahilingan.
Huwag maging masungit at aswang na mga tao, ngunit kung mayroon kang isang gawain na tila hindi gaanong mahalaga upang gawin sa linggong ito, sabihin sa tao na hindi mo lang sila matutulungan. O, alamin ang isang paraan upang matulungan sila na tumatagal ng limang minuto o mas kaunti sa iyong oras. At, kung may kakilala ka pang iba na maaaring pahalagahan ang pagkakataong gawin ang gawain, tingnan kung maaari kang makipagtulungan at makisangkot sa iba upang gawin ang gawain.
