Para sa ilang negosyante, ang mga pagpupulong ay katumbas ng pag-eehersisyo, hindi sila masaya ngunit alam mong kinakailangan nila. Minsan ang mga pagpupulong ay mabilis at to-the-point at iba pang mga oras na kumukuha sila ng isang mahusay na bahagi ng iyong araw. Ngunit, gaano man katagal ang pagpupulong, ang pinakamahalaga ay kung ano ang makakakuha ka mula rito.
Mayroon kang mga deadline upang matugunan, tone-toneladang mga gawain upang makumpleto at isang buong koponan upang pamahalaan. Ang oras ay pera at kung hindi hahawakan nang tama, ang mga pagpupulong ay maaaring kumain ng maraming mahahalagang oras. Upang matulungan kang masulit ang mga pagpupulong ng koponan, ikaw at ang iyong mga empleyado ay maaaring sundin ang gabay na ito ng limang hakbang. Mabilis mong mapapansin ka at ang iyong koponan ay hahantong sa mas maraming produktibong mga pagpupulong, mas madalas.
1. Bumuo at mamahagi ng isang agenda.
Ang paghahanda ng isang agenda sa pagpupulong nang maaga ay nagbibigay-daan sa iyo upang mag-set up ng isang solidong plano sa laro. Maaari mong ilista ang lahat ng mahahalagang item na nais mong talakayin at ang mga layunin na nais mong matugunan sa pagtatapos ng pagpupulong. Gawing maikli ito at kahit na ipasok ang mga puwang sa mga blangko para sa mga bagay na nais mong malaman.
Sa likod ng agenda maaari kang gumawa ng isang listahan ng mga may bilang na blangko para sa mga item ng pagkilos. Pinapayagan nitong sumulat ang mga dumalo sa pulong ng anuman ang kailangan nila upang kumilos bilang resulta ng pagpupulong, at pinapanatili nito ang lahat sa isang lugar.
Kapag natapos na ang agenda, ipadala ito sa iyong koponan. Makikita nila nang eksakto kung ano ang nais mong talakayin, kung anong mga katanungan ang maaaring mayroon ka at kung anong uri ng mga ideya o alalahanin na maaaring nais nilang ilabas. Ang isang agenda ay tumutulong sa lahat na pakiramdam ay organisado tungkol sa kung ano ang aasahan at kung ano ang aasahan sa kanila sa panahon ng pagpupulong.
2. Magplano sa paligid ng agenda.
Ang agenda ay simpleng isang listahan ng mga punto ng talakayan. Mahalaga na suriin ng lahat ang agenda nang maaga sa pagpupulong upang maghanda ng isang listahan ng mga katanungan, sagot o payo sa tabi ng bawat item. Mapapanatili nito ang bawat isa sa paksa, tinatalakay ang lahat ng bagay na kailangang talakayin bago lumipat sa susunod na item sa agenda.
Sa pagtatapos ng bawat paksa ay tanungin ang lahat, 'Mayroon bang anumang mga katanungan bago tayo magpatuloy?' Ito ang pagkakataon na maglabas ng anumang iba pang mga katanungan habang ang impormasyon ay sariwa pa rin sa isip ng lahat.
3. 'Madilim' bago ang bawat pagpupulong.
Hikayatin ang iyong koponan na kunin ang kanilang agenda sa kanila at magpunta sa 'madilim', o lumayo sa mga nakakaabala, na magtuon sa pagdadala ng mga update at bagong ideya sa talahanayan. Halimbawa, kapag nagpasya kang magkaroon ng isang pagpupulong sa brainstorming, hilingin sa lahat na magtalaga ng 10-15 minuto ng brainstorming ilang sandali bago ang pagpupulong upang maghanda ng isang listahan ng mga ideya na tatalakayin. Maaari pa nilang idagdag ang kanilang mga ideya at tala sa kanilang kopya ng agenda bilang isang mabilis na gabay sa sanggunian.
Papayagan ka nitong at ang iyong koponan na tumalon sa pagpupulong at mag-ikot sa talahanayan upang talakayin ang mga ideya habang nasa isip sila. Sa halip na maghintay ng mahabang panahon para magsalita ang susunod na tao, magiging handa ang bawat isa na makipag-usap sa pamamagitan ng mga ideya at magkakaroon ka ng mas malaking pagkakataon na magpasya sa pinakamahusay na landas ng pagkilos sa araw ding iyon. Ang enerhiya sa silid ay magiging nakakahawa at magiging masaya ka na makita kung gaano mas mabungang makukuha ang mga pagpupulong na ito.
4. Tanggalin ang mga nakakagambalang labas.
Ang mga pagpupulong ay nilikha upang magtalaga ng isang tiyak na tagal ng oras upang pag-usapan ang mga mahahalagang bagay. Igalang ang oras na iyon sa pamamagitan ng hindi pagdadala ng anumang mga nakakagambala sa iyo, tulad ng iyong telepono o laptop. Kung hindi man, maaaring isipin ng mga kasamahan na bastos o walang galang na makita kang nagta-type ng malayo o patuloy na suriin ang iyong telepono.
Gayunpaman, dahil ang ilang mga tao ay maaaring mangailangan ng isang elektronikong aparato upang kumuha ng mga tala o panatilihin ang panonood sa email, tiyaking itago ito sa isang tahimik na setting upang walang malakas na mga abiso na papatayin. Gayundin, kung nagdadala ka ng mga elektronikong aparato, sabihin sa lahat sa simula ng pulong na gagamitin mo ito upang kumuha ng mga tala. Sa pamamagitan ng hindi pagdadala ng mga aparato o babalaan ang mga tao nang maaga tungkol sa kung bakit ka nagdadala ng isang aparato, maiiwasan ang mga kasamahan sa pagtataka kung nagbibigay pansin ka.
5. Tapusin ang mga pagpupulong sa pamamagitan ng pag-uulit ng mga pangunahing pagkuha.
Bilang pinuno ng pagpupulong, tiyaking gagamitin ang huling limang minuto ng bawat pagpupulong upang mabilis na maibuod ang mga pangunahing pagkuha. Tumutulong ito na linawin ang pinakamahalagang piraso ng impormasyon. Ang pag-uulit kung ano ang inaasahan na gawin o ipapakita ng bawat isa sa susunod na pagpupulong ay isang mahusay na paraan upang balutin ang isang pagpupulong at mapanatili ang gawain ng bawat isa.
Ang pagkuha ng halaga sa mga pagpupulong ay dapat na pangunahing priyoridad, walang mga pagpupulong para sa mga bagay na maaari mong mabilis na talakayin sa telepono o email. Tiyaking naka-set up ang iyong mga pagpupulong para sa mahahalagang paksa ng talakayan at mataas na pagiging produktibo. Tulungan ang iyong koponan na magamit nang matalino ang oras na ito upang magtulungan at maayos na gumalaw sa mga proyekto.
