Habang cloud computing ay hindi eksaktong isang bagong konsepto, tiyak na pinino ng Google Apps ang teknolohiya upang masulit ng mga negosyo saanman ang bilis, kakayahang ma-access at maiimbak nito. Ang suite ng Google Apps, na may kasamang mga tanyag na trademark tulad ng Gmail, Google Calendar at Google Docs, ay maaaring gawing mas tuluy-tuloy ang daloy ng trabaho sa iyong mga empleyado, at magbigay pa ng mas mahusay na mga pamamaraan ng pakikipag-ugnay sa mga kliyente at customer. Itatampok sa sumusunod na gabay ang mga dahilan at paraan para maipatupad mo ang Google Apps upang mapabuti ang pagpapatakbo ng iyong kumpanya.
Paano Gumamit ng Google Apps upang Pagbutihin ang Iyong Negosyo: Bakit Gumagamit ng Google Apps?
Ang isa sa mga agarang benepisyo na mayroon ang Google Apps para sa mga negosyo sa tradisyunal na software ng desktop, tulad ng Microsoft Office, ay ang pagiging epektibo sa gastos. Sa halagang $ 50 lamang bawat taon, ang suite ng Google Apps ay may kasamang walang limitasyong bilang ng mga account ng gumagamit, pag-access sa lahat ng mga aplikasyon ng Google, 25 GB na e-mail na imbakan bawat empleyado, 24/7 na suporta sa customer, at isang 99.9 porsyento na uptime na garantiya ng network. (Mayroon ding isang libreng bersyon na may isang limitadong halaga ng seguridad sa network at mga account ng gumagamit, pati na rin ang mas kaunting mga app at imbakan.) Kung ikukumpara sa karamihan sa software ng negosyo at IT, na madalas na mayroong isang naka-cap na bilang ng mga lisensya bawat pagbili (hindi na banggitin ang kinakailangan mga panlabas na server upang ma-host ang system), maaaring maging susi ng Google Apps ang lamutak ng pares ng labis na dimes mula sa iyong badyet.
'Kung bibili kami ng mga kopya ng Microsoft Office para sa lahat sa kumpanya, nakakatipid na kami ng sampu-libong dolyar,' sabi ni Brian Wyrick, bise presidente ng operasyon sa Raidious, isang kumpanya sa pag-unlad na nilalaman na nakabase sa Indianapolis. Kasabay ng pagtipid sa gastos, sinabi ni Wyrick na pinagtibay ni Raidious ang Google Apps suite dahil sa kakayahang mai-access na ibinibigay nito sa kanilang mga tagadisenyo at tagagawa sa iba't ibang bahagi ng bansa.
'Ang utility ay mabuti para sa anumang kumpanya ng pagsisimula,' sabi ni Wyrick, 'at makakausap ang isang bagong pag-upa sa telepono, at mai-set up ang mga ito sa isang programa sa Web nang hindi kinakailangang bigyan ng access ng isang IT ang isang tao sa kanila ay isang dakilang bagay. '
Ang isa pang pakinabang ng Google Apps ay ang kakayahan ng bawat application na isama sa isa't isa - isang tampok na sinabi ni Ken Hayes, may-ari ng isang Toluca Lake, kumpanya sa advertising sa Internet na nakabase sa California, na nagpapasalamat siya. 'Ano ang mabuti tungkol sa Google Apps ay ang katunayan na maaari kong i-set up ang isang pangunahing account para sa aking negosyo - at ang aking e-mail, kalendaryo at website ay magkatali,' sabi niya. 'Oo naman, may mas mahusay na e-mail doon, ngunit wala namang nakaisip kung paano ito maitali tulad ng Google.'
Dig Deeper: Google Apps sa Game
Paano Gumamit ng Google Apps upang Pagbutihin ang Iyong Negosyo: Pag-streamlining ng Panloob na Komunikasyon sa Gmail
Nang unang dumating ang Gmail sa eksena, ang personal na e-mail client ay pinuri sa tila walang malalim na kapasidad nito sa pag-iimbak at mabilis na mga kakayahan sa paghahanap ng inbox. Ngunit sa pagsasama ng Google Apps, marami sa mga pagpapaandar ng Gmail ang gumagana nang mahusay para sa mga negosyo. Muli, ang isa sa mga pinaka-kapaki-pakinabang na katangian ng Gmail ay ang cloud factor - dahil walang masalimuot na software na mag-alala, maa-access ang Gmail sa iyong mga empleyado mula saanman, nang hindi kinakailangang mag-download ng mga contact o mensahe sa mga aparato.
'Ang isa sa mga magagaling na bagay tungkol sa Gmail ay batay ito sa browser,' sabi ni Wyrick. Kumonekta kami sa pamamagitan ng aming mga telepono at kliyente ng IMAP. Ang kakayahang iyon upang hindi sabihin, 'narito ang iyong pag-install ng Outlook. '
Ang mga naka-thread na pag-uusap ng Gmail ay tumutulong din na gawing simple ang mga mensahe sa mga kasamahan. Halimbawa, kung maraming mga partido ang naka-CC sa isang e-mail, o kung maraming mga e-mail ang may parehong linya ng paksa, ang lahat ng mga mensahe ay pinagsama-sama kasama ang bawat bagong e-mail na ipinadala, umupo nang perpekto sa tuktok ng iyong inbox at inaalis ang abala ng pagkakaroon upang suriin ang mga nakaraang mensahe.
Gayundin, ang bawat kapaligiran sa opisina ay dapat magkaroon ng isang pamamaraan para sa pagpapadala ng mabilis, mga minutong mensahe, at ang sagot ng Gmail ay ang Google Chat, na direktang itinatayo sa interface ng inbox. 'Talagang binawasan namin ang pangangailangan para sa aming panloob na telephony system,' sabi ni Wyrick tungkol sa paggamit ni Raidious ng messenger. Ang tampok na chat ay mayroon ding sangkap ng kumperensya sa video na maaaring maging kapaki-pakinabang kapag ang mga kasamahan at empleyado ay kailangang sumulat mula sa mga malalayong lokasyon.
Habang ang Gmail ay isang mahusay na e-mail client, inirekomenda ni Wyrick na magtalaga ng maraming mga administrator ng account para sa iyong nakabahaging account sa negosyo. 'Kapag naka-sign up ka, hindi mo nais na ilagay ang lahat ng iyong mga itlog sa isang basket,' sabi niya. 'Ilang araw kakailanganin mong gumawa ng isang bagay kung hindi magagamit ang administrator na iyon.'
Dig Deeper: Huwag kailanman Magbayad muli sa Email Hosting
Paano Gumamit ng Google Apps upang Pagbutihin ang Iyong Negosyo: Pag-sync ng Mga Pagpupulong at Kaganapan sa pamamagitan ng Google Calendar
Nakasalalay sa iyong uri ng negosyo, ang pag-iiskedyul ng mga tipanan ay maaaring maging isang tunay na sakit ng ulo. Ang ilang mga empleyado (o, isa lamang) ay karaniwang responsable para sa pagsubaybay at pag-relay ng mga petsa at oras, isang pamamaraan na kaaya-aya sa mga slip-up at napalampas na pagpupulong. Sa Google Calendar, maraming empleyado ang maaaring mag-post ng mga kaganapan sa isang solong kalendaryo na maaaring ma-access at mai-edit nang naaayon ng buong kumpanya. Bilang karagdagan, ang mga kalendaryong ito ay maaaring may kulay na naka-code upang ang manonood ay may alam sa mga pagbabago sa mga tipanan. Maaari ring magtakda ang mga administrator ng mga pahintulot sa mga kalendaryo, upang ang ilang mga empleyado lamang ang makakakita o makapag-edit ng mga item.
Si Greg Cross, tagapagtatag ng Cross Creative, isang Greenfield, isang kumpanya sa pagmemerkado na batay sa Indiana, ay nagsabi na hinimok niya kamakailan ang isa sa kanyang pangunahing kliyente na gamitin ang Google Calendar upang matulungan ang pag-uuri at protektahan ang mga tipanan. 'Nagmamay-ari [siya] ng isang counseling center, at lumapit siya sa akin at sinabi,' Mayroon kaming apat na tagapayo at naghahanap kami ng isang paraan na maaaring mag-iskedyul ang aming mga kliyente ng mga tipanan sa online at panatilihin silang pribado, 'sabi ni Cross. 'Maaari mong itakda ito upang hindi maipakita na nagkakaroon ka ng sesyon ng pagpapayo kasama si' John Doe 'tungkol sa pagkalumbay.'
Ang isa pang kapaki-pakinabang na tampok ng Google Calendar ay ang kakayahang lumikha ng mga kaganapan sa pamamagitan ng Gmail. Kapag nagdagdag ka ng e-mail address ng isang empleyado sa isang kaganapan sa kalendaryo, pinadalhan ng imbitasyon ang empleyado upang kumpirmahin ang kanyang pagdalo. Matapos makumpirma, ang bawat empleyado ay maaaring tumingin at magdagdag ng mga tala sa kaganapan.
Dig Deeper: Tech Talk: Ang Ad Agency ay Lumilipat sa Web App
Paano Gumamit ng Google Apps upang Pagbutihin ang Iyong Negosyo: Pagpapabuti ng Pakikipagtulungan at Pamamahala ng Proyekto sa Google Docs
Ang Google Docs ay isang application na nagbibigay-daan sa maraming mga gumagamit na lumikha at mag-edit ng mga dokumento, presentasyon at spreadsheet - lahat sa Web. Karaniwan, ang mga katrabaho ay nagbabahagi ng mga dokumento sa pamamagitan ng mga e-mail na attachment sa isa't isa, na kadalasang nagreresulta sa mga hindi tamang bersyon ng file at nakakalat, hindi nakalagay na mga kopya. Sa Google Docs, ang file ay na-edit sa cloud, kung saan nai-save at awtomatikong nai-recover ang mga pagbabago.
Tulad ng karamihan sa iba pang Google Apps, maaaring magtakda ang mga administrator ng mga pahintulot sa Google Docs upang ang ilang mga manggagawa lamang ang pinapayagang tumingin at magbahagi ng mga file. Ang isa pang maginhawang tampok ay ang kakayahang i-export ang mga dokumento sa iba't ibang mga uri ng mga extension ng file, na maaaring maging kapaki-pakinabang sa mga oras na iyon kapag ang isang kliyente o customer ay nangangailangan ng isang PDF file na ASAP.
'Gumagamit ako ng Google Docs sa loob,' sabi ni Cross. 'Mayroon akong isang graphic designer na gumagana lamang sa part time, kaya't nag-post ako ng mga pagtatantya at mga panukala ng kliyente doon.' Ang paggamit ng Google Docs upang mai-edit ang iba pang mga karaniwang file tulad ng mga itinerary, newsletter at artikulo ay maaaring makatulong na malutas ang mga karaniwang isyu na lumabas sa mga empleyado kapag nakikipagtulungan sa mga proyekto.
Tulad ng pagiging kapaki-pakinabang ng Google Docs sa maraming mga may-ari ng negosyo, sinabi ni Wyrick of Raidious na ang isang bagay na dapat tandaan ay ang katunayan na ang mga tao sa iyong kawani ay magkakaiba-iba ng mga antas ng mga kasanayan sa computer. Kaya, kung at kailan mo ipatupad ang Google Docs para sa paglikha at pag-edit ng iyong pinakamahalagang mga file, sinabi ni Wyrick, maaaring makatulong na magtalaga ng isang kampeon sa proyekto na nakakaunawa sa application.
'Maaaring may ilang mga gumagamit na hindi gaanong nasasabik sa mga pagbabago,' sabi ni Wyrick. Pinapayuhan din niya ang mga bagong dating na madalas na ang gabay sa tulong sa site ng Google Apps.
Dig Deeper: 10 Mga Tip para sa Bootstrapping Iyong Teknolohiya
Paano Gumamit ng Google Apps upang Pagbutihin ang Iyong Negosyo: Pagbabahagi ng Kaalaman ng Kumpanya sa Google Site
Ang Google Sites ay isang pangunahing tool sa pagbuo ng site na maaaring magamit ng mga kumpanya upang lumikha ng isang pribadong intranet hub ng impormasyon para sa mga empleyado, o kahit isang pampublikong domain na nagsisilbing mukha ng iyong negosyo. Pinapayagan ka ng Google Site na mag-import ng impormasyon mula sa iba pang mga app, tulad ng iyong kalendaryo ng appointment o karaniwang mga form ng client, at i-post ito sa iyong site para ang mga empleyado o customer ay may madaling pag-access.
'Ang Google Sites ay tulad ng isang wiki system,' sabi ni Hayes, na gumagamit ng application upang siya at ang kanyang kasosyo sa negosyo sa Denmark ay maaaring subaybayan ang mga proyekto, ideya at kontratista ng kumpanya. 'Mayroon akong mga seksyon na na-set up para sa mga ideya ng mga kakumpitensya na nais naming pagbutihin, at maging ang mga problemang nais naming ayusin sa loob ng aming negosyo.'
Maaari mong italaga ang ilang mga empleyado lamang na magkaroon ng mga kakayahan sa pangangasiwa, ibig sabihin, pag-edit at pag-post ng impormasyon ng site, o pagbigyan ang pag-access sa iyong buong koponan (lalo na kung nagpapatakbo ka sa isang mahigpit na kawani na kawani).
Dig Deeper: Nangungunang 10 Libreng Mga App at Serbisyo para sa Negosyo
Paano Gumamit ng Google Apps upang Patakbuhin ang Iyong Negosyo: Paghahanap ng Karagdagang Mga Mapagkukunan sa Google Apps Marketplace
Kung ang mga application na eksklusibong ginawa ng Google ay hindi natutupad ang lahat ng iyong mga pangangailangan, huwag kalimutang suriin ang Google Apps Marketplace, kung saan makakahanap ka ng maraming mga third-party na app - ang ilan ay libre - na nagsisilbi ng iba't ibang mga pag-andar at isama sa iba pang mga karaniwang app. Halimbawa, ang Intuit Online Payroll ay nagbibigay-daan sa iyo upang direktang magbayad ng mga empleyado mula sa Google Calendar at bigyan sila ng online na pag-access sa mga paystub. Ang Zoho CRM ay isang tool sa pamamahala ng ugnayan ng customer na makakatulong mapabuti ang pakikipag-ugnayan ng kliyente sa maraming paraan, tulad ng pagsubaybay at pag-uuri ng mga pag-uusap sa e-mail.
Upang madagdagan ang mga kakayahan ng Google Calendar, gumagamit si Greg Cross ng Cross Creative ng Tungle.me, isang app na nagpapahintulot sa mga miyembro na mag-publish ng mga pampublikong iskedyul, tanggapin ang mga kahilingan sa appointment at bawasan ang dobleng pag-book. 'Talagang tumutulong ito sa pangunahing pag-andar ng aking daloy ng trabaho,' sabi ni Cross. 'Kapag kinumpirma ng tao ang appointment, nagpupunta ito sa aking [Google] kalendaryo, at naalerto ako sa aking telepono. Kaya sa pagitan ng pakikipagtulungan ng dalawang tampok na ito, mahusay ito para sa akin. '
Ayon kay Cross, ang Google Apps para sa mga negosyo ay mabilis na nagiging isang pangangailangan at mas kaunti sa isang maayos na produkto upang subukan. Ang interoperability ng mga app, kasama ang kakayahang mai-access ng cloud, sinabi niya, ay nagbibigay ng maraming mga tao ng pagkakataon na magamit nang epektibo ang teknolohiya ng tanggapan sa unang pagkakataon. 'Nakatutuwang makita kung paano nakaligtas ang iba pang mga kumpanya ng software sa pagsulong, dahil ang mga app na batay sa Web ay higit pa sa isang libangan,' sabi ni Cross. 'Hindi ito ang' alon ng hinaharap '- ngayon ngayon.'
Dig Deeper: 5 Mahusay na Mga Pakete ng Software para sa Bootstrappers
