Habang wala pa tayo pagkontrol sa mga robot ng humanoid mula sa ginhawa ng aming mga tahanan tulad ng mga tauhan sa pelikulang 2009 Surrogates , dumarami ang aming pang-araw-araw na pakikipag-ugnay; kapwa propesyonal at personal-; ay isinasagawa sa pamamagitan ng virtual na paraan.
Tulad ng mga may-ari ng negosyo na yakapin ang mga virtual na kaganapan bilang isang mabisang paraan upang makamit ang napakaraming mga layunin, kabilang ang mga webinar, pagsasanay, at kumperensya, mahalagang matiyak na ang mabisang komunikasyon ay hindi ipinagpapalit para sa pagtipid sa ilalim ng linya. Bagaman malamang na ang pagpupulong na iyon ay halos papalitan ang pangangailangan ng mga negosyante na magkita nang personal, ang kadalian ng pag-aampon at kaginhawaan nito ay maaaring maghatid upang mapahusay ang pagiging produktibo ng iyong negosyo. Gayunpaman, ang mga virtual na pagpupulong ay hindi perpekto para sa bawat sitwasyon, kaya't ang pag-alam kung kailan at paano gamitin ang teknolohiyang ito ay mahalaga.
Si Donna Dennis, pangulo ng Leadership Solutions Consulting, at tagalikha at tagapagpadaloy ng American Association ng Pamamahala tatlong araw na seminar tungkol sa Mga Nangungunang Virtual at Remote Team , sinabi na ang teknolohiya ang naging pangunahing pokus; sa isang lugar sa pagitan ng mga BlackBerry at e-mail ng mga tao, maraming mga pinuno ang nawala sa paningin ng mga relasyon. 'Ngayon ang pokus ay sa pamamahala ng gawain, mga relasyon, at teknolohiya,' sabi ni Dennis, na nagpaliwanag pa sa kanyang paparating na libro Pangangasiwa ng Kaalaman at E-Learning.
Lee E. Miller, nakakaimpluwensyang tagasanay at may-akda ng UP: Impluwensya, Lakas at U Perspektibo: Ang Sining ng Pagkuha ng Nais Mo , nagdadagdag, 'Ang pinakamalaking pagkakamali na ginagawa ng mga tao ay ipinapalagay na ang nakakaimpluwensya kapag nagkikita kayo nang harapan ay kapareho ng nakakaimpluwensya kapag halos nakikipag-ugnay kayo. Hindi. Ang mga patakaran ay naiiba dahil ang mga tao ay magkakaiba ang pagtugon kapag sila ay halos nakikipag-ugnay. '
Narito ang ilang mga tip upang matulungan kang magsagawa ng isang matagumpay na virtual na pagpupulong.
5 Mga Tip para sa Pagsasagawa ng isang Virtual na Pagpupulong: Paano Maghanda
'Ang unang bagay na ginawa namin bago magpasya kung anong mga teknolohiya at software ang kakailanganin ay upang magpasya kung sino ang kalahok na madla at kung anong impormasyon ang ibinabahagi, 'sabi ni Drew Bowers, isang psychologist sa pananaliksik sa University of Dayton Research Institute na Human Factors Group. 'Nalaman namin na pinakamahusay para sa mga nagtatanghal na idisenyo ang kanilang data o pagtatanghal ayon sa kapaligiran na kanilang ipapakita, o upang piliin ang pinakamahusay na kapaligiran upang kumatawan sa data na mayroon sila.' Sinabi ni Bowers, 'Hindi ka maaaring kumuha ng isang pagtatanghal na ibinigay mo sa harap ng isang live na madla sa isang pagpupulong at itapon ito sa isang video monitor para sa isang virtual na madla at asahan ang parehong mga resulta, dahil limitado ka, sa isang degree , sa kung paano ka makikipag-ugnay sa iyong virtual na madla.
inlinebuyerzonewidget
Itinuro ni Dennis na kapag nag-iskedyul ka ng isang pagpupulong sa isang pisikal na lokasyon, maaari kang maging mas kaswal tungkol sa agenda ng pagpupulong at pagbibigay ng mga materyales. Mayroon ka ring kalamangan na mapabilis ang mga dadalo sa pasilyo, sa machine ng kape, atbp. Gayunpaman, ang isang matagumpay na virtual na pagpupulong ay nangangailangan ng mas maraming paunang paghahanda. Inirekomenda ni Colaric na planuhin nang maaga ang mga virtual na pagpupulong. 'Ipadala ang agenda nang maaga, lumikha ng mga visual upang mapatibay ang iyong mensahe at ipasa ang mga ito sa lahat bago ang pagpupulong, anyayahan ang mga miyembro ng bawat koponan na kailangang kasangkot,' sabi niya.
Gayundin, tiyaking magpadala ng impormasyon sa pag-log in (mga access code, URL, at mga call-in na numero) hindi bababa sa isang araw nang maaga upang masubukan ng mga kalahok para sa anumang kinakailangang pag-download ng software. Maaari mo ring hilingin sa mga kalahok na mag-log in kahit 15 minuto bago magsimula ang pagsubok sa pagkakakonekta, iminumungkahi ni Laura Stack, may-akda at pangulo ng The Productivity Pro, isang firm-management firm na oras. 'Magsagawa ng roll call at i-verify na gumagana ang lahat. Suriin ang timeline. Magbigay ng isang paraan upang maabot ka offline kung ang isang panelista ay nakasalamuha ng mga problema, sabi ni Stack.
Tandaan: Kung nagho-host ka ng isang solong nagtatanghal na may isang malaking tono ng madla, kung gayon magandang ideya na magkaroon ng isang tagapasiya na itinalaga upang tulungan ang pangunahing nagtatanghal. Maaaring suportahan ng tagapagpadaloy ang mga kalahok sa mga teknikal na isyu pati na rin subaybayan ang anumang mga katanungan sa chat na papasok. Ang pagkakaroon ng pagsubok sa nagtatanghal na basahin ang mga katanungan sa chat ay nagpapabagal sa daloy ng pagtatanghal.
Dig Deeper: Bagong Alat ng Videoconferensya ng iMeet
5 Mga Tip para sa Pagsasagawa ng isang Virtual na Pagpupulong: Mga Teknikal na Tool at Kinakailangan
Ang kagandahan ng teknolohiyang pagpupulong sa online ay kahit na ang pinaka-bago, operasyon ng hubad na buto, ay maaaring gamitin ito. Ang kailangan lang ay isang koneksyon sa Internet, audio (mula sa mga computer speaker, mikropono, o sa pamamagitan ng telepono), at isang webcam (standalone o isinama sa iyong monitor / laptop). Ang mga mas malalaking pangkat ay maaaring mangailangan din ng isang projection screen o malaking TV monitor.
Kapag pumipili ng isang serbisyong iniisip na 'maliit,' sabi ni Susan Colaric, katulong na bise presidente para sa Instructional Technology sa Saint Leo University sa Saint Leo, Florida. 'Ang pinakamabisang kumperensya sa web ay ang mga gumagamit lamang ng teknolohiyang kinakailangan. KIS-; panatilihing simple-; ay ang pinakamahusay na paraan upang ang mga tao ay tumutok sa iyong mensahe at hindi ang teknolohiya. ' Ang ilang mga online na produkto sa web ay may kasamang Ang Adobe Acrobat Connect , Pumunta sa pulong , Microsoft Office Live na Pagpupulong at WebEx .
Kailangan ding maging maingat ng mga negosyante na hindi lahat ng system ng video conferencing ay gagana nang magkakasama. Iwasan ang kahihiyan ng mga pagkaantala at mga teknikal na glitches sa pamamagitan ng pagsubok sa pagkakakonekta ng lahat ng mga site bago ang pulong. 'Ang pagsubok na gumamit ng isang analog na system ng video sa isang dulo at isang digital na sistema sa kabilang panig ay maaaring maging sanhi ng maraming mga problema, at kahit na ang digital-to-digital na kumperensya ay maaaring maging problema kung ang isang mas matandang programa ng software ay nangangailangan ng isang pag-upgrade bago ito makipag-usap. 'isang mas bagong programa,' sabi ni Bowers.
Mas Malalim na Paghuhukay: Walang Fly Zone: Mga Virtual na Pagpupulong
5 Mga Tip para sa Pagsasagawa ng isang Virtual na Pagpupulong: Manatiling Nakatuon
Rick Maurer, may akda ng Higit pa sa pader ng paglaban at Bakit Hindi Mo Gusto ang Gusto Ko? pinapayuhan ang mga gumagamit na alisin ang mga nakakagambala. Ang bentahe ng mga virtual na pagpupulong ay ang kakayahang hawakan ang mga ito kahit saan-; ang kawalan ng mga virtual na pagpupulong ay ang kakayahang hawakan din ang mga ito kahit saan. Ang mga dumalo sa online na pagpupulong ay maaaring tumawag o mag-log in mula sa lokal na coffeehouse, airport lounges, mga tanggapan sa bahay, atbp. Upang ma-minimize ang background o 'ingay sa kalsada' (hindi mo nais na ang iyong anak, alagang hayop, o nag-ring na telepono ang maging pokus) maaari mong pili na 'i-mute ang lahat ng mga dumalo at magtanong lamang sa pamamagitan ng chat box,' sabi ni Stack.
Pinayuhan din ni Maurer ang laban sa pagsubok na pigain ang maraming bagay sa iisang pagpupulong. 'Panatilihin ang pagtuon sa isa o dalawang mga paksa. Kung kailangan mong masakop ang higit pang mga item, pagkatapos bigyan ang mga tao ng oras upang mag-inat, magpahinga sa banyo, o maglagay na muli ng kanilang kape. Panatilihing maikli ang bawat segment ng pagpupulong - hindi hihigit sa 30 minuto. '
Tandaan: Ang mga may guhit na kamiseta ay hindi maipapadala nang maayos sa camera at hindi rin malaki, makintab na alahas. Parehong maaaring nakagagambala sa paningin. Subukang panatilihin ang iyong mga paggalaw sa katawan sa isang minimum dahil ang labis na paggalaw ay maaaring tunay na masama ang kalidad ng video.
Dig Deeper: Pagpupulong sa Web: Aling Mga Tool ang Magagamit?
5 Mga Tip para sa Pagsasagawa ng isang Virtual na Pagpupulong: Pag-uugali
'Ang susi sa isang matagumpay na pagpupulong sa video o pagpupulong sa komperensya sa telepono ay tandaan na nasa isang pagpupulong ka,' diin ni Colaric. 'Bigyan ang iyong buong pansin sa mga kalahok tulad ng gagawin mo kung nasa parehong silid ka. Huwag makagambala sa pamamagitan ng e-mail, Web surfing, o texting. Subukang huwag kumain o uminom upang maging handa ka kung ang mga katanungan ay ididirekta sa iyo. '
Isang mabuting tuntunin ng hinlalaki? Sinabi ni Colaric, 'Palaging ipalagay kapag naglalakad ka sa silid na ang mga mikropono ay nakatira na sa ibang mga lokasyon! Nakatutulong ito na pigilan ang anumang labis na pag-uusap na bago ang pagpupulong mula sa pag-broadcast nang hindi mo ito nilalayon. '
Itinuro din niya na ang mga pagpupulong sa video-conference ay dapat na talagang lumipat sa isang bahagyang mas mabagal na tulin kaysa sa isang tipikal na pagpupulong dahil sa dalawa hanggang tatlong segundo na pagkaantala para sa karamihan ng mga system upang makipag-usap. Kung pinamunuan mo ang pagpupulong, tiyaking may sapat na mga pag-pause pagkatapos magtanong. Kung ikaw ay isang kalahok, dalhin ang pansin sa iyong sarili bago harapin ang pangkat sa pamamagitan ng pagbibigay ng senyas gamit ang iyong kamay o pagsasabi ng 'tanong' o 'komento' at pagkatapos ay maghintay ng ilang segundo bago magpatuloy. '
Ang mga kalahok ay dapat ding makipag-ugnay sa mata sa pamamagitan ng pagtingin sa camera. Gagawin nitong natural ang pag-uusap sa mga kalahok. Ang sumusunod ay isang mabilis na cheat sheet sa pag-uugali:
Ang 8 Gawain ng Pag-uugali sa Video na Pag-uugali
Maging magalang sa iba pang mga kalahok
Magsalita ng malinaw
Panatilihing minimal ang paggalaw ng katawan
Gumalaw at kilos ng dahan-dahan at natural
Panatilihin ang pakikipag-ugnay sa mata sa pamamagitan ng pagtingin sa camera
Gumamit ng angkop na damit
Gawin ang animasyon ng session
Maging ang iyong sarili at magsaya!
Ang 7 Hindi Dapat gawin sa Pag-uugali sa Video na Pag-uugali
Huwag gumawa ng nakakagambalang tunog
Wag kang sumigaw
Huwag gumawa ng nakakagambalang paggalaw
Huwag makagambala sa iba pang mga nagsasalita
Huwag magpatuloy sa pag-uusap
Huwag magsuot ng 'maingay' na alahas
Huwag takpan ang mikropono
Pinagmulan: Opisina ng Teknolohiya ng Impormasyon sa St. Leo
Tandaan: Kung ang iyong negosyo sa buong mundo, suriin ang mga site tulad ng executiveplanet.com at kissbowshakehands.com para sa mga mapagkukunan sa pag-uugali sa internasyonal na negosyo.
Dig Deeper: Ang Kaso, at ang Plano, para sa Virtual Company
5 Mga Tip para sa Pagsasagawa ng isang Virtual na Pagpupulong: Mga Pakikilahok sa Pakikilahok
Sinabi ni Dennis na may kaugaliang sa mga virtual na pagpupulong upang mailunsad mismo sa gawain, na maaaring makaapekto sa negatibong pagbuo ng relasyon. Inirekomenda niya ang pagbasag ng yelo sa pamamagitan ng pag-ikot sa 'virtual' na silid at hinihiling sa lahat na ipakilala ang kanilang sarili at magbahagi ng isang bagay tungkol sa kanilang katapusan ng linggo, o pag-usapan ang tungkol sa isang bagay na inaasahan nila, upang magdagdag ng isang elemento ng panlipunan sa mga paglilitis. 'Lahat ng maaari mong gayahin mula sa harapan hanggang sa mga nakatagpo ay mabuti.'
Sinabi ni Stack na hikayatin ang mga kalahok na isumite ang kanilang mga katanungan sa paksa bago magsimula ang programa. Inirerekumenda rin niya ang iba pang mga pamamaraan para sa pagpapanatili ng pansin ng madla sa panahon ng webinar, tulad ng pagkuha ng isang botohan o pagtatanong at pagtatanong para sa mga sagot sa pamamagitan ng chat.
Nagmumungkahi si Colaric ng pagtatanong nang madalas kapwa upang makisali sa mga malalayong kalahok at panatilihin ang isang personal na koneksyon. Ngunit, binibigyang diin niya, maging malinaw sa iyong mga katanungan. 'Magtanong sa isang tukoy na tao ng isang tukoy na katanungan. Ang pagtatanong ng mga bukas na tanong sa isang malaking malayuang madla ay kadalasang magreresulta sa 'patay na hangin' at pagkatapos maraming tao ang nakikipag-usap nang sabay-sabay. '
Dig Deeper: Paano Nakikipag-usap ang isang Virtual Company
Tandaan ng Editor: Naghahanap para sa Kumperensya sa Video para sa iyong kumpanya? Kung nais mo ang impormasyon upang matulungan kang pumili ng tama para sa iyo, gamitin ang talatanungan sa ibaba upang magkaroon ang aming kasosyo, ang BuyerZone, na magbigay sa iyo ng impormasyon nang libre:
Pagsisiwalat ng Editoryal: Nagsusulat ang Inc. tungkol sa mga produkto at serbisyo sa ito at iba pang mga artikulo. Ang mga artikulong ito ay independiyenteng editoryal - nangangahulugan iyon ng mga editor at reporter na nagsasaliksik at nagsusulat sa mga produktong ito nang walang anumang impluwensya ng anumang departamento sa marketing o benta. Sa madaling salita, walang sinuman ang nagsasabi sa aming mga reporter o editor kung ano ang isusulat o upang isama ang anumang partikular na positibo o negatibong impormasyon tungkol sa mga produktong ito o serbisyo sa artikulo. Ang nilalaman ng artikulo ay ganap na nasa paghuhusga ng reporter at editor. Mapapansin mo, gayunpaman, na kung minsan ay nagsasama kami ng mga link sa mga produktong ito at serbisyo sa mga artikulo. Kapag nag-click ang mga mambabasa sa mga link na ito, at bumili ng mga produktong ito o serbisyo, maaaring mabayaran ang Inc. Ang modelo ng advertising na batay sa e-commerce - tulad ng bawat iba pang ad sa aming mga pahina ng artikulo - ay walang epekto sa aming saklaw ng editoryal. Hindi idaragdag ng mga tagapagbalita at editor ang mga link na iyon, at hindi rin nila pamahalaan ang mga ito. Ang modelo ng advertising na ito, tulad ng iba na nakikita mo sa Inc, ay sumusuporta sa independiyenteng pamamahayag na matatagpuan sa site na ito.
