Ilang tao ang maaaring sabihin na hindi nila kailanman hinayaan ang kanilang inbox na mawalan ng kontrol. Kahit na ikaw ay higit pa sa isang inbox zero deboto, mayroong isang patas na pagkakataon na makita mo ang iyong sarili na may isang binahaang inbox kapag bumalik ka mula sa bakasyon o kailangan mong pumunta sa isang proyekto sa loob ng ilang araw.
Sa madaling salita, ang pag-iwan ng mga email kung saan napunta ang mga ito ay nagsasayang ng oras. Ikaw sayangin ang 27 minuto bawat araw muling pagbabasa ng mga email na humuhupa sa iyong inbox dahil hindi mo mapigilang basahin ang nakikita ng iyong mga mata.
Lumilikha din ang isang buong inbox ng maraming mga nakakaabala. Ipinapahiwatig ng mga pag-aaral na kinakailangan 23 minuto upang bumalik sa iyong orihinal na gawain nang magambala. Dagdag pa, ang buong mga inbox ay lumilikha ng visual na kalat, na nagpapaubos ng iyong nagbibigay-malay na enerhiya.
Upang i-clear ang iyong inbox, maaari kang maghangad na suriin ang bawat email nang paisa-isa. Gayunpaman, tatagal ng oras kung gumugol ka lamang ng isang minuto sa bawat email. Ang kahalili ay katulad na mapanganib - maaari mong ilipat ang lahat ng mga email sa isang catch-all folder o tanggalin ang lahat at mapanganib na mawala ang isang mahalagang tala.
Gayunpaman, sa pamamagitan ng aking trabaho sa coaching at pagsasanay, nakilala ko ang anim na paghahanap na tumutukoy sa mga email na mas malamang na mangangailangan ng indibidwal na pagproseso. Gamit ang mga paghahanap na ito, maaari mong ilipat ang daan-daang - kung hindi libu-libo - ng mga email mula sa iyong inbox sa loob ng ilang minuto, na iniiwan ang mga malamang na nangangailangan ng indibidwal na pagsusuri.
Bago mo samantalahin ang anim na paghahanap na ito, kailangan mong lumikha ng dalawang mga folder ng email. Una, lumikha ng 'Archive' sa Outlook o 'Lahat ng Mail' sa Gmail, at pagkatapos ay lumikha ng 'Mga Pagbasa,' gaano man aling serbisyo sa email ang iyong ginagamit. Kapag nagawa mo na iyan, narito ang anim na paghahanap na maaari mong gamitin upang makilala ang mga email na malamang na hindi magagarantiyahan ang indibidwal na pagproseso.
1. Ilipat ang lahat ng mga email na mas matanda sa 7 araw sa Archive / All Mail
SA 2018 na pag-aaral ng 1,200 mga mamimili ay natagpuan na 13 porsyento lamang ng mga customer at mas mababa sa 1 porsyento ng mga katrabaho ang inaasahan ang isang tugon sa isang email pagkatapos ng 2 araw. May maliit na pagkakataon na ang nagpadala ng isang linggong email ay umaasa pa rin ng isang tugon. Upang alisin ang higit pang mga email, baguhin ito sa lima o kahit na tatlong araw.
Ihiwalay ang mga email na ito gamit ang mga pagkakasunud-sunod ng paghahanap at pagkatapos ay ilipat ang mga ito sa Archive / All Mail:
- Gmail: sa: inbox na mas luma_than: 7d
- Outlook: natanggap:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Ilipat ang lahat ng mga email kung saan ka naka-on at iyon ay mas matanda sa 3 araw sa Archive / All Mail
Kapag na-cc'ed ka sa mga email, may mas kaunting pagkakataon na kailangan mong tumugon kung hindi mo pa nagagawa. Hanapin ang mga email na ito gamit ang mga sumusunod na pagkakasunud-sunod ng paghahanap at pagkatapos ay ilipat ang mga ito sa Archive / All Mail.
- Gmail: cc: me kuya_than: 3d
- Outlook: cc: iyong email, natanggap:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Ilipat ang mga email na wala ang iyong pangalan sa kanila at mas matanda sa 3 araw sa Archive / All Mail
Ang mga email na hindi kasama ang iyong pangalan ay malamang na hindi nangangailangan ng iyong tugon. Ang ilang mga email (hal., Na nakatuon sa isang koponan o nagsimula sa 'Hi Lahat') ay maaaring mangailangan ng iyong tugon, ngunit sa pamamagitan ng pagkabit sa nawawalang pamantayan ng pangalan sa isang 3-araw na pamantayan, maaari mong bawasan ang panganib na mawala ang isang bagay na mahalaga.
- Gmail: -matt mas luma_than: 3d
- Outlook: HINDI matt natanggap:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Ilipat ang lahat ng mga email ng newsletter at mailing list sa iyong folder ng Mga Pagbasa
Hindi mo kailangang basahin ang isang newsletter. Ilipat ang mga ito sa iyong folder ng Mga Pagbasa at i-set up ang mga panuntunan / filter upang awtomatikong idirekta ang mga ito doon sa hinaharap.
Walang perpektong paraan upang mahanap ang mga email na ito, ngunit maaari mong gamitin ang paghahanap na ito at ang susunod upang makuha ang karamihan sa kanila:
- Gmail: sa: inbox label: ^ unsub
- Outlook: mag-unsubscribe O 'mag-opt out'
5. Ilipat ang natitirang mga email sa listahan ng pag-mail sa Mga Pagbasa sa pamamagitan ng paghahanap para sa mga karaniwang termino sa pag-mail
Matapos magamit ang nakaraang paghahanap, maghanap para sa mga sumusunod na term sa Gmail at Outlook upang makahanap ng anumang mga straggler: 'patakaran sa privacy' o 'Mga Tuntunin at Kundisyon' o 'mga kagustuhan' o 'tingnan sa browser' o 'tingnan bilang isang web page.'
6. Tanggalin ang mga abiso ng mga tugon sa mga paanyaya sa kalendaryo
Habang ang mga email na nagpapaalam sa iyo na ang isang tao ay maaaring dumalo sa isang paparating na pagpupulong ay maaaring maging kapaki-pakinabang sa sandaling ito, hindi na kailangang payagan ang mga email na ito na hadlangan ang iyong inbox kung maaari mong tingnan ang mga tugon ng mga tao nang pinagsama-sama para sa anumang pagpupulong sa paanyaya mismo.
Sige at ihiwalay ang mga email na ito at pagkatapos ay tanggalin ang mga ito:
- Gmail: mula sa: calendar-notification@google.com
- Outlook: 'Pacific Time' (palitan ang iyong time zone). Sa kasamaang palad, walang isang sobrang simpleng paraan upang ihiwalay ang mga email na ito sa Outlook.
Ang mga paghahanap na ito ay maaaring ma-archive ng ilang mga email na nais mong manatili sa iyong inbox, ngunit ang mga benepisyo ay higit na mas malaki kaysa sa peligro. Dagdag pa, mahahanap mo ang mga email na iyon sa iyong mga folder nang madali tulad ng gusto mo sa iyong inbox.
