Ang pag-alam kung paano magsisimula ng isang email - lalo na kapag nagsusulat ka sa isang taong hindi mo masyadong kilala - ay maaaring maging isang tunay na hamon.
Masyado bang kaswal ang 'Hey'? Masyadong pormal ba ang 'Mahal'? Ay 'Umaga!' masyadong cheery?
Kung iniisip mo ang pagbati sa email ay hindi ganon kahalaga at kalokohang isipin ito nang sobra, mali ka. Kung paano mo sinisimulan ang isang email na nagtatakda ng tono at maaaring hugis ang pang-unawa ng tatanggap sa iyo. Maaari ring matukoy kung patuloy siyang nagbabasa. Kaya, oo, ito ay napaka mahalaga
'Maraming tao ang may malakas na damdamin tungkol sa kung ano ang iyong ginagawa sa kanilang mga pangalan at kung paano mo ito tugunan,' Barbara Pachter , isang dalubhasa sa pag-uugali sa negosyo, sinabi sa Business Insider. 'Kung nasaktan mo ang isang tao sa pagbati, ang taong iyon ay maaaring hindi na mabasa pa. Maaari rin itong makaapekto sa opinyon ng taong iyon sa iyo. '
Mayroon kaming Pachter at Will Schwalbe, na kapwa may-akda Ipadala: Bakit Masama ang Email ng Mga Tao at Paano Ito Gawin Mas Mabuti kasama si David Shipley, timbangin ang isang maliit na bilang ng mga karaniwang pagbati sa email.
Siyempre, ang perpektong paraan upang magsimula ng isang email ay nakasalalay sa kung kanino ka nagsusulat, ngunit sa pangkalahatan, kapag nagsusulat ka ng isang email sa negosyo sa isang taong hindi mo masyadong kilala o lahat, sinabi nila na may isang ligtas na pagpipilian --at isang bungkos na karaniwang dapat mong iwasan.
'Kumusta, [pangalan]'
Kung nais mong gawin itong medyo pormal, maaari mong palaging gamitin ang apelyido ng tao: 'Kumusta, Gng. Smith, ...'
'Ang dahilan na gusto ko ang isang ito ay na ito ay perpektong magiliw at hindi nakapipinsala,' sabi ni Schwalbe.
Paborito din ito ni Pachter. Sinabi niya na ito ay isang ligtas at pamilyar na paraan upang matugunan ang isang tao, kung kilala mo ang taong ito o hindi.
Kaya't kung may pag-aalinlangan, sumama sa 'Kumusta.'
'Pagbati'
Ito ay isang magandang backup sa 'Kumusta, [pangalan] ...' kung hindi mo alam ang pangalan ng tatanggap. Ngunit dapat mong palaging gawin ang iyong makakaya upang malaman ang impormasyong iyon.
'Hoy!'
Maayos itong gamitin sa iyong mga kaibigan, ngunit ang napaka-impormal na pagbati ay dapat na manatili sa labas ng lugar ng trabaho. Hindi ito propesyonal - lalo na kung nagsusulat ka sa isang taong hindi mo pa nakikilala, sabi ni Pachter.
Sumang-ayon si Schwalbe: 'Hindi ako makalabas sa aking ulo ang payo ng aking lola na' Hoy ay para sa mga kabayo. '
Iwasan din ang 'Hoy doon.' Sinasabi nito sa tao, 'Hindi ko alam ang iyong pangalan, ngunit kung susubukan kong maging cool at kaswal, baka hindi mo ito mahalata.'
'Mahal na G./Mrs./Ms. [huling pangalan]'
Ang pamilya na 'Mahal' ay nakakalito sapagkat hindi palaging kahila-hilakbot o maling gamitin, ngunit kung minsan ay maaaring magmula bilang medyo masyadong pormal.
'Mahal na [unang pangalan]'
Muli, hindi ito ang pinakamasamang pagbati sa buong mundo, ngunit medyo makaluma ito.
'Mahal kong kaibigan'
'Kung hindi mo alam ang aking pangalan, o hindi mapakali upang gamitin ito, malamang na hindi kami magkaibigan,' sabi ni Schwalbe.
'Mahal na ginoo o ginang'
Paraan masyadong pormal!
Dagdag pa, ang pagbati na ito ay nagsasabi sa tatanggap na wala kang ideya kung kanino mo tinutugunan, sabi ni Pachter. 'Bakit nga dapat maging interesado ang mambabasa sa sasabihin mo?'
Dagdag pa ni Schwalbe: 'Ang isang ito ay sobrang tigas. Palagi itong nararamdaman na hindi magandang balita o isang reklamo ang susundan. '
'Kanino ito maaaring alalahanin'
Maaaring isipin ng tatanggap na, 'OK, wala itong pakialam sa akin ... Hindi ko na kailangan magpatuloy sa pagbabasa.'
Ito rin ay isang malamig at napaka-impersonal na paraan upang magsimula ng isang email message.
'Kamusta'
Hindi masama, ngunit medyo impormal kung nakikipag-usap ka sa isang taong hindi mo masyadong kilala.
'Magandang umaga / hapon / gabi'
Maaaring hindi umaga, hapon, o gabi sa oras na maabot ng iyong email ang tao - o kung ang taong ito ay nasa ibang time zone - kaya mas mabuti na lang na laktawan ang mga ito.
'Ginoo ginang binibini. [huling pangalan]'
Isa pa naninigas at biglang. Ang tatanggap ay maaaring pakiramdam tulad ng isang pasaway ay darating.
'[Pangalan]!'
Una, ito ay medyo impormal at biglang. Pagkatapos kapag pinansin mo ang tandang paningin, nakakainis lang.
'Medyo nakakagulo sa bat - tulad ng isang taong sumisigaw sa akin,' sabi ni Schwalbe. 'Kahit na walang bulalas, medyo biglang. Mas mahusay na mauna ang pangalan sa 'Kumusta' kaysa palabasin lamang ito. '
'Ako!'
Kailangan ba talagang ipaliwanag kung bakit ang isang ito ay isang hindi-hindi?
'[Pangalang maling baybay]'
Baybayin nang tama ang pangalan ng tatanggap.
'Maraming tao ang naiinsulto kung ang kanilang pangalan ay maling binaybay,' sabi ni Pachter. 'Suriin ang tamang pagbaybay sa pirma ng tao. Maaari mo ring suriin ang linya na 'To'. Kadalasan, ang mga una o apelyido ng mga tao ay nasa kanilang mga address. '
'Mga ginoo'
Ito ay sexist, sabi ni Pachter. Kung tinutugunan mo ang isang pangkat ng mga tao, sabihin, 'Kumusta, lahat.'
'Masayang Biyernes!!!'
Hindi mo nais na maging labis na masigasig. Hindi ito propesyonal at nagtatakda ng maling tono. Dagdag pa, maaari itong makuha sa ilalim ng balat ng tatanggap.
'Kumusta [palayaw]'
Huwag isiping tawagan si William na 'Will' o Jennifer 'Jen.' Maliban kung ipinakilala siya ng tao- gamit ang isang palayaw o gumagamit ng isa sa isang lagda sa email, manatili sa buong pangalan.
'Lahat'
Mukhang bigla ang isang ito.
Muli, kung nagsusulat ka sa isang pangkat, gamitin ang 'Kumusta, lahat.'
'Ginoo ginang binibini. [pangalan], ...'
Sinabi ni Pachter na ganito ang pagsasalita ng maliliit na bata sa kanilang mga guro: 'Gng. Susan, maaari mo ba akong tulungan sa problemang ito sa matematika? '
Hindi ito naaangkop sa propesyonal na mundo.
Ito kwento unang nagpakita sa Business Insider .
