Lahat tayo ay naroroon: nag-aaksaya ng mahalagang oras sa isang pagpupulong na mabilis na patungo saanman.
Maraming mga kadahilanan na nangyayari ito, ngunit madalas na napupunta sa isang kakulangan ng paghahanda. Pag-isipan ito: Maaari kang magpadala ng isang agenda nang maaga, maibibigay mo ang lahat ng mga mapagkukunan na kailangan ng iyong koponan para sa isang produktibong pagpupulong, ngunit hindi ito makakagawa ng anumang mabuti maliban kung ang mga tao ay maglaan ng oras upang suriin at isipin ang mga bagay nang maaga.
Ang ideya na ang iyong mga tao ay naghahanda nang mabuti bago ang bawat pagpupulong ay mahusay, ngunit maging totoo tayo: Hindi lang ito mangyayari.
At iyon ang gumagawa ng sumusunod na taktika na tulad ng isang laro-changer.
Isang taktika Mula kay Bezos: Magsimula Sa Katahimikan
Una kong natutunan ang pamamaraang ito mula sa tagapagtatag at CEO ng Amazon na si Jeff Bezos, sa isang malawak na panayam naghatid siya ilang taon na ang nakalilipas.
Gusto kong tawagan ito: tahimik na pagsisimula.
Paano ito gumagana
Sa mga bukas na minuto ng ilang mga pagpupulong, bago magsimula ang anumang talakayan, binasa ni Bezos at ng kanyang koponan ng mga senior executive ang mga naka-print na memo nang buong katahimikan. (Ang mga memo ay kilala na umabot ng hanggang anim na pahina, at ang tahimik na pagsisimula ay maaaring tumagal ng hanggang 30 minuto.) Sa oras na ito, ang moderator at mga dumalo ay nag-iisip ng mabuti. Nagsusulat sila ng mga tala sa mga margin.
Ngunit ang pinakamahalaga, sila isipin mo
'Para sa mga bagong empleyado, ito ay isang kakaibang panimulang karanasan,' sabi ni Bezos. 'Hindi lang sila sanay na tahimik na nakaupo sa isang silid at gumagawa ng hall ng pag-aaral kasama ang isang bungkos ng mga ehekutibo.'
Sinabi ni Bezos na ang ehersisyo sa pamayanan na ito ay may napakagandang layunin: Tinitiyak nito ang walang hati na pansin sa bahagi ng lahat ng dumalo. Bilang karagdagan, makakatulong itong mas mahusay na maihanda ang mga namumuno sa gayong mga talakayan - dahil sa kasanayan at nakatuon na kaisipang kinakailangan upang pagsamahin ang mga memo na ito nang una.
'Ang buong mga pangungusap ay mas mahirap isulat,' paliwanag ng bantog na tagapagtatag. 'Mayroon silang mga pandiwa. Ang mga talata ay may mga pangungusap na paksa. Walang paraan upang sumulat ng isang anim na pahina, na nagkukuwento sa memo na nakabalangkas at walang malinaw na pag-iisip. '
Kung natatakot ka na ang pagsisimula ng isang pagpupulong na may isang matagal na panahon ng katahimikan ay magiging hindi makabunga, masisiguro ko sa iyo na hindi ito. Ginamit ko ang pamamaraang ito sa aking sariling mga pagpupulong, at ito talaga nakakatipid oras sa pangmatagalan. Ang pundasyon para sa mga pagpupulong ay inilatag nang real time, na nagsisimula sa lahat, mabuti, sa parehong pahina. Kung ang paunang memo ay tapos nang tama, nagbibigay ito ng totoong direksyon at nakakatulong na mabawasan ang hindi pagkakaunawaan.
Ngunit higit sa lahat, tahimik na pagsisimula ay nagbibigay sa iyong mga tao kung ano ang pinaka kailangan nila upang gawin ang kanilang pinakamahusay na trabaho:
Oras
Ang nakatuon na pag-iisip at pinalawig na pagsasalamin ay maaaring humantong sa malalim na mga tuklas. Ang problema ay, sa buong mga inbox at naka-iskedyul na kalendaryo, marami ang simpleng hindi kumukuha ng oras para sa mahalagang ehersisyo na ito.
Ngunit ang maliit na pamumuhunan na ito ng ilang minuto ay maaaring makabuo ng malaking dividend - sa anyo ng mas makabuluhang talakayan at inspiradong pakikipagtulungan. Maaari nitong baguhin ang mga pagpupulong mula sa isang masakit at kinakailangang kasamaan patungo sa isang mas bukas, kasiya-siya, produktibong palitan - ang lugar kung saan ipinanganak o pinong ang mga magagaling na ideya.
Nais mo bang ialok iyon sa iyong koponan o samahan?
Pagkatapos ay maaari mong isaalang-alang ang pagbibigay ng tahimik na pagsisimula sa ilan sa iyong mga paparating na pagpupulong.
