'Napakaraming mga pagpupulong' at 'Napakaraming oras na nasayang sa mga hindi produktibong pagpupulong.' Kapag nakikipagpunyagi ang isang kumpanya sa mababang pakikipag-ugnayan ng empleyado, hindi mo malalaman ang isa sa mga reklamo na malapit sa tuktok ng listahan.
Ang mga ito ay parang mga reklamo tungkol sa mga pagpupulong, ngunit talaga, ito ang mga pahayag tungkol sa pakiramdam na hindi respeto.
Kapag sinabi ng isang tao na sila ay nasa napakaraming pagpupulong, sinasabi nila na ang mga taong tumatawag sa mga pagpupulong na ito ay hindi binibigyang pansin ang lahat ng iba pang mahahalagang gawain sa kanilang plato. Ang empleyado ay pumupunta sa maraming pagpupulong kaysa sa pinapayagan ng kanilang trabaho, pinipilit silang magnakaw ng oras mula sa mga pahinga, bakasyon, at pamilya upang magawa nila ang trabahong dapat nilang kumpletuhin upang makuha ang kanilang suweldo.
Kapag ang isang tao ay nagreklamo tungkol sa pag-aaksaya ng oras sa mga * hindi produktibong * pagpupulong, sinasabi nila na ang lider ng pagpupulong ay hindi igalang ang koponan upang magplano ng isang produktibong pagpupulong. Ang isang nagmamadali na pinuno ay maaaring mag-angkin na wala lamang silang oras upang magkasama ang isang plano para sa pagpupulong, na ginagawang mas masahol dahil ngayon ay napakalinaw na ang oras ng pinuno ay mahalaga ngunit katanggap-tanggap na sayangin ang iba pa.
Ang mga organisasyong may mahusay na pagganap ay nagpapatakbo ng tamang mga pagpupulong kasama ang mga tamang tao sa tamang oras. Iginagalang nila ang oras na namumuhunan ang mga empleyado sa mga pagpupulong at tinitiyak na magagamit ito sa produktibong paggamit.
Ang pagsisimula at pagtatapos sa oras ay mahalaga, tulad ng pagbabahagi ng oras sa loob ng pagpupulong nang patas. Marahil na mas mahalaga, ang mga mapag-isipang pinuno ay nagtatrabaho upang mag-iskedyul ng mga pagpupulong na binabawasan ang pagkagambala sa iba pang trabaho at maiwasan ang abala ang mga hindi kinakailangang dumalo.
Narito ang limang paraan upang mabuo ang paggalang sa kung paano mo maiiskedyul ang mga pagpupulong.
1. Mag-iskedyul ng mga pagpupulong sa natural na oras ng paglipat upang mabawasan ang oras ng paglipat ng gawain.
Ang mabisang pag-iskedyul ay nagpapabuti ng pagtuon sa panahon ng mga pagpupulong, binabawasan ang mga gastos sa paglipat ng gawain, at pinapataas ang produktibong oras ng pagtuon para sa iba pang trabaho. Ang paglipat ng gawain ay ang oras na kinakailangan upang ibaling ang iyong pansin mula sa isang gawain patungo sa isa pa at muling pagtuunan ng pansin. Ang penalty ng oras ng paglipat ng gawain ay maaaring maubos kahit saan mula sa labis na 10 hanggang 50 minuto mula sa araw.
Ang mga pagpupulong ay gaganapin ang unang bagay sa umaga, bago ang isang tanghali, at sa pagtatapos ng araw ay umayon sa mga oras kung kailan ang trabaho ay natural na nagagambala. Lumilikha ito ng isa, sa halip na dalawa, mga pagkagambala sa paglipat ng gawain para sa bawat pagpupulong.
2. Mag-iskedyul ng mga pagpupulong na may sapat na oras upang maghanda.
Upang mapanatili ang oras sa pulong na produktibo at nakatuon, ang lahat ay kailangang maghanda. Kakailanganin nila ng oras upang suriin ang agenda, basahin ang anumang mga ulat, at isaalang-alang ang mga katanungang itatanong nila.
Ang mga pagpupulong na naka-iskedyul ng hindi bababa sa dalawang araw nang maaga ay nagbibigay sa mga tao ng oras upang maghanda.
3. Mag-iwan ng oras sa pagitan ng mga pagpupulong para sa mga pagbabago.
Ang mga produktibong pagpupulong ay nagsisimula sa oras, na naging imposible kapag ang mga tao ay walang oras na kinakailangan upang umalis sa isang pagpupulong at makarating sa susunod.
Sa mga araw na may maraming mga pagpupulong, ang pag-iiskedyul ng mga pagpupulong upang magtapos ng hindi bababa sa 10 minuto bago ang pagsisimula ng susunod na pagpupulong ay tinitiyak na ang mga tao ay may oras upang mabait na paglipat. Ito ay sapat na oras upang gumawa ng isang mabilis na paglalakbay sa banyo at ibalik ang ilang mga kagyat na mensahe, na gumagawa ng isang malaking pagkakaiba sa kakayahan ng bawat isa na mag-focus.
4. Harangan ang buo o kalahating araw bilang oras na 'Walang Mga Pagpupulong'.
Ang mga indibidwal na may mahusay na pagganap ay regular na humahadlang sa oras para sa gawaing nais nilang gawin. Kilala bilang pagharang sa oras, maaari mong i-multiply ang benefit na ito sa buong pangkat na may itinalagang oras ng pokus na walang pagpupulong.
Ipinaaalam nito sa lahat na maaasahan nila ang pagkakaroon ng maraming magkakasunod na oras upang magawa ang indibidwal na gawain bawat linggo, na ginagawang mas madali ang plano, pagbawas ng pagkabalisa, at pagdaragdag ng pagiging produktibo. Lalo na ito ang susi para sa mga manggagawa sa kaalaman na nangangailangan ng malalaking bloke ng hindi nagagambalang oras upang gawin ang kanilang pinakamahusay na trabaho at 'makarating sa daloy.'
Halimbawa, ang aming koponan ay umaalis sa parehong Martes at Biyernes na malaya sa mga pagpupulong.
5. Gawing opsyonal ang mga pagpupulong.
Panghuli, ang pinakasimpleng paraan upang igalang ang oras ng bawat isa ay igalang ang kanilang paghuhusga tungkol sa kung paano pinakamahusay na magagamit ang oras na iyon. Kung sa palagay ng iyong koponan ay mayroong maraming mga pagpupulong, ipaalam sa kanila na maaari silang sumali sa anumang pagpupulong na sa palagay nila ay hindi kinakailangan sa kanilang trabaho.
At, kung sa palagay nila ay hindi kapaki-pakinabang ang isang pagpupulong, yakapin ang 'batas ng dalawang paa.' Ginagawa nitong maging okay ang tahimik na umalis sa isang pagpupulong kapag napagtanto mong hindi magandang paggamit ng iyong oras.
Kung nagpupumilit ang iyong samahan na panatilihing wala sa kalendaryo ang mga hindi nakakapaggawang pagpupulong, ang pagpapatupad lamang ng ilan sa mga tip na ito dahil ang mga patakaran ay magpapadala ng isang malakas na mensahe ng paggalang. Kapag nagtatrabaho ka upang mag-iskedyul ng mga pagpupulong na iginagalang ang oras ng bawat isa, makikinabang ka sa pagkakaroon ng mas maraming pansin at tapat na mga empleyado na maglalagay sa oras na iyon upang gumana para sa iyo.
