Kumukuha ka ba ng mga personal na katulong na magtipid oras mo o sino ang nagkakahalaga ng oras mo?
Kamakailan lamang, inimbitahan ko ang tatlumpu't limang ng aking nangungunang mga kliyente sa coach sa negosyo sa isang pribadong pag-urong sa Jackson Hole, Wyoming, kung saan ako nakatira. Pinag-uusapan namin ang iba't ibang aspeto ng pamumuno - ang mga paraan na ang mga may-ari ng negosyo ay maaaring lumikha ng mga madiskarteng kalamangan at mga resulta ng tagumpay para sa kanilang sarili at kanilang mga kumpanya - nang tanungin ako ng isang tao tungkol sa pamamahala ng oras .
Ang katanungang iyon ay nag-udyok sa isang buhay na pag-uusap tungkol sa pinakamahusay na mga paraan na natagpuan ng bawat isa sa amin upang magamit ang ating oras. At naging malinaw na ang labis na matagumpay na mga negosyante na mayroon kami sa silid na iyon ay nawawalan ng mahalagang oras dahil ang kanilang mga katulong ay walang sapat na kakayahan o sapat na binigyan ng kapangyarihan upang gawin ang kinakailangang gawain sa kanila. Kaya't nagsimula akong pag-usapan ang kahalagahan ng pagkuha ng mga katulong na pinakaangkop sa iyong mga pangangailangan - at kung ano ang maaari mong gawin upang matulungan silang tulungan ka.
Sa dalawampu't limang taon sa iba't ibang mga kumpanya at sa iba't ibang mga lungsod, mayroon akong mga katulong na nagtrabaho mula sa aking tanggapan, mga katulong na nagtrabaho nang malayuan-ngunit-lokal, at mga katulong na nagtrabaho nang literal isang libong milya ang layo sa akin. Sa proseso, natuklasan ko na talagang may apat na antas ng mga katulong. At ang pagkuha ng tamang uri ng katulong ay kritikal para sa paggamit ng iyong oras.
Antas 1: Ang Gofer
Ang mga katulong sa unang baitang na ito ay nangangailangan ng direktang mga tagubilin at malapit na pagsubaybay. Maaari nilang ilipat ang mga bagay mula sa punto A hanggang sa punto B. Maaari silang magpadala ng mga email sa iyong ngalan - nang sinabi nang eksakto kung ano ang isusulat. Maaari silang kumuha ng mga transcription at i-scan ang mga dokumento at i-file ang mga dokumentong iyon sa mga folder alinsunod sa iyong mga tagubilin. Sa mga gofer, binibigyan mo sila ng mga direksyon sa bawat hakbang
Kaya nakakatipid ka ang ilan oras - pagkatapos ng lahat, ang iyong gofer ay ang isa na talagang ginagawa ang gawain - ngunit, talaga, kailangan mong gawin ang lahat ng kanilang pag-iisip para sa kanila. Na naglalagay ng isang matitigas na limitasyon sa dami ng oras na maaari mong magamit talaga sa pamamagitan ng pagtatrabaho sa isang gofer.
Malinaw na hindi ito ang uri ng personal na katulong na dapat mong kunin.
Antas 2: Ang Katulong sa Pamahalaang
Ang isang administratibong katulong o 'admin' ay isang tao na maaaring hawakan nang maayos ang maraming mga gawain, hangga't mayroong isang malinaw na proseso na inilatag para sa kanila at ang mga gawaing iyon ay nasa loob ng mga hangganan ng inaasahan nila o kung ano ang ginagamit nila sa paghawak .
Ang magandang balita ay ang mga admin ay higit na mas nagsasarili kaysa sa gofers. Makakatulong talaga ang mga admin upang makamit ang iyong oras hangga't sinusunod nila ang mga kilalang proseso at pamamaraan upang makilala ang mga resulta. Ang galing nila sa kongkreto, tinukoy na mga gawain.
Ngunit nagkakaroon sila ng problema kapag naging hindi sigurado ang mga bagay - kapag hiniling sa kanila na hawakan ang mga gawain kung saan hindi garantisado ang tagumpay. Natakot sila tungkol sa paggulo. Natakot sila tungkol sa pagkakamali. Dahil alam nila na mananagot sila para sa kanilang mga pagkakamali. Baka magkagulo sila. Iyon ay nag-aatubili silang gumamit ng kanilang sariling paghuhusga.
Kaya't ang mga admin ay maaaring makatulong sa pagkilos nang mas malaki sa iyong oras kaysa sa gofers na magagawa, ngunit ilalayo nila ang mga gawain kung saan ang tulong ay maaaring maging pinakamahalaga.
Antas 3: Ang Executive Assistant
Ang mga katulong na ehekutibo ay hindi napapagod ng hindi katiyakan. Maaari silang kumuha ng isang hindi malinaw na takdang-aralin at talagang malaman, sa loob ng ilang mga hangganan, kung paano ito gagana. Maaari nilang hawakan ang mga gawain na nag-sketch sa halip na maging ininhinyero.
Ang mga inhinyeriyang asignatura - ang mga uri ng takdang-aralin na kung saan ang mga katulong na pang-administratibo ay mas komportable - talagang naproseso. Ang mga kinakailangang hakbang ay inilatag nang malinaw nang maaga.
Sa kaibahan, kapag binigyan mo ang isang executive assistant ng isang naka-sketch na out na takdang-aralin, karaniwang sasabihin mo ang isang bagay tulad ng, ' Narito kung ano ang sinusubukan kong magawa. Narito ang isang pares ng variable sa paglalaro. Narito ang ilang mga bagay na maaaring nais mong isaalang-alang . Ikaw malaman ang natitira . '
Ang executive assistant ay lubos na nagsasarili; kailangan lang nila ng tulong sa pag-unawa sa konteksto ng iyong mga kahilingan. Kailangan nila ng isang tiyak na batayang halaga ng impormasyon upang matulungan silang gumawa ng magagandang desisyon sa ngalan mo. Kailangan ka nila upang maipaabot ang iyong mga inaasahan at kagustuhan.
Halimbawa, pagdating sa paglalakbay, nais mong ipaalam sa kanila sa ilalim ng aling mga kundisyon na nais mong mag-upgrade sa isang mas mataas na klase ng serbisyo ng eroplano, kung anong uri ng mga hotel ang gusto mo at kung anong mga uri ng kapitbahayan ang gusto mong manatili.
Ang kontekstong iyon ay maaari ding lumalim. Para sa aking bahagi, nais kong magkaroon ng aking executive assistant sa loob ng aking inbox. Bahagyang nakakatulong iyon sapagkat binabawasan nito ang bilang ng mga email na kailangan kong hawakan: kung makakakuha ako ng isang daang mga email sa isang araw, sasabihin kong humahawak, muling namamahagi, o tinatanggal ang aking katulong na executive tungkol sa limampu hanggang pitumpu sa kanila.
Ngunit nakakatulong din ang pagkakaroon ko doon dahil nakikita niya ang konteksto ng aking negosyo. Dahil alam niya kung ano ang pinagtatrabahuhan ko at kanino, makakagawa siya ng mas mahusay na mga desisyon tungkol sa kung sino ang dapat makipagtagpo sa akin. Halimbawa, kung nakikita niya na nagpapalitan ako ng maraming mga email kay Joe tungkol sa isang partikular na proyekto at pagkatapos ay humiling si Joe ng pagpupulong at sinabi na kailangan itong mangyari bago ang isang tiyak na deadline, matutukoy niya na ang proyekto ay talagang mahalaga sa ako at na ang pagpupulong marahil ay masyadong. Kaya gagawa siya ng pagkukusa upang mai-set up ang pagpupulong na iyon para sa akin at ihulog lamang sa akin ang isang tala sa epekto na, ' Sinabi ni Joe na talagang kailangan niyang makipagkita sa iyo nang maaga sa deadline na ito, kaya't inangkop ko siya sa loob ng kalahating oras, mula 2:45 hanggang 3:15 . '
Ang mga katulong na executive ay makakatulong sa iyo na magamit ang iyong oras, hangga't bibigyan mo sila ng mahusay na konteksto.
Antas 4: Ang Chief of Staff o Ang Executive Officer
Sa wakas mayroon kaming pinuno ng kawani - o, sa militar, ang ehekutibong opisyal. Ang katulong na ito ay tulad ng isang personal na COO para sa iyong mga aktibidad sa negosyo. Naiintindihan nila ang iyong mga layunin. Alam nila kung sino ang lahat ng mga pangunahing manlalaro. At may kakayahang makakuha ng mga resulta sa kanilang sarili habang kumukuha ng marami - o kahit na karamihan - ng pagkarga ng administratibo sa iyong mga balikat.
Ang isang pinuno ng tauhan ay magkakaroon ng pagkukusa at talagang susundan at mag-check in sa iyong direktang mga ulat sa iyong ngalan. Habang ang isang administratibo o ehekutibong katulong ay maaaring kumuha ng mga tala sa isang pagpupulong, makikita ng iyong pinuno ng kawani ang mga item na kailangang subaybayan at gawin ang pagsubaybay na iyon mismo. Ang iyong pinuno ng tauhan ay aako sa kanilang sarili na bilugan pabalik kasama si Cindy pagkatapos ng pagpupulong upang matiyak na mayroon siyang malinis na hand-off sa apat na item at pagkatapos ay suriin muli pagkalipas ng dalawang araw upang makita kung paano siya ginagawa sa kanila.
Sa kasamaang palad, ang karamihan sa mga tao ay kumukuha ng mga gofer at katulong na pang-administratibo - mga taong makakatulong lamang sa malinaw na paglatag ng mga gawain. Ngunit bilang mga may-ari ng negosyo, karamihan sa atin ay hindi masyadong nakatuon sa proseso; nakatira kami sa isang mundo na mas masigla. At sa gayon kailangan talaga namin, sa isang minimum, isang executive assistant na maaaring hawakan ang higit pang mga hindi siguradong sitwasyon.
At habang ang mga pinuno ng kawani ay mahusay, karaniwang makikita mo lamang sila sa mid-cap at mas malalaking kumpanya. Kung mayroon kang isang mas maliit na kumpanya, marahil ay magkakaroon ka ng isang uri ng tauhan ng tauhan ng tauhan sa iyong koponan, ngunit hindi sila itatalaga ng eksklusibo sa iyo. Maaari nilang patakbuhin ang iyong mga pagpapatakbo sa halip, o, kung ang iyong negosyo ay medyo malaki na, maaaring sila ang iyong COO.
At iyon ang isang mahalagang bagay na dapat tandaan din na ang mga pamagat na ito ay di-makatwirang. Maraming tao na pinamagatang 'Executive Assistant' ay talagang gofer lamang. At maraming mga tao na tinanggap bilang gofers ay talagang gumanap sa antas ng executive assistant. (Ang huli ay partikular na karaniwan sa mundo ng libangan.)
Kaya, habang iniisip mo ang pagkuha ng iyong susunod na katulong, isaalang-alang kung aling uri ng katulong ang kailangan mo. At, anuman ang magpasya ka, siguraduhing maghanap para sa mga katangiang iyon sa panahon ng mga panayam.
Panghuli, isang bonus na pro-tip: umarkila ng isang tao na may kaunting higit na kakayahan kaysa sa inaakala mong kakailanganin mo. Kung sabagay, gusto mong lumago ang kumpanya mo di ba?
Kung nasisiyahan ka sa mga ideyang ibinahagi ko, hinihikayat kita na mag-download ng isang libreng kopya ng aking pinakabagong libro, Bumuo ng isang Negosyo, Hindi isang Trabaho . Pindutin dito para sa buong detalye at makuha ang iyong komplimentaryong kopya.
