Sa panahon ng Internet , maaari mong makita ang iyong sarili na nag-click sa 'reply,' pagta-type ng isang mabilis na tugon, at pagpindot sa 'send' nang hindi binibigyan ng mas maraming pag-iisip tungkol sa kung ano lamang ang naisulat. Ngunit sumasang-ayon ang mga eksperto na ang iyong pag-uugali sa e-mail ay may potensyal na masabotahe ang iyong reputasyon kapwa personal at propesyonal. Nakipag-ugnay ang Inc.com sa ilan sa mga pinaka-bihasang eksperto sa e-mail sa industriya at pinagtutuunan nila kung paano maperpekto ang iyong pag-uugali sa e-mail.
1. Talakayin lamang ang mga pampublikong bagay. Narinig nating lahat ang mga kwento tungkol sa isang 'pribadong' e-mail na natapos na maipasa sa buong kumpanya, at sa ilang mga kaso, sa buong Internet. Isa sa pinakamahalagang bagay na dapat isaalang-alang pagdating sa pag-uugali sa e-mail ay kung ang bagay na iyong tinatalakay ay isang pampubliko, o isang bagay na dapat pag-usapan sa likod ng mga nakasarang pinto. Tanungin ang iyong sarili kung ang paksang tinatalakay ay isang bagay na isusulat mo sa headhead ng kumpanya o i-post sa bulletin board upang makita ng lahat bago i-click ang 'ipadala.' - Judith Kallos ,
may-akda ng Ginawang Madali ang Etika ng E-Mail, E-Mail: Ang Manwal, at E-Mail: Isang Gabay na Sumulat Nito Nang Mahusay
2. Maikling ipakilala ang iyong sarili. Huwag ipagpalagay na alam ng taong tumatanggap ng iyong e-mail kung sino ka, o naaalala na nakikilala ka. Kung hindi ka sigurado kung kinikilala ng tatanggap ang iyong e-mail address o pangalan, magsama ng isang simpleng paalala kung sino ka na may kaugnayan sa taong iyong inaabot; isang pormal at malawak na talambuhay ng iyong sarili ay hindi kinakailangan. - Peggy Duncan , eksperto sa personal na pagiging produktibo at may-akda ng Lupigin ang Overload ng Email na may Mas Mahusay na Gawi, Etika, at Outlook 2007
Tandaan ng Editor: Naghahanap ng Mga Serbisyo sa Marketing sa Email para sa iyong kumpanya? Kung nais mo ang impormasyon upang matulungan kang pumili ng tama para sa iyo, gamitin ang talatanungan sa ibaba upang magkaroon ang aming kasosyo, ang BuyerZone, na magbigay sa iyo ng impormasyon nang libre:
3. Huwag 'magalit sa e-mail.' Ang pag-e-mail na may masamang balita, pagpapaputok ng isang kliyente o vendor, pagpapahayag ng galit, pagsaway sa isang tao, paghamak sa ibang mga tao sa mga e-mail (lalo na kung nagsasabi ka ng isang bagay na mas mababa sa mabait tungkol sa iyong boss) ay lahat ng pangunahing hindi-wala. Dahil ang e-mail ay maaaring parang impormal, maraming mga tao ang nahulog sa bitag na ito. Palaging tandaan na ang sulat sa e-mail ay tumatagal magpakailanman. - Lindsey Pollak , dalubhasa sa karera at lugar ng trabaho, consultant ng etiquette ng e-mail, at may-akda ng Pagkuha Mula sa Kolehiyo hanggang sa Karera
4. Gumamit ng matipid na mga puntos ng tandang. Ang maximum na bilang ng mga puntos ng tandang sa isang e-mail sa negosyo? Isa Kung hindi man, ipagsapalaran mo ang pagtingin sa bata at hindi propesyonal. - Pollak
5. Mag-ingat sa kumpidensyal na impormasyon. Pigilan ang pagtalakay ng kumpidensyal na impormasyon sa mga e-mail tulad ng impormasyon sa buwis ng isang tao o mga detalye ng isang napaka-sensitibong kasunduan sa negosyo. Kung sakaling makuha ng e-mail ang mga kamay ng maling tao, maaari kang harapin ang mga seryosong - kahit na ligal - na mga epekto. - Peter Post , direktor ng Burlington, nakabase sa Vermont na Emily Post Institute, na nag-aalok ng payo sa pag-uugali at mga sagot sa mga katanungan sa kaugalian tulad ng pag-uugali sa kasal, mga isyu sa pagiging magulang at pag-uugali sa mesa.
6. Tumugon sa isang napapanahong paraan. Maliban kung nagtatrabaho ka sa ilang uri ng kapasidad sa emerhensiya, hindi kinakailangan na maging madali kaagad pagdating ng isang e-mail. Nakasalalay sa likas na katangian ng e-mail at nagpapadala, ang pagtugon sa loob ng 24 hanggang 48 na oras ay katanggap-tanggap. - Duncan
7. pigilan ang pagpapadala ng mga one-liner. 'Salamat,' at 'Oh, OK' huwag isulong ang pag-uusap sa anumang paraan. Huwag mag-atubiling ilagay ang 'Walang Tugon na Kinakailangan' sa tuktok ng e-mail kapag hindi mo inaasahan ang isang tugon. - Duncan
8. Iwasang gumamit ng mga shortcut sa totoong mga salita, emoticon, jargon, o slang. Ang mga salitang mula sa lumago, ang mga negosyanteng gumagamit ng mga shortcut tulad ng '4 u' (sa halip na 'para sa iyo'), 'Gr8' (para sa mahusay) sa e-mail na nauugnay sa negosyo ay hindi katanggap-tanggap. Kung hindi mo ilalagay ang isang nakangiting mukha o emoticon sa mga liham sa iyong negosyo, hindi mo ito dapat ilagay sa isang mensahe sa e-mail. Anumang sa nabanggit ay may potensyal na gumawa ka ng mas mababa sa propesyonal. - Duncan
9. Panatilihing malinis ito. Wala nang nakakainis sa mga tatanggap kaysa sa kapag ang mga tao ay tumugon at iniiwan ang mga mensahe na magulo, halimbawa, isang kadena sa e-mail na may kasamang labis na mga caret (>>>), o mga pahina at pahina ng mga email address na hindi protektado gamit ang Bcc. Maaari mong mapupuksa ang mga caret sa pamamagitan ng pagpili ng teksto, Ctrl + F upang magamit ang Hanapin at Palitan na utos upang makahanap ng isang caret at palitan ang lahat ng mga ito ng wala. Maaari mong mapupuksa ang lahat ng mga e-mail address sa pamamagitan lamang ng pagtanggal. Linisin ito, pagkatapos ipadala ito. - Duncan
10. Maging malinaw sa iyong linya ng paksa. Sa mga inbox na na-block ng daan-daang mga e-mail sa isang araw, mahalaga na umabot sa punto ang iyong linya ng paksa. Dapat itong maging makatuwirang simple at naglalarawan sa kung ano ang iyong isinulat. Asahan na ang anumang e-mail na may isang nakatutuwa, hindi malinaw, o hindi nakakubli na paksa ay ma-trash. Gayundin, patunayan ang iyong linya ng paksa nang maingat tulad ng pagpapatunay mo sa natitirang e-mail. - Post
11. Huwag mapagkamalang Spam. Iwasan ang mga linya ng paksa na nasa lahat ng takip, lahat ng mas mababang kaso, at ang mga nagsasama ng mga URL at tandang padamdam - na may posibilidad na magmukhang Spam sa tatanggap. - Judith Kallos ,
may-akda ng Ginawang Madali ang Etika ng E-Mail, E-Mail: Ang Manwal, at E-Mail: Isang Gabay na Sumulat Nito Nang Mahusay
12. Ang iyong linya ng paksa ay dapat tumugma sa mensahe. Huwag kailanman buksan ang isang lumang e-mail, pindutin ang Tumugon, at magpadala ng isang mensahe na walang kinalaman sa nakaraang mensahe. Huwag mag-atubiling baguhin ang paksa sa lalong madaling pagbabago ng thread o nilalaman ng chain ng e-mail. - Peggy Duncan , eksperto sa personal na pagiging produktibo at may-akda ng Lupigin ang Overload ng Email na may Mas Mahusay na Gawi, Etika, at Outlook 2007
13. Magbigay ng isang babala kapag nagpapadala ng malalaking mga kalakip. Ang pagpapadala ng hindi nag-anunsyo ng malalaking mga kalakip ay maaaring hadlangan ang inbox ng tatanggap at maging sanhi ng pag-bounce ng iba pang mahahalagang e-mail. Kung nagpapadala ka ng isang bagay na higit sa 500KB, dapat tanungin ng mga nagpadala, 'Maaalala mo ba kung nagpadala ako sa iyo ng isang kalakip? Kailan ang pinakamahusay na oras para sa iyo? ' - Kallos
14. Hindi hihigit sa dalawang mga kalakip, at magbigay ng isang lohikal na pangalan. Maliban kung partikular na hiniling ito, pigilan ang pagpapadala ng isang mensahe na may higit sa dalawang mga kalakip. Gayundin, bigyan ang mga nakakabit na (mga) file ng isang lohikal na pangalan upang malaman ng tatanggap ng isang sulyap ang paksa at ang nagpadala. - Duncan
15. Magpadala o kopyahin lamang ang iba sa batayang kailangang malaman lamang. Bago ka mag-click sa Sagot Lahat o maglagay ng mga pangalan sa mga linya ng Cc o Bcc, tanungin ang iyong sarili kung kailangan ng lahat ng tatanggap ang impormasyon sa iyong mensahe. Kung hindi nila ginagawa, bakit ito ipadala? Maglaan ng oras upang maipadala ang iyong mga mensahe sa tamang mga tao. - Duncan
16. Mag-ingat sa 'reply all.' Huwag pindutin ang 'reply all' maliban kung ang bawat miyembro sa chain ng e-mail ay kailangang malaman. Nais mong tiyakin na hindi mo ipinapadala ang lahat sa isang listahan ng iyong sagot-; kung kailangan nilang malaman o hindi. - Duncan
17. Kunin ang telepono. Kapag ang isang paksa ay may maraming mga parameter na kailangang ipaliwanag o makipag-ayos at bubuo ng masyadong maraming mga katanungan at pagkalito, huwag hawakan ito sa pamamagitan ng e-mail. Gayundin, ang e-mail ay hindi dapat gamitin para sa huling minutong pagkansela ng mga pagpupulong, tanghalian, panayam, at hindi kailanman para sa mapanirang balita. Kung mayroon kang isang empleyado o isang kaibigan na kailangan mong maghatid ng masamang balita, mas mabuti ang isang tawag sa telepono. Kung balita ito kailangan mong ihatid sa isang malaking pangkat, mas praktikal ang e-mail. - Duncan
18. Suriin ang kahalagahan ng iyong e-mail. Huwag masyadong gamitin ang pagpipiliang mataas ang priyoridad. Kung sobrang gagamitin mo ang tampok na ito, ilang tao ang magseryoso dito. Ang isang mas mahusay na solusyon ay ang paggamit ng mga naglalarawang linya ng paksa na nagpapaliwanag nang eksakto tungkol sa isang mensahe. - Duncan
19. Panatilihin ang privacy. Kung nagpapadala ka ng isang mensahe sa isang pangkat ng mga tao at kailangan mong protektahan ang privacy ng iyong listahan, dapat mong palaging gamitin ang 'Bcc.' Bilang karagdagan, iwasang magbigay ng mga e-mail address sa isang third party (tulad ng isang Evite, newsletter, atbp). Siguraduhin na ang mga address na kusang-loob mong ibigay sa mga third party ay manatili sa kanila, lalo na kung ang serbisyong kanilang inaalok ay libre. - Duncan
20. Panatilihin itong maikli at umabot sa punto. Ang mahabang e-mail ay isang bagay ng nakaraan. Sumulat nang maikli, na may maraming puting puwang, upang hindi madaig ang tatanggap. Siguraduhin na kung titingnan mo kung ano ang iyong ipinapadala hindi ito mukhang isang pasanin na basahin - huwag mag-atubiling gumamit ng mga puntos ng bala. Ang taong nagbabasa ng iyong e-mail ay hindi dapat maghukay sa maraming mga talata upang malaman kung ano ang hinihiling mo. Dapat mong sabihin ang layunin ng e-mail sa loob ng unang dalawang pangungusap. Maging malinaw, at maging sa harap. - Lindsey Pollak , dalubhasa sa karera at lugar ng trabaho, consultant ng etiquette ng e-mail, at may-akda ng Pagkuha Mula sa Kolehiyo hanggang sa Karera
21. Alamin ang iyong tagapakinig. Ang iyong pagbati sa e-mail at pag-sign-off ay dapat na naaayon sa antas ng respeto at pormalidad ng taong nakikipag-usap ka. Gayundin, sumulat para sa taong magbabasa nito - kung may posibilidad silang maging magalang at pormal, sumulat sa wikang iyon. Ang parehong napupunta para sa isang tatanggap na may kaugaliang maging mas impormal at lundo. - Lindsey Pollak , dalubhasa sa karera at lugar ng trabaho, consultant ng etiquette ng e-mail, at may-akda ng Pagkuha Mula sa Kolehiyo hanggang sa Karera
22. Palaging magsama ng pirma. Hindi mo gugustuhin na may isang tao na maghanap kung paano makipag-ugnay sa iyo. Kung ikaw ay savvy sa social media, isama ang lahat ng iyong impormasyon sa social media sa iyong lagda din. Ang iyong lagda sa e-mail ay isang mahusay na paraan upang ipaalam sa mga tao ang tungkol sa iyo, lalo na kapag ang iyong e-mail address ay hindi kasama ang iyong buong pangalan o kumpanya. - Pollak
23. Gumamit lamang ng isang auto-responder kung kinakailangan. Isang awtomatikong tugon na nagsasabing, 'Salamat sa iyong mensahe sa e-mail. Tutugon ako sa iyo sa lalong madaling panahon na 'wala akong silbi. Gayunpaman, isang bagay na mahusay ang mga mensahe na ito ay ang mga alerto na spammer na ang iyong e-mail ay totoo at maaari ka nilang idagdag sa kanilang listahan ng spam. - Peggy Duncan , eksperto sa personal na pagiging produktibo at may-akda ng Lupigin ang Overload ng Email na may Mas Mahusay na Gawi, Etika, at Outlook 2007
24. Sanayin ang iyong tauhan. Dapat tiyakin ng mga may-ari ng negosyo na ang kanilang tauhan ay sinanay sa mga komunikasyon sa e-mail - huwag ipagpalagay na alam nila kung ano ang ginagawa nila, at kung ano ang itinuturing na propesyonal. Mag-set up ng mga pamantayan sa e-mail na dapat sundin ng bawat isa sa kumpanya. - Pollak
25. Ang iyong e-mail ay isang salamin mo. Ang bawat e-mail na ipinadala mo ay nagdaragdag, o nakakaalis sa iyong reputasyon. Kung ang iyong e-mail ay nakakalat, hindi organisado, at napunan ng mga pagkakamali, ang tatanggap ay hilig na isipin ka bilang isang nakakalat, walang ingat, at hindi organisadong negosyante. Mahalaga ang mga opinyon ng ibang tao at sa propesyonal na mundo, ang kanilang pang-unawa sa iyo ay magiging kritikal sa iyong tagumpay. - Peter Post , direktor ng Burlington, nakabase sa Vermont na Emily Post Institute, na nag-aalok ng payo sa pag-uugali at mga sagot sa mga katanungan sa kaugalian tulad ng pag-uugali sa kasal, mga isyu sa pagiging magulang at pag-uugali sa mesa.
Tandaan ng Editor: Naghahanap ng Mga Serbisyo sa Marketing sa Email para sa iyong kumpanya? Kung nais mo ang impormasyon upang matulungan kang pumili ng tama para sa iyo, gamitin ang talatanungan sa ibaba upang magkaroon ang aming kasosyo, ang BuyerZone, na magbigay sa iyo ng impormasyon nang libre:
Pagsisiwalat ng Editoryal: Nagsusulat ang Inc. tungkol sa mga produkto at serbisyo sa ito at iba pang mga artikulo. Ang mga artikulong ito ay independiyenteng editoryal - nangangahulugan iyon ng mga editor at reporter na nagsasaliksik at nagsusulat sa mga produktong ito nang walang anumang impluwensya ng anumang departamento sa marketing o benta. Sa madaling salita, walang sinuman ang nagsasabi sa aming mga reporter o editor kung ano ang isusulat o upang isama ang anumang partikular na positibo o negatibong impormasyon tungkol sa mga produktong ito o serbisyo sa artikulo. Ang nilalaman ng artikulo ay ganap na nasa paghuhusga ng reporter at editor. Mapapansin mo, gayunpaman, na kung minsan ay nagsasama kami ng mga link sa mga produktong ito at serbisyo sa mga artikulo. Kapag nag-click ang mga mambabasa sa mga link na ito, at bumili ng mga produktong ito o serbisyo, maaaring mabayaran ang Inc. Ang modelo ng advertising na batay sa e-commerce - tulad ng bawat iba pang ad sa aming mga pahina ng artikulo - ay walang epekto sa aming saklaw ng editoryal. Hindi idaragdag ng mga tagapagbalita at editor ang mga link na iyon, at hindi rin nila pamahalaan ang mga ito. Ang modelo ng advertising na ito, tulad ng iba na nakikita mo sa Inc, ay sumusuporta sa independiyenteng pamamahayag na matatagpuan sa site na ito.
